PwC Paesi Bassi risparmia tempo, previene i no-show e riduce gli sprechi di catering con una gestione delle riunioni integrata tramite Gfacility. In questo customer case, insieme a Maurice Verwer, director facility management & business support di PwC, ripercorriamo come il passaggio a un’unica piattaforma facile da usare, collegata a Outlook e Google Calendar, abbia portato a una maggiore soddisfazione dei dipendenti e a una forza strategica per il facility management.
La sfida: frammentazione, sprechi e molto lavoro manuale
In PwC Paesi Bassi, prima di Gfacility, organizzare le riunioni era frammentato. I dipendenti prenotavano le riunioni nel proprio calendario ma dovevano poi gestire il catering, registrare i visitatori e richiedere le attrezzature AV tramite strumenti separati o email. Gli assistenti di direzione passavano costantemente da un sistema all’altro.
“Con i sistemi che avevamo all’epoca, non era organizzato in modo efficiente.”
Questo approccio portava a errori e sprechi. Se qualcuno annullava una riunione, accadeva spesso che dimenticasse di disdire la sala e il catering. Risultato: sale riunioni vuote e pranzi inutilizzati.
Maurice Verwer ricorda bene: “Il facility management all’epoca era concentrato soprattutto sulla quotidianità. Reclami, guasti, frenesia operativa. Molto era reattivo.” Esternalizzando in gran parte i compiti operativi e tattici, il suo core team poté concentrarsi sul controllo e sulla creazione di valore strategico.
L’ambizione: dalla frustrazione al focus su un facility management strategico
Sotto la guida di Maurice, l’FM è stato trasformato in un team di controllo con una visione del futuro. Ha sottolineato il ruolo strategico dell’FM in temi come sostenibilità, employee experience e la lotta per i talenti.
“Collegando direttamente le nostre attività ai pilastri strategici di PwC, come diversità e sostenibilità, puoi confrontarti con il board a un livello diverso.”
Ma senza una base digitale moderna, l’ambizione restava vulnerabile.
La ricerca: un FMIS a prova di futuro
Quello che PwC cercava non era solo un nuovo Facility Management Information System. Doveva inserirsi in un ambiente di lavoro moderno e digitale in cui semplicità, affidabilità e integrazione sono centrali. In cima alla lista dei requisiti c’erano:
- Un collegamento con il calendario (all’epoca PwC lavorava con Google Calendar, ora con Microsoft Outlook).
- Un’unica piattaforma centrale per tutti i servizi legati alle riunioni.
- Piena adattabilità ai processi di business di PwC.
- Una significativa riduzione di inefficienze, errori e no-show.
L’ispirazione è arrivata sorprendentemente vicino: i colleghi di PwC Belgio avevano implementato Gfacility con successo.
“Abbiamo visto con i colleghi belgi che Gfacility funziona davvero. Ciò che Gfacility ha risolto lì era un grande problema: i no-show. Perché il sistema è collegato direttamente al calendario. Penso che abbiamo capito subito: deve essere questo.”
La soluzione: un’unica piattaforma integrata con focus sulla facilità d’uso
In stretta collaborazione, Gfacility è stato configurato secondo i desideri e i metodi di lavoro di PwC Paesi Bassi. Principio importante: l’utente finale deve poter gestire quasi tutto dal proprio ambiente calendario familiare. Gfacility lo rende possibile con un plugin intuitivo nel calendario.
Un dipendente che pianifica una riunione può prenotare immediatamente una sala, aggiungere il catering, registrare i visitatori e selezionare le attrezzature AV, tutto in un’unica azione. Se la riunione viene annullata o riprogrammata nel calendario, tutti i servizi prenotati vengono automaticamente annullati o adeguati. Niente più email separate o telefonate dimenticate.
Gfacility è stato configurato, tra l’altro, con:
Integrazione in tempo reale con Google Calendar e Microsoft Outlook
A seconda della piattaforma utilizzata, Gfacility si sincronizza in tempo reale con il calendario del dipendente. Prenotazioni, modifiche o annullamenti aggiornano automaticamente sala, catering, visitatori e prenotazioni AV.
Piattaforma centrale per le prenotazioni
Gli utenti non devono più navigare tra strumenti o reparti diversi per le questioni legate alle riunioni. Tutto avviene in un unico ambiente. Maurice: “Chi prenota ora può organizzare tutto in una volta. Niente più email separate per i visitatori o il caffè.”
Catering e registrazione visitatori integrati
Al momento della prenotazione di una riunione, è possibile selezionare direttamente servizi aggiuntivi. Il reparto catering riceve gli ordini automaticamente e viene immediatamente informato delle modifiche. Anche i visitatori vengono pre-registrati tramite lo stesso sistema.
Supporto per le attrezzature AV
Gli organizzatori possono indicare facilmente quali apparecchiature audiovisive sono necessarie. Il reparto facility lo vede subito e può preparare le attrezzature corrette. Questo evita sorprese il giorno stesso e aumenta l’affidabilità delle riunioni.
Regole intelligenti per catering e utilizzo delle sale
Con Gfacility, PwC può definire facilmente chi può richiedere o utilizzare cosa, dal catering alle sale riunioni. Le regole possono essere applicate per sede e gruppo di utenti, ad esempio chi può occupare quale sala o quando serve un’approvazione per un ordine. Pensa al controllo automatico del budget, alle approvazioni digitali e ad accordi chiari per snellire il processo.
Una giornata lavorativa: con e senza Gfacility
In precedenza, un assistente di direzione doveva pianificare una riunione, inviare una richiesta separata per il pranzo, chiamare la reception per i visitatori e organizzare l’AV via email. Quando si verificavano modifiche, tutto doveva essere aggiornato di nuovo manualmente, e spesso non accadeva.
Ora basta un’unica azione in Outlook. Tutto viene gestito e aggiornato automaticamente. Gli annullamenti liberano automaticamente le sale, disdicono il catering e informano la reception.
Il risparmio di tempo, la riduzione degli errori e la tranquillità che ne derivano sono significativi.
I risultati: meno sprechi, più controllo
Sebbene l’implementazione di Gfacility abbia coinciso con la pandemia di COVID-19, che ha temporaneamente ridotto l’uso degli uffici, i vantaggi sono chiaramente visibili:
Meno no-show, migliore utilizzo delle sale
Grazie al collegamento automatico con il calendario, le sale riunioni non vengono bloccate inutilmente. Gli spazi liberati diventano immediatamente disponibili per altri team.
Meno sprechi di catering
Il catering riceve aggiornamenti automatici sulle modifiche. Solo le riunioni confermate ricevono il catering. Questo evita gli sprechi e supporta gli obiettivi di sostenibilità di PwC.
Maggiore soddisfazione tra pianificatori e dipendenti
Segretari e assistenti di direzione sono soddisfatti della facilità d’uso. Niente più complicazioni con sistemi diversi, niente errori, tutto organizzato in una sola volta.
“Chi prenota può organizzare tutto da un unico ambiente. Non devi fissare un appuntamento in una piattaforma e poi passare a un’altra per i visitatori o il catering. E il fatto di avere un collegamento tra il calendario personale di qualcuno e il calendario della sala è qualcosa che adoro davvero di Gfacility.”
Forza strategica per l’FM
Grazie ad automazione e integrazione, il team facility dedica molto meno tempo a correzioni e gestione degli incidenti. Il focus è ora su controllo, analisi e miglioramento dell’ambiente di lavoro.
La flessibilità come chiave del successo
Maurice ha vissuto la collaborazione con Gfacility come molto piacevole.
“La flessibilità di Gfacility è un grande vantaggio. Potevamo sempre chiedere ‘è possibile anche questa idea’, e loro ci pensavano insieme a noi e la configuravano. Questo ci ha dato fiducia e ha fatto sì che il sistema si adattasse alla pratica quotidiana di PwC.”
Conclusione: la tecnologia come acceleratore strategico e sostenibile
La collaborazione tra PwC e Gfacility ha portato a un miglioramento sostenibile nel processo facility. Quella che è iniziata come una ricerca congiunta di meno sprechi e più controllo si è tradotta in una piattaforma che non solo supporta a livello operativo ma aggiunge anche valore strategico. Grazie alla combinazione di tecnologia intelligente, facilità d’uso e stretta collaborazione, PwC lavora con Gfacility verso un workplace a prova di futuro.