“Ciò che per me fa davvero la differenza è la linea diretta tra gli utenti e il team di Gfacility.”
Roelant Schalkers, responsabile applicativo, Comune di ’s-Hertogenbosch
Come il Comune di ’s-Hertogenbosch abbia riunito quattro helpdesk su un’unica piattaforma lo ha già raccontato il CIO Mathieu Rutte nel nostro precedente customer case. Questa è la storia di chi quella piattaforma la configura e la gestisce ogni giorno: Roelant Schalkers, responsabile applicativo. Roelant lavora con Gfacility dal 2023 e ha raccontato la propria esperienza in una recensione pubblica su Capterra. Le citazioni di questo articolo provengono da quella recensione, tranne quella sulle automation, che Roelant ci ha fornito a parte. Tutte le citazioni sono tradotte dal neerlandese.
In sintesi
| Cliente | Comune di ’s-Hertogenbosch |
| Settore | Settore pubblico, Paesi Bassi |
| A parlare | Roelant Schalkers, responsabile applicativo |
| Con Gfacility | Dal 2023 |
| Ambiti | IT Service Management, Facility Management |
| Utenti serviti | 3.000+ |
Il ruolo: tra l’organizzazione e il sistema
Il responsabile applicativo traduce il modo di lavorare di un’organizzazione nella configurazione del sistema. Raccoglie le esigenze degli utenti, decide quali processi e moduli realizzare ed è il punto di contatto con il fornitore. È proprio in quel ruolo che si capisce in fretta se un fornitore ascolta o si limita a vendere.
“I passi compiuti rispondono bene alle esigenze che ho riscontrato come responsabile applicativo. Le funzionalità che prima mi mancavano sono state aggiunte nel frattempo, e la piattaforma è diventata sempre più potente e completa.”
L’inizio: tanta libertà, poca struttura fissa
Roelant non nasconde ciò che creava attrito. Gfacility è nata come piattaforma molto flessibile, e la flessibilità ha un rovescio della medaglia per chi deve gettare le fondamenta.
“Le prime versioni di Gfacility puntavano molto sulla flessibilità. Questo offriva molte possibilità, ma a volte rendeva più difficile per gli amministratori definire una struttura chiara come base per i processi aziendali standard. Lo sviluppo continuo della piattaforma ha portato un cambiamento positivo in questo senso, con più funzionalità e più possibilità di impostare i processi in modo strutturato.”
È esattamente l’equilibrio con cui ogni responsabile applicativo fa i conti: abbastanza libertà per seguire i propri processi, abbastanza struttura per mantenerli gestibili.
Un feedback che torna nella release
Ciò che Roelant apprezza di più è quello che succede al feedback. Le richieste non finiscono dimenticate in un portale delle idee: tornano nel prodotto.
“La collaborazione tra commerciale, specialisti di prodotto e sviluppo è solida. I suggerimenti degli utenti vengono presi sul serio e spesso compaiono già nella release successiva.”
E su ciò che distingue la collaborazione:
“Ciò che per me fa davvero la differenza è la linea diretta tra gli utenti e il team di Gfacility. I miglioramenti proposti vengono presi sul serio e abbinati a una visione chiara del futuro. Ne nasce una collaborazione in cui si percepisce che il feedback contribuisce davvero all’ulteriore sviluppo del prodotto.”
Cosa porta
Per Roelant, alla fine, conta avere lo spazio per lasciare che il comune lavori come lavora, senza che la gestione sfugga di mano.
“L’ultima release di Gfacility mi rende, come responsabile applicativo, davvero entusiasta. Le possibilità sono molteplici, e le nuove funzionalità e i nuovi moduli danno alle organizzazioni molta libertà di configurare la piattaforma in modo adatto ai propri processi e al proprio modo di lavorare.”
Alla domanda su quale nuova funzionalità apprezzi di più, Roelant risponde: le automation.
“Il nuovo modulo Automation mi dà molto più controllo su processi che prima si potevano configurare solo tramite il supporto di Gfacility. Dalla creazione automatica di ticket con l’e-mail come fonte fino ad ampie funzionalità ‘if this, then that’ su tutti i campi di tutti i moduli. Le possibilità sono enormi.”
Una regola di automazione resta in ascolto di una modifica a un record, come un nuovo ticket, un’e-mail in arrivo o un cambio di stato, e poi esegue da sola una o più azioni. Per un responsabile applicativo significa questo: stabilisci una volta come deve andare un processo, lo fissi in una regola e da quel momento avviene ogni volta allo stesso modo.
“In breve, Gfacility è un prodotto orientato al futuro, che continua a evolversi e aiuta le organizzazioni a mantenere il controllo sui propri processi, sui servizi e sulla collaborazione lungo tutta la filiera.”
Configurare in autonomia, senza sviluppi su misura
Che Roelant possa configurare la piattaforma in autonomia è una scelta precisa di Gfacility. Moduli, workflow, stati, autorizzazioni, il catalogo dei servizi e le automation li imposta il responsabile applicativo stesso nell’ambiente di amministrazione, senza codice e senza bisogno di un nostro consulente. Gli sviluppi su misura ti rendono dipendente dal fornitore e rendono più costosa ogni modifica successiva. Per questo, ciò che il prodotto standard non può fare lo diciamo in anticipo, invece di proporlo come sviluppo su misura.
Cosa puoi portarti a casa
Se stai scegliendo una piattaforma per i servizi IT o di facility, non guardare solo a quello che sa fare oggi. Chiedi anche come il feedback degli amministratori arriva nel prodotto, con quale frequenza escono le release e chi ti risponde quando manca qualcosa.
Vedilo con i tuoi occhi
Gfacility unifica la gestione dei servizi IT, facility e workplace su un’unica piattaforma AI-native, la stessa che Roelant configura ogni giorno per il Comune di ’s-Hertogenbosch. Scopri di più su Gfacility per la pubblica amministrazione, oppure contattaci e ti mostreremo come i tuoi processi si adattano alla piattaforma.
Domande frequenti
Che fine fa il feedback dei responsabili applicativi?+
Secondo Roelant, i suggerimenti degli utenti vengono presi sul serio e spesso compaiono già nella release successiva. Per Roelant la differenza più grande è la linea diretta tra gli utenti e il team di Gfacility, dal commerciale agli specialisti di prodotto fino allo sviluppo.
Gfacility non è troppo flessibile per impostare processi standard?+
Roelant ne parla con franchezza. Le prime versioni puntavano molto sulla flessibilità, e a volte questo rendeva più difficile per gli amministratori definire una struttura di base chiara. Lo sviluppo continuo ha portato più funzionalità e più possibilità di impostare i processi in modo strutturato.
Quale nuova funzionalità apprezza di più Roelant?+
Le automation. Secondo Roelant, il modulo offre molto più controllo su processi che prima si potevano configurare solo tramite il supporto di Gfacility: dalla creazione automatica di ticket a partire dalle e-mail fino a regole 'if this, then that' su tutti i campi di tutti i moduli.