Brout, esperta in corsi di leadership, ha registrato una forte crescita negli ultimi anni. Da una sede suggestiva sul fiume Vecht, l’azienda ospita ogni giorno corsi di formazione per decine di partecipanti. L’accoglienza è al centro dell’esperienza, dal banana bread appena sfornato ai pranzi organizzati alla perfezione.
Ma con la crescita è arrivata la complessità. L’approccio tradizionale basato su Excel e pianificazione manuale è diventato rapidamente insostenibile.
La sfida: crescere senza perdere il controllo
“Abbiamo iniziato in piccolo”, racconta Rens Mollee, Head of Hospitality di Brout. “Ma quando abbiamo raggiunto i 50-60 ospiti al giorno, hanno iniziato a sorgere problemi. Cambiamenti dell’ultimo minuto, comunicazione confusa e sprechi di cibo dovuti a stime imprecise: era diventato ingestibile.”
Anche la pianificazione del personale era una sfida. Il personale temporaneo veniva talvolta programmato nei giorni più tranquilli, mentre nei momenti di picco si verificavano carenze. Questo portava a costi del lavoro più alti e a un’esperienza degli ospiti ridotta.
Il passaggio a un software hospitality intelligente
Alla ricerca di una soluzione robusta e facile da usare, Brout ha valutato diversi strumenti, comprese opzioni internazionali. Alla fine ha scelto Gfacility, uno strumento olandese di hospitality e pianificazione che si adatta perfettamente al modo di lavorare dinamico di Brout.
Risultati del software hospitality presso Brout
Da quando ha implementato Gfacility, Brout ha visto miglioramenti immediati:
- ±10 ore risparmiate a settimana: corsi di formazione e servizi correlati ora si pianificano facilmente tramite Outlook; le liste parallele in Excel sono un ricordo del passato.
- Riduzione degli sprechi di cibo: la registrazione automatica del numero di ospiti garantisce previsioni di catering accurate.
- Migliore gestione del personale: l’occupazione in tempo reale consente di programmare il personale in base alla domanda reale.
- Single source of truth: project manager e team hospitality lavorano da un unico sistema integrato.
- Integrazione completa con Outlook: riunioni e corsi vengono sincronizzati automaticamente.
“Gfacility ha davvero fatto la differenza”, afferma Rens. “Ciò che prima richiedeva mezz’ora ora mi prende un minuto. Tutto è chiaro ed efficiente. Possiamo concentrarci pienamente su ciò che conta: offrire un’esperienza eccezionale agli ospiti.”
Pronti per un’ulteriore crescita
La scalabilità di Gfacility offre a Brout la flessibilità di espandersi in futuro verso sedi più grandi o più giornate di formazione. Anche la collaborazione con il team di Gfacility è stata positiva:
“Il supporto è rapido, personale e orientato alle soluzioni. Questo ispira fiducia.”
La digitalizzazione come fondamento nel settore hospitality
Implementando Gfacility, Brout ha digitalizzato e professionalizzato completamente i suoi processi di hospitality. Il risultato: maggiore efficienza, meno sprechi e una solida base per una crescita sostenibile negli anni a venire.