PwC Países Bajos ahorra tiempo, evita los no-shows y reduce el desperdicio de catering con una gestión integrada de reuniones a través de Gfacility. En este caso de cliente, junto con Maurice Verwer, director de Facility Management & Business Support en PwC, repasamos cómo la transición a una única plataforma fácil de usar, ligada a Outlook y Google Calendar, condujo a una mayor satisfacción de los empleados y a más fuerza estratégica para facility management.
El reto: fragmentación, desperdicio y mucho trabajo manual
En PwC Países Bajos, organizar reuniones antes de Gfacility era algo fragmentado. Los empleados reservaban reuniones en su calendario, pero después tenían que organizar el catering, registrar a los visitantes y solicitar el equipo audiovisual a través de herramientas o correos separados. Las asistentes de dirección cambiaban constantemente de un sistema a otro.
“Con los sistemas que teníamos en aquel momento, no estaba organizado de forma eficiente.”
Este enfoque generaba errores y desperdicio. Si alguien cancelaba una reunión, a menudo ocurría que se olvidaba de cancelar la sala y el catering. Resultado: salas de reuniones vacías y comidas sin usar.
Maurice Verwer lo recuerda claramente: “En aquella época, facility management se centraba sobre todo en el día a día. Quejas, averías, ajetreo operativo. Mucho era reactivo.” Al externalizar en gran medida las tareas operativas y tácticas, su equipo principal pudo centrarse en el control y la creación de valor estratégico.
La ambición: de la frustración al enfoque en una facility management estratégica
Bajo el liderazgo de Maurice, FM se transformó en un equipo de control con una visión de futuro. Subrayó el papel estratégico de FM en temas como la sostenibilidad, la experiencia del empleado y la guerra por el talento.
“Al vincular directamente nuestras actividades con las prioridades estratégicas de PwC, como la diversidad y la sostenibilidad, puedes mantener conversaciones con la dirección a otro nivel.”
Pero sin una base digital moderna, la ambición seguía siendo vulnerable.
La búsqueda: un FMIS preparado para el futuro
Lo que PwC buscaba no era solo un nuevo sistema de información de facility management. Tenía que encajar en un entorno de trabajo moderno y digital donde la simplicidad, la fiabilidad y la integración fueran centrales. En lo alto de la lista de requisitos estaban:
- Una conexión con el calendario (en aquel momento PwC trabajaba con Google Calendar, ahora con Microsoft Outlook).
- Una plataforma central para todos los servicios relacionados con las reuniones.
- Totalmente adaptable a los procesos de negocio de PwC.
- Una reducción significativa de ineficiencias, errores y no-shows.
La inspiración llegó sorprendentemente cerca: los compañeros de PwC Bélgica habían implantado Gfacility con éxito.
“Vimos con nuestros compañeros belgas que Gfacility realmente funciona. Lo que Gfacility resolvió allí era un gran problema: los no-shows. Porque el sistema está directamente ligado al calendario. Creo que enseguida lo tuvimos claro: esto tiene que ser.”
La solución: una plataforma integrada centrada en la facilidad de uso
En estrecha colaboración, Gfacility se configuró según los deseos y métodos de trabajo de PwC Países Bajos. Principio importante: el usuario final debe poder gestionar casi todo desde su entorno de calendario habitual. Gfacility lo hace posible con un plugin intuitivo en el calendario.
Un empleado que planifica una reunión puede reservar de inmediato una sala, añadir catering, registrar visitantes y seleccionar instalaciones audiovisuales, todo en una sola acción. Si la reunión se cancela o se reprograma en el calendario, todos los servicios reservados se cancelan o se ajustan automáticamente. Se acabaron los correos separados o las llamadas olvidadas.
Gfacility se configuró con, entre otros:
Integración en tiempo real con Google Calendar y Microsoft Outlook
Según la plataforma utilizada, Gfacility se sincroniza en tiempo real con el calendario del empleado. Las reservas, los cambios o las cancelaciones actualizan automáticamente las reservas de sala, catering, visitantes y audiovisuales.
Plataforma central para reservas
Los usuarios ya no tienen que navegar por distintas herramientas o departamentos para los asuntos relacionados con las reuniones. Todo ocurre en un único entorno. Maurice: “Quien reserva ahora puede organizarlo todo de una vez. Se acabaron los correos separados para visitantes o café.”
Catering y registro de visitantes integrados
Al reservar una reunión, los servicios adicionales se pueden seleccionar directamente. El departamento de catering recibe los pedidos automáticamente y se informa de inmediato de los cambios. Los visitantes también quedan preregistrados a través del mismo sistema.
Soporte para instalaciones audiovisuales
Los organizadores pueden indicar fácilmente qué equipo audiovisual se necesita. El departamento de instalaciones lo ve de inmediato y puede preparar el equipo correcto. Esto evita sorpresas el mismo día y aumenta la fiabilidad de las reuniones.
Reglas inteligentes para el catering y el uso de salas
Con Gfacility, PwC puede definir fácilmente quién puede solicitar o utilizar qué, desde el catering hasta las salas de reuniones. Las reglas pueden aplicarse por ubicación y grupo de usuarios, como quién puede sentarse en qué sala o cuándo se necesita aprobación para un pedido. Piensa en el control automático de presupuesto, las aprobaciones digitales y acuerdos claros para agilizar el proceso.
Una jornada laboral: sin y con Gfacility
Antes, una asistente de dirección tenía que planificar una reunión, enviar una solicitud aparte para el almuerzo, llamar a recepción para los visitantes y organizar lo audiovisual por correo. Cuando había cambios, todo había que actualizarlo manualmente de nuevo, y a menudo eso no ocurría.
Ahora basta con una sola acción en Outlook. Todo se gestiona y se actualiza automáticamente. Las cancelaciones liberan salas de forma automática, cancelan el catering e informan a recepción.
El ahorro de tiempo, la reducción de errores y la tranquilidad que esto aporta son considerables.
Los resultados: menos desperdicio, más control
Aunque la implantación de Gfacility coincidió con la pandemia de COVID-19, que redujo temporalmente el uso de la oficina, los beneficios se ven con claridad:
Menos no-shows, mejor uso de las salas
Gracias a la conexión automática con el calendario, las salas de reuniones no se bloquean innecesariamente. Los espacios liberados quedan disponibles de inmediato para otros equipos.
Menos desperdicio de catering
El catering recibe actualizaciones automáticas sobre los cambios. Solo se da servicio a las reuniones confirmadas. Esto evita el desperdicio y apoya los objetivos de sostenibilidad de PwC.
Mayor satisfacción entre planificadores y empleados
Las secretarias y las asistentes de dirección valoran positivamente la facilidad de uso. Se acabaron los líos con distintos sistemas, sin errores, todo organizado de una vez.
“Quien reserva puede organizarlo todo desde un único entorno. No tienes que hacer una cita en una plataforma y luego cambiar a otra para los visitantes o el catering. Y que obtengas un vínculo entre el calendario personal de alguien y el calendario de la sala, eso es algo que me encanta de Gfacility.”
Fuerza estratégica para FM
Gracias a la automatización y la integración, el equipo de instalaciones dedica mucho menos tiempo a correcciones y a la gestión de incidencias. El foco está ahora en el control, el análisis y la mejora del entorno de trabajo.
La flexibilidad como clave del éxito
Maurice vivió la colaboración con Gfacility como algo muy agradable.
“La flexibilidad de Gfacility es una gran ventaja. Siempre podíamos preguntar ‘¿también es posible esta idea?’ y ellos colaboraban y lo configuraban. Eso nos daba confianza y aseguraba que el sistema encajara con la práctica diaria en PwC.”
Conclusión: la tecnología como acelerador estratégico y sostenible
La colaboración entre PwC y Gfacility trajo una mejora sostenible en el proceso de instalaciones. Lo que empezó como una búsqueda conjunta de menos desperdicio y más control resultó en una plataforma que no solo da soporte a nivel operativo, sino que también aporta valor estratégico. Gracias a la combinación de tecnología inteligente, facilidad de uso y estrecha colaboración, PwC avanza con Gfacility hacia un lugar de trabajo preparado para el futuro.