“Lo que de verdad marca la diferencia para mí es la línea directa entre los usuarios y el equipo de Gfacility.”
Roelant Schalkers, responsable funcional de aplicaciones, municipio de ’s-Hertogenbosch
Cómo el municipio de ’s-Hertogenbosch reunió cuatro helpdesks en una sola plataforma ya lo contó su CIO, Mathieu Rutte, en nuestro caso de cliente anterior. Esta es la historia de quien configura y gestiona esa plataforma cada día: Roelant Schalkers, responsable funcional de aplicaciones. Roelant trabaja con Gfacility desde 2023 y recogió su experiencia en una reseña pública en Capterra. Las citas de este artículo proceden de esa reseña, salvo la de las automatizaciones, que Roelant nos dio aparte. Todas las citas están traducidas del neerlandés.
De un vistazo
| Cliente | Gemeente ’s-Hertogenbosch |
| Sector | Sector público, Países Bajos |
| Testimonio | Roelant Schalkers, responsable funcional de aplicaciones |
| Trabaja con Gfacility | Desde 2023 |
| Ámbitos | IT Service Management, Facility Management |
| Usuarios atendidos | 3.000+ |
El puesto: entre la organización y el sistema
Un responsable funcional traduce la forma de trabajar de una organización en la configuración del sistema. Recoge lo que necesitan los usuarios, decide qué procesos y formularios se crean y es el interlocutor con el proveedor. Precisamente desde ese puesto se nota enseguida si un proveedor escucha o solo vende.
“Los pasos que se han dado encajan bien con las necesidades que he detectado como responsable funcional. Funcionalidades que antes echaba en falta se han ido incorporando, y eso hace que la plataforma sea cada vez más potente y completa.”
Los inicios: mucha libertad, poca estructura fija
Roelant habla con franqueza de dónde surgían las fricciones. Gfacility nació como una plataforma muy flexible, y la flexibilidad tiene su contrapartida para quien tiene que sentar las bases.
“Las primeras versiones de Gfacility apostaban mucho por la flexibilidad. Eso ofrecía muchas posibilidades, pero a veces dificultaba a los administradores establecer una estructura clara como base de los procesos de negocio estándar. La evolución de la plataforma ha supuesto un cambio positivo en este sentido, con más funcionalidades y más opciones para configurar los procesos de forma estructurada.”
Esa es justo la tensión con la que trabaja cualquier responsable funcional: libertad suficiente para seguir los procesos propios y estructura suficiente para que sigan siendo manejables.
Un feedback que vuelve en la siguiente versión
Lo que Roelant más valora es lo que ocurre con el feedback. Las peticiones no se pierden en un portal de ideas, sino que vuelven al producto.
“La colaboración entre ventas, los especialistas de producto y desarrollo es sólida. Las sugerencias de los usuarios se toman en serio y a menudo aparecen ya en la siguiente versión.”
Y sobre lo que distingue esa colaboración:
“Lo que de verdad marca la diferencia para mí es la línea directa entre los usuarios y el equipo de Gfacility. Las mejoras que se proponen se toman en serio y se combinan con una visión de futuro clara. El resultado es una colaboración en la que se nota que el feedback contribuye de verdad a la evolución del producto.”
Lo que aporta
Para Roelant, al final se trata de tener margen para que el municipio trabaje a su manera sin que la gestión se descontrole.
“La última versión de Gfacility me entusiasma mucho como responsable funcional. Las posibilidades son muy variadas, y las nuevas funcionalidades y módulos dan a las organizaciones mucha libertad para configurar la plataforma de la forma que mejor encaje con sus propios procesos y su manera de trabajar.”
A la pregunta de qué novedad valora más, Roelant lo tiene claro: las automatizaciones.
“El nuevo módulo de Automation me da mucho más control sobre procesos que antes solo podían configurarse a través del soporte de Gfacility. Desde la creación automática de tickets con el correo electrónico como origen hasta amplias funcionalidades ‘if this, then that’ en todos los campos de todos los módulos. Las posibilidades son enormes.”
Una regla de automatización detecta un cambio en un registro, como un ticket nuevo, un correo entrante o un cambio de estado, y a continuación ejecuta por sí sola una o varias acciones. Para un responsable funcional, eso significa que acuerdas una vez cómo funciona un proceso, lo plasmas en una regla y, a partir de ahí, se hace siempre de la misma manera.
“En resumen, Gfacility es un producto con futuro que no deja de evolucionar y que ayuda a las organizaciones a mantener el control sobre sus procesos, sus servicios y la colaboración a lo largo de toda la cadena.”
Configurarlo uno mismo, sin desarrollos a medida
Que Roelant pueda configurar la plataforma sin nosotros es una decisión deliberada de Gfacility. Un responsable funcional configura formularios, flujos de trabajo, estados, permisos, el catálogo de servicios y las automatizaciones desde el entorno de administración, sin código y sin necesitar a uno de nuestros consultores. Los desarrollos a medida te hacen depender del proveedor y encarecen cada cambio posterior. Por eso, lo que el producto estándar no puede hacer lo decimos desde el principio, en lugar de presupuestarlo como desarrollo a medida.
Lo que puedes sacar de aquí
Si estás eligiendo una plataforma para servicios de IT o de facility, no mires solo lo que hace hoy. Pregunta también cómo llega al producto el feedback de los administradores, con qué frecuencia salen nuevas versiones y con quién hablas cuando echas algo en falta.
Compruébalo por ti mismo
Gfacility unifica la gestión de servicios de IT, Facility y Workplace en una sola plataforma nativa en IA, la misma que Roelant configura cada día para el municipio de ’s-Hertogenbosch. Descubre más sobre Gfacility para la administración pública o ponte en contacto con nosotros y te enseñaremos cómo encajan tus procesos.
Preguntas frecuentes
¿Qué pasa con el feedback de los responsables funcionales?+
Según Roelant, las sugerencias de los usuarios se toman en serio y a menudo aparecen ya en la siguiente versión. Roelant señala como mayor diferencia la línea directa entre los usuarios y el equipo de Gfacility, desde ventas y especialistas de producto hasta desarrollo.
¿No es Gfacility demasiado flexible para implantar procesos estándar?+
Roelant habla de ello con franqueza. Las primeras versiones apostaban mucho por la flexibilidad, lo que a veces dificultaba a los administradores establecer una estructura base clara. La evolución del producto ha traído más funcionalidades y más opciones para configurar los procesos de forma estructurada.
¿Qué nueva funcionalidad valora más Roelant?+
Las automatizaciones. Según Roelant, el módulo da mucho más control sobre procesos que antes solo podían configurarse a través del soporte de Gfacility, desde la creación automática de tickets a partir del correo electrónico hasta reglas 'if this, then that' en todos los campos de todos los módulos.