Brout, expert en formations au leadership, a connu une forte croissance ces dernières années. Depuis un lieu inspirant au bord de la Vecht, l’entreprise accueille chaque jour des sessions de formation pour des dizaines de participants. L’hospitalité est au coeur de l’expérience, du banana bread fraîchement cuit aux déjeuners parfaitement organisés.
Mais avec la croissance est venue la complexité. L’approche traditionnelle reposant sur Excel et la planification manuelle est rapidement devenue intenable.
Défi : grandir sans perdre la vue d’ensemble
“Nous avons commencé petit”, explique Rens Mollee, Head of Hospitality chez Brout. “Mais lorsque nous avons atteint 50 à 60 convives par jour, nous avons commencé à rencontrer des problèmes. Les changements de dernière minute, une communication confuse et le gaspillage alimentaire dû à des estimations imprécises, c’est devenu ingérable.”
La planification du personnel était aussi un défi. Le personnel intérimaire était parfois programmé les jours calmes, tandis que les périodes de pointe manquaient de bras. Cela entraînait des coûts de main-d’oeuvre plus élevés et une expérience moindre pour les convives.
Le passage à un logiciel hospitality intelligent
À la recherche d’une solution robuste et conviviale, Brout a évalué divers outils, y compris des options internationales. Au final, l’entreprise a choisi Gfacility, un outil néerlandais d’hospitality et de planification qui s’adapte parfaitement à la façon de travailler dynamique de Brout.
Résultats du logiciel hospitality chez Brout
Depuis la mise en place de Gfacility, Brout constate des améliorations immédiates :
- ±10 heures gagnées par semaine : les sessions de formation et les services associés se planifient désormais facilement via Outlook ; les listes parallèles sous Excel appartiennent au passé.
- Gaspillage alimentaire réduit : l’enregistrement automatique du nombre de convives garantit des prévisions de catering précises.
- Meilleur staffing : l’occupation en temps réel permet de planifier le personnel en fonction de la demande réelle.
- Source unique de vérité : les chefs de projet et l’équipe hospitality travaillent à partir d’un seul système intégré.
- Intégration complète à Outlook : les réunions et les sessions de formation sont automatiquement synchronisées.
“Gfacility a vraiment fait la différence”, déclare Rens. “Ce qui me prenait une demi-heure me prend désormais une minute. Tout est clair et efficace. Nous pouvons nous concentrer pleinement sur l’essentiel : offrir une expérience d’accueil exceptionnelle.”
Prêt pour la croissance à venir
L’évolutivité de Gfacility donne à Brout la flexibilité de s’étendre à l’avenir vers des lieux plus grands ou davantage de journées de formation. La collaboration avec l’équipe Gfacility a également été positive :
“Le support est rapide, personnel et orienté solutions. Cela inspire confiance.”
La digitalisation comme fondation dans le secteur de l’hospitality
En mettant en place Gfacility, Brout a entièrement digitalisé et professionnalisé ses processus d’hospitality. Le résultat : une efficacité accrue, moins de gaspillage et une base solide pour une croissance durable dans les années à venir.