Brout, experto en formación en liderazgo, ha experimentado un fuerte crecimiento en los últimos años. Desde una ubicación inspiradora a orillas del río Vecht, la empresa acoge a diario sesiones de formación para decenas de participantes. La hospitalidad es el centro de la experiencia, desde el pan de plátano recién hecho hasta almuerzos perfectamente organizados.
Pero con el crecimiento llegó la complejidad. El enfoque tradicional basado en Excel y la planificación manual pronto se volvió insostenible.
Reto: crecer sin perder el control
“Empezamos siendo pequeños”, cuenta Rens Mollee, responsable de hospitalidad en Brout. “Pero cuando llegamos a 50 o 60 invitados al día, empezamos a tener problemas. Cambios de última hora, comunicación confusa y desperdicio de comida por estimaciones imprecisas, se volvió inviable.”
La planificación del personal también suponía un reto. A veces se programaba personal eventual en días tranquilos, mientras que en los momentos punta había escasez. Esto provocaba mayores costes laborales y una peor experiencia del cliente.
El paso a un software de hostelería inteligente
En busca de una solución robusta y fácil de usar, Brout evaluó distintas herramientas, incluidas opciones internacionales. Al final eligieron Gfacility, una herramienta neerlandesa de hostelería y planificación que encaja a la perfección con la forma dinámica de trabajar de Brout.
Resultados del software de hostelería en Brout
Desde que implantó Gfacility, Brout ha visto mejoras inmediatas:
- ±10 horas ahorradas a la semana: las sesiones de formación y los servicios relacionados se planifican ahora fácilmente a través de Outlook; las listas paralelas en Excel son cosa del pasado.
- Menos desperdicio de comida: el registro automático del número de invitados garantiza previsiones de catering precisas.
- Mejor dotación de personal: la ocupación en tiempo real permite programar al personal según la demanda real.
- Única fuente de verdad: los jefes de proyecto y el equipo de hospitalidad trabajan desde un sistema integrado.
- Integración total con Outlook: las reuniones y formaciones se sincronizan automáticamente.
“Gfacility ha marcado realmente la diferencia”, afirma Rens. “Lo que antes me llevaba media hora ahora me lleva un minuto. Todo es claro y eficiente. Podemos centrarnos por completo en lo que importa: ofrecer una experiencia excepcional al invitado.”
Listos para seguir creciendo
La escalabilidad de Gfacility da a Brout la flexibilidad para crecer en el futuro hacia espacios más grandes o más días de formación. La colaboración con el equipo de Gfacility también ha sido positiva:
“El soporte es rápido, cercano y orientado a soluciones. Eso da confianza.”
La digitalización como base en el sector de la hostelería
Con la implantación de Gfacility, Brout ha digitalizado y profesionalizado por completo sus procesos de hospitalidad. El resultado: mayor eficiencia, menos desperdicio y una base sólida para un crecimiento sostenible en los próximos años.