Brout, en expert på ledarskapsutbildning, har upplevt stark tillväxt de senaste åren. Från en inspirerande plats vid floden Vecht håller företaget dagligen utbildningar för dussintals deltagare. Gästfrihet står i centrum för upplevelsen, från nybakat bananbröd till perfekt organiserade luncher.
Men med tillväxten kom komplexitet. Det traditionella arbetssättet med Excel och manuell planering blev snabbt ohållbart.
Utmaning: att växa utan att tappa överblicken
“Vi började smått”, säger Rens Mollee, Head of Hospitality på Brout. “Men när vi nådde 50 till 60 gäster om dagen började vi stöta på problem. Ändringar i sista minuten, förvirrande kommunikation och matsvinn på grund av felaktiga uppskattningar, det blev ohanterligt.”
Personalplaneringen var också en utmaning. Tillfällig personal schemalades ibland på lugna dagar, medan toppar drabbades av brist. Detta ledde till högre personalkostnader och en sämre gästupplevelse.
Övergången till smart hospitality-programvara
I sökandet efter en robust och användarvänlig lösning utvärderade Brout olika verktyg, inklusive internationella alternativ. Till slut valde de Gfacility, ett holländskt hospitality- och planeringsverktyg som sömlöst passar Brouts dynamiska arbetssätt.
Resultat av hospitality-programvara hos Brout
Sedan implementeringen av Gfacility har Brout sett omedelbara förbättringar:
- ±10 timmar sparade per vecka: utbildningar och tillhörande tjänster planeras nu enkelt via Outlook; skuggande Excel-listor tillhör det förflutna.
- Minskat matsvinn: automatisk registrering av gästantal ger korrekta cateringprognoser.
- Bättre bemanning: realtidsbeläggning gör det möjligt att schemalägga personal utifrån faktisk efterfrågan.
- En enda källa till sanning: projektledare och hospitality-teamet arbetar från ett integrerat system.
- Full Outlook-integration: möten och utbildningar synkroniseras automatiskt.
“Gfacility har verkligen gjort skillnad”, säger Rens. “Det som förut tog en halvtimme tar mig nu en minut. Allt är tydligt och effektivt. Vi kan fullt ut fokusera på det som betyder något: att leverera en enastående gästupplevelse.”
Redo för fortsatt tillväxt
Gfacilitys skalbarhet ger Brout flexibiliteten att i framtiden expandera till större lokaler eller fler utbildningsdagar. Samarbetet med Gfacility-teamet har också varit positivt:
“Supporten är snabb, personlig och lösningsorienterad. Det inger förtroende.”
Digitalisering som grund i hospitality-sektorn
Genom att implementera Gfacility har Brout fullt ut digitaliserat och professionaliserat sina hospitality-processer. Resultatet: större effektivitet, mindre svinn och en stabil grund för hållbar tillväxt under de kommande åren.