PwC Pays-Bas gagne du temps, prévient les no-shows et réduit le gaspillage de catering grâce à une gestion des réunions intégrée via Gfacility. Dans ce cas client, avec Maurice Verwer, directeur facility management & business support chez PwC, nous revenons sur la manière dont le passage à une plateforme unique et conviviale, reliée à Outlook et Google Agenda, a conduit à une plus grande satisfaction des collaborateurs et à une force stratégique pour le facility management.
Le défi : fragmentation, gaspillage et beaucoup de travail manuel
Chez PwC Pays-Bas, l’organisation des réunions avant Gfacility était fragmentée. Les collaborateurs réservaient leurs réunions dans leur agenda, mais devaient ensuite organiser le catering, enregistrer les visiteurs et demander le matériel audiovisuel via des outils ou des e-mails distincts. Les assistantes de direction passaient sans cesse d’un système à l’autre.
“Avec les systèmes que nous avions à l’époque, ce n’était pas organisé efficacement.”
Cette approche entraînait des erreurs et du gaspillage. Si quelqu’un annulait une réunion, il arrivait souvent qu’il oublie d’annuler la salle et le catering. Résultat : des salles de réunion vides et des déjeuners inutilisés.
Maurice Verwer s’en souvient clairement : “Le facility management était à l’époque surtout centré sur le quotidien. Plaintes, dysfonctionnements, agitation opérationnelle. Beaucoup de choses étaient réactives.” En externalisant largement les tâches opérationnelles et tactiques, son équipe coeur a pu se concentrer sur le pilotage et la création de valeur stratégique.
L’ambition : de la frustration au focus sur un facility management stratégique
Sous la direction de Maurice, le FM a été transformé en une équipe de pilotage dotée d’une vision d’avenir. Il a mis en avant le rôle stratégique du FM sur des thèmes comme la durabilité, l’expérience collaborateur et la guerre des talents.
“En reliant directement nos activités aux axes stratégiques de PwC, comme la diversité et la durabilité, on peut engager des conversations avec le conseil d’administration à un autre niveau.”
Mais sans fondation numérique moderne, l’ambition restait fragile.
La recherche : un FMIS pérenne
Ce que PwC recherchait n’était pas seulement un nouveau Facility Management Information System. Il devait s’inscrire dans un environnement de travail moderne et numérique où la simplicité, la fiabilité et l’intégration sont centrales. En haut de la liste des exigences figuraient :
- Une connexion avec l’agenda (à l’époque, PwC travaillait avec Google Agenda, désormais avec Microsoft Outlook).
- Une plateforme centrale pour tous les services liés aux réunions.
- Une adaptabilité totale aux processus métier de PwC
- Une réduction significative des inefficacités, des erreurs et des no-shows.
L’inspiration est venue de très près : des collègues de PwC Belgique avaient implémenté Gfacility avec succès.
“Nous avons vu chez nos collègues belges que Gfacility fonctionne vraiment. Ce que Gfacility a résolu là-bas était un gros problème : les no-shows. Parce que le système est directement relié à l’agenda. Je crois que nous avons tout de suite su : c’est ça qu’il nous faut.”
La solution : une plateforme intégrée centrée sur la convivialité
En étroite coopération, Gfacility a été configuré selon les souhaits et les méthodes de travail de PwC Pays-Bas. Principe important : l’utilisateur final doit pouvoir gérer presque tout depuis son environnement d’agenda familier. Gfacility rend cela possible grâce à un plugin intuitif dans l’agenda.
Un collaborateur qui planifie une réunion peut immédiatement réserver une salle, ajouter du catering, enregistrer des visiteurs et sélectionner des équipements audiovisuels, le tout en une seule action. Si la réunion est annulée ou reprogrammée dans l’agenda, tous les services réservés sont automatiquement annulés ou ajustés. Plus d’e-mails séparés ni d’appels téléphoniques oubliés.
Gfacility a été configuré avec, entre autres :
Intégration en temps réel avec Google Agenda et Microsoft Outlook
Selon la plateforme utilisée, Gfacility se synchronise en temps réel avec l’agenda du collaborateur. Les réservations, modifications ou annulations mettent automatiquement à jour les réservations de salle, de catering, de visiteurs et d’audiovisuel.
Plateforme centrale pour les réservations
Les utilisateurs n’ont plus à naviguer entre différents outils ou départements pour les questions liées aux réunions. Tout se passe dans un seul environnement. Maurice : “Un organisateur peut désormais tout régler d’un coup. Plus d’e-mails séparés pour les visiteurs ou le café.”
Catering et enregistrement des visiteurs intégrés
Lors de la réservation d’une réunion, des services supplémentaires peuvent être sélectionnés directement. Le département catering reçoit les commandes automatiquement et est immédiatement informé des changements. Les visiteurs sont également préenregistrés via le même système.
Prise en charge des équipements audiovisuels
Les organisateurs peuvent facilement indiquer quel matériel audiovisuel est nécessaire. Le département facility le voit immédiatement et peut préparer le bon équipement. Cela évite les surprises le jour même et augmente la fiabilité des réunions.
Règles intelligentes pour le catering et l’usage des salles
Avec Gfacility, PwC peut facilement définir qui peut demander ou utiliser quoi, du catering aux salles de réunion. Les règles peuvent s’appliquer par site et par groupe d’utilisateurs, par exemple qui peut s’installer dans quelle salle ou quand une approbation est nécessaire pour une commande. Pensez au contrôle budgétaire automatique, aux approbations numériques et à des accords clairs pour fluidifier le processus.
Une journée de travail : sans et avec Gfacility
Auparavant, une assistante de direction devait planifier une réunion, envoyer une demande séparée pour le déjeuner, appeler l’accueil pour les visiteurs et organiser l’audiovisuel par e-mail. En cas de changement, tout devait être mis à jour manuellement, ce qui souvent n’arrivait pas.
Désormais, une seule action dans Outlook suffit. Tout est géré et mis à jour automatiquement. Les annulations libèrent automatiquement les salles, annulent le catering et informent l’accueil.
Le gain de temps, la réduction des erreurs et la tranquillité d’esprit que cela procure sont considérables.
Les résultats : moins de gaspillage, plus de maîtrise
Bien que l’implémentation de Gfacility ait coïncidé avec la pandémie de COVID-19, qui a temporairement réduit l’occupation des bureaux, les bénéfices sont clairement visibles :
Moins de no-shows, meilleure utilisation des salles
Grâce à la connexion automatique à l’agenda, les salles de réunion ne sont pas bloquées inutilement. Les espaces libérés deviennent immédiatement disponibles pour d’autres équipes.
Moins de gaspillage de catering
Le catering reçoit des mises à jour automatiques sur les changements. Seules les réunions confirmées sont approvisionnées. Cela évite le gaspillage et soutient les objectifs de durabilité de PwC.
Plus grande satisfaction des organisateurs et des collaborateurs
Les secrétaires et assistantes de direction sont positives quant à la facilité d’utilisation. Plus de tracas avec différents systèmes, plus d’erreurs, tout réglé d’un seul coup.
“Un organisateur peut tout régler depuis un seul environnement. Vous n’avez pas à prendre rendez-vous dans une plateforme puis à basculer vers une autre pour les visiteurs ou le catering. Et obtenir un lien entre l’agenda personnel de quelqu’un et l’agenda de la salle, c’est quelque chose que j’adore vraiment chez Gfacility.”
Force stratégique pour le FM
Grâce à l’automatisation et à l’intégration, l’équipe facility passe beaucoup moins de temps sur les corrections et le traitement des incidents. Le focus est désormais sur le pilotage, l’analyse et l’amélioration de l’environnement de travail.
La flexibilité comme clé du succès
Maurice a vécu la collaboration avec Gfacility comme très agréable.
“La flexibilité de Gfacility est un grand atout. Nous pouvions toujours demander ‘est-ce que cette idée est aussi possible’, et ils réfléchissaient avec nous et la configuraient. Cela nous a donné confiance et a garanti que le système colle à la pratique quotidienne chez PwC.”
Conclusion : la technologie comme accélérateur stratégique et durable
La collaboration entre PwC et Gfacility a apporté une amélioration durable au processus facilitaire. Ce qui a commencé comme une recherche commune de moins de gaspillage et de plus de maîtrise a abouti à une plateforme qui ne se contente pas de soutenir l’opérationnel, mais ajoute aussi de la valeur stratégique. Grâce à la combinaison d’une technologie intelligente, d’une facilité d’utilisation et d’une coopération étroite, PwC avance avec Gfacility vers un environnement de travail pérenne.