“Wat voor mij echt het verschil maakt, is de korte lijn tussen gebruikers en het team van Gfacility.”
Roelant Schalkers, functioneel beheerder, gemeente ’s-Hertogenbosch
Hoe gemeente ’s-Hertogenbosch vier helpdesks samenbracht op één platform, vertelde CIO Mathieu Rutte al in onze eerdere klantcase. Dit is het verhaal van de persoon die dat platform elke dag inricht en beheert: functioneel beheerder Roelant Schalkers. Roelant werkt sinds 2023 met Gfacility en schreef de ervaringen op in een openbare review op Capterra. De citaten in dit artikel komen daaruit, op het citaat over automations na: dat gaf Roelant ons apart.
In één oogopslag
| Klant | Gemeente ’s-Hertogenbosch |
| Sector | Publieke sector, Nederland |
| Aan het woord | Roelant Schalkers, functioneel beheerder |
| Werkt met Gfacility | Sinds 2023 |
| Domeinen | IT Service Management, Facility Management |
| Gebruikers bediend | 3.000+ |
De rol: tussen de organisatie en het systeem
Een functioneel beheerder vertaalt hoe een organisatie werkt naar hoe het systeem is ingericht. Die rol verzamelt de wensen van gebruikers, bepaalt welke processen en formulieren er komen en is het aanspreekpunt richting de leverancier. Juist in die rol merk je snel of een leverancier luistert of alleen verkoopt.
“De stappen die zijn gezet sluiten goed aan bij de behoeften die ik als functioneel beheerder heb ervaren. Functionaliteiten die ik eerder miste, zijn inmiddels toegevoegd, waardoor het platform steeds krachtiger en completer is geworden.”
Het begin: veel vrijheid, weinig vaste structuur
Roelant is eerlijk over waar het schuurde. Gfacility begon als een zeer flexibel platform, en flexibiliteit heeft een keerzijde voor wie de basis moet neerzetten.
“De eerste versies van Gfacility waren sterk gericht op flexibiliteit. Dat bood veel mogelijkheden, maar maakte het voor beheerders soms lastiger om een duidelijke structuur neer te zetten als basis voor standaard bedrijfsprocessen. De doorontwikkeling van het platform heeft hierin een positieve verandering gebracht, met meer functionaliteiten en mogelijkheden om processen gestructureerd in te richten.”
Dat is precies het spanningsveld waar elke functioneel beheerder mee werkt: genoeg vrijheid om de eigen processen te volgen, genoeg structuur om die processen beheersbaar te houden.
Feedback die terugkomt in de release
Wat Roelant het meest waardeert, is wat er met feedback gebeurt. Wensen verdwijnen niet in een ideeënportaal, maar komen terug in het product.
“De samenwerking tussen sales, productspecialisten en development is sterk. Suggesties vanuit gebruikers worden serieus opgepakt en zijn regelmatig al in een volgende release terug te zien.”
En over wat de samenwerking onderscheidt:
“Wat voor mij echt het verschil maakt, is de korte lijn tussen gebruikers en het team van Gfacility. Aangedragen verbeteringen worden serieus genomen en gecombineerd met een duidelijke visie op de toekomst. Hierdoor ontstaat een samenwerking waarin je merkt dat feedback daadwerkelijk bijdraagt aan de verdere ontwikkeling van het product.”
Wat het oplevert
Voor Roelant draait het uiteindelijk om ruimte om de gemeente te laten werken zoals de gemeente werkt, zonder dat het beheer uit de hand loopt.
“De meest recente release van Gfacility maakt mij als functioneel beheerder erg enthousiast. De mogelijkheden zijn veelzijdig en de nieuwe functionaliteiten en modules geven organisaties veel vrijheid om het platform in te richten op een manier die past bij hun eigen processen en werkwijze.”
Op de vraag met welke nieuwe functie Roelant het meest blij is, is het antwoord: automations.
“De nieuwe Automation-module geeft mij veel meer controle over processen die voorheen alleen via support van Gfacility ingericht konden worden. Van het automatisch aanmaken van meldingen op basis van e-mail als bron tot uitgebreide ‘if this, then that’-functionaliteiten op alle velden binnen alle modules. De mogelijkheden zijn enorm.”
Een automationregel luistert naar een wijziging aan een record, zoals een nieuw ticket, een binnenkomende e-mail of een statuswijziging, en voert daarna zelf een of meer acties uit. Voor een functioneel beheerder betekent dat: een afspraak over hoe een proces loopt, leg je één keer vast, en daarna gebeurt het elke keer op dezelfde manier.
“Kortom, Gfacility is een toekomstgericht product dat continu blijft doorontwikkelen en organisaties helpt om grip te houden op hun processen, dienstverlening en samenwerking binnen de keten.”
Zelf inrichten, zonder maatwerk
Dat Roelant het platform zelf kan inrichten, is een bewuste keuze van Gfacility. Formulieren, workflows, statussen, autorisaties, de servicecatalogus en automations richt een functioneel beheerder zelf in via de beheeromgeving, zonder code en zonder dat daar een consultant van ons voor nodig is. Maatwerk maakt je afhankelijk van de leverancier en duurder bij elke volgende wijziging. Wat niet binnen de standaard kan, zeggen we daarom vooraf, in plaats van het als maatwerk te offreren.
Wat je hiervan kunt meenemen
Kies je een platform voor IT- of facilitaire dienstverlening, kijk dan niet alleen naar wat het vandaag kan. Vraag ook hoe feedback van beheerders in het product terechtkomt, hoe vaak er wordt uitgebracht en wie je aan de lijn krijgt als je iets mist.
Zie het zelf
Gfacility brengt IT-, facilitaire en workplace-dienstverlening samen op één AI-native platform, hetzelfde platform dat Roelant elke dag inricht voor gemeente ’s-Hertogenbosch. Lees meer over Gfacility voor lokale overheden, of neem contact op en we laten zien hoe jouw processen erin passen.
Veelgestelde vragen
Wat gebeurt er met feedback van functioneel beheerders?+
Volgens Roelant worden suggesties vanuit gebruikers serieus opgepakt en zijn ze regelmatig al in een volgende release terug te zien. Roelant noemt de korte lijn tussen gebruikers en het team van Gfacility, van sales en productspecialisten tot development, het grootste verschil.
Is Gfacility niet te flexibel om standaardprocessen neer te zetten?+
Roelant is daar eerlijk over. De eerste versies waren sterk gericht op flexibiliteit, wat het voor beheerders soms lastiger maakte om een duidelijke basisstructuur neer te zetten. De doorontwikkeling heeft meer functionaliteit en meer mogelijkheden gebracht om processen gestructureerd in te richten.
Met welke nieuwe functie is Roelant het meest blij?+
Met automations. Volgens Roelant geeft de module veel meer controle over processen die voorheen alleen via support van Gfacility ingericht konden worden, van het automatisch aanmaken van meldingen op basis van e-mail tot 'if this, then that'-regels op alle velden binnen alle modules.