“Was für mich wirklich den Unterschied macht, ist der kurze Draht zwischen den Nutzern und dem Team von Gfacility.”
Roelant Schalkers, Fachadministrator, Gemeinde ’s-Hertogenbosch
Wie die Gemeinde ’s-Hertogenbosch vier Helpdesks auf einer Plattform zusammengeführt hat, hat CIO Mathieu Rutte bereits in unserer früheren Kundengeschichte erzählt. Hier geht es um die Person, die diese Plattform jeden Tag einrichtet und betreut: Fachadministrator Roelant Schalkers. Roelant arbeitet seit 2023 mit Gfacility und hat die eigenen Erfahrungen in einer öffentlichen Bewertung auf Capterra festgehalten. Die Zitate in diesem Artikel stammen aus dieser Bewertung, mit Ausnahme des Zitats über die Automatisierungen, das Roelant uns gesondert gegeben hat. Alle Zitate sind aus dem Niederländischen übersetzt.
Auf einen Blick
| Kunde | Gemeinde ’s-Hertogenbosch |
| Sektor | Öffentlicher Sektor, Niederlande |
| Im Gespräch | Roelant Schalkers, Fachadministrator |
| Arbeitet mit Gfacility | Seit 2023 |
| Bereiche | IT Service Management, Facility Management |
| Betreute Nutzer | 3.000+ |
Die Rolle: zwischen Organisation und System
Ein Fachadministrator übersetzt die Arbeitsweise einer Organisation in die Konfiguration des Systems. Diese Rolle sammelt die Anforderungen der Nutzer, entscheidet, welche Prozesse und Formulare entstehen, und ist die Ansprechstelle gegenüber dem Anbieter. Gerade in dieser Rolle merkt man schnell, ob ein Anbieter zuhört oder nur verkauft.
“Die Schritte, die gegangen wurden, passen gut zu den Bedürfnissen, die ich als Fachadministrator erlebt habe. Funktionen, die ich früher vermisst habe, sind inzwischen hinzugekommen, sodass die Plattform immer leistungsfähiger und vollständiger geworden ist.”
Der Anfang: viel Freiheit, wenig feste Struktur
Roelant spricht offen darüber, wo es gehakt hat. Gfacility begann als sehr flexible Plattform, und Flexibilität hat eine Kehrseite für alle, die das Fundament legen müssen.
“Die ersten Versionen von Gfacility waren stark auf Flexibilität ausgerichtet. Das bot viele Möglichkeiten, machte es Administratoren aber manchmal schwerer, eine klare Struktur als Grundlage für standardisierte Geschäftsprozesse aufzubauen. Die Weiterentwicklung der Plattform hat hier eine positive Veränderung gebracht, mit mehr Funktionen und Möglichkeiten, Prozesse strukturiert einzurichten.”
Genau in diesem Spannungsfeld arbeitet jeder Fachadministrator: genug Freiheit, um den eigenen Prozessen zu folgen, und genug Struktur, damit diese Prozesse beherrschbar bleiben.
Feedback, das im Release zurückkommt
Was Roelant am meisten schätzt, ist der Umgang mit Feedback. Wünsche verschwinden nicht in einem Ideenportal, sondern kommen im Produkt an.
“Die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Produktspezialisten und Entwicklung ist stark. Vorschläge von Nutzern werden ernsthaft aufgegriffen und sind regelmäßig schon im nächsten Release zu sehen.”
Und dazu, was die Zusammenarbeit auszeichnet:
“Was für mich wirklich den Unterschied macht, ist der kurze Draht zwischen den Nutzern und dem Team von Gfacility. Eingebrachte Verbesserungsvorschläge werden ernst genommen und mit einer klaren Vision für die Zukunft verbunden. So entsteht eine Zusammenarbeit, in der man merkt, dass Feedback tatsächlich zur Weiterentwicklung des Produkts beiträgt.”
Was es bringt
Für Roelant geht es am Ende um den Spielraum, die Gemeinde so arbeiten zu lassen, wie sie arbeitet, ohne dass die Administration aus dem Ruder läuft.
“Das neueste Release von Gfacility begeistert mich als Fachadministrator sehr. Die Möglichkeiten sind vielseitig, und die neuen Funktionen und Module geben Organisationen viel Freiheit, die Plattform so einzurichten, wie es zu ihren eigenen Prozessen und ihrer Arbeitsweise passt.”
Auf die Frage, über welche neue Funktion sich Roelant am meisten freut, lautet die Antwort: die Automatisierungen.
“Das neue Automation-Modul gibt mir viel mehr Kontrolle über Prozesse, die früher nur über den Support von Gfacility eingerichtet werden konnten. Vom automatischen Anlegen von Tickets mit E-Mail als Quelle bis hin zu umfangreichen ‘if this, then that’-Funktionen auf allen Feldern in allen Modulen. Die Möglichkeiten sind enorm.”
Eine Automatisierungsregel reagiert auf eine Änderung an einem Datensatz, etwa ein neues Ticket, eine eingehende E-Mail oder einen Statuswechsel, und führt dann selbstständig eine oder mehrere Aktionen aus. Für einen Fachadministrator heißt das: Wie ein Prozess abläuft, wird einmal vereinbart und als Regel festgehalten, und von da an geschieht es jedes Mal auf dieselbe Weise.
“Kurz gesagt: Gfacility ist ein zukunftsorientiertes Produkt, das sich kontinuierlich weiterentwickelt und Organisationen hilft, ihre Prozesse, ihre Dienstleistungen und die Zusammenarbeit entlang der Kette im Griff zu behalten.”
Selbst einrichten, ohne Individualentwicklung
Dass Roelant die Plattform selbst einrichten kann, ist eine bewusste Entscheidung von Gfacility. Formulare, Workflows, Status, Berechtigungen, den Servicekatalog und Automatisierungen richtet ein Fachadministrator selbst in der Administrationsumgebung ein, ohne Code und ohne dass dafür ein Berater von uns nötig ist. Individualentwicklung macht Sie vom Anbieter abhängig und wird mit jeder späteren Änderung teurer. Was mit dem Standard nicht möglich ist, sagen wir deshalb vorab, statt es als Individualentwicklung anzubieten.
Was Sie daraus mitnehmen können
Wenn Sie eine Plattform für IT- oder Facility-Services auswählen, schauen Sie nicht nur darauf, was sie heute kann. Fragen Sie auch, wie das Feedback von Administratoren ins Produkt gelangt, wie oft neue Releases erscheinen und wen Sie erreichen, wenn Ihnen etwas fehlt.
Überzeugen Sie sich selbst
Gfacility vereint IT-, Facility- und Workplace-Service-Management auf einer AI-nativen Plattform, derselben Plattform, die Roelant jeden Tag für die Gemeinde ’s-Hertogenbosch einrichtet. Erfahren Sie mehr über Gfacility für die öffentliche Verwaltung, oder nehmen Sie Kontakt mit uns auf, und wir zeigen Ihnen, wie sich Ihre Prozesse darin abbilden lassen.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert mit dem Feedback von Fachadministratoren?+
Laut Roelant werden Vorschläge von Nutzern ernsthaft aufgegriffen und sind regelmäßig schon im nächsten Release zu sehen. Den größten Unterschied macht für Roelant der kurze Draht zwischen den Nutzern und dem Team von Gfacility, vom Vertrieb über die Produktspezialisten bis zur Entwicklung.
Ist Gfacility nicht zu flexibel, um Standardprozesse aufzubauen?+
Roelant äußert sich dazu offen. Die ersten Versionen waren stark auf Flexibilität ausgerichtet, was es Administratoren manchmal schwerer machte, eine klare Grundstruktur aufzubauen. Die Weiterentwicklung hat mehr Funktionen und mehr Möglichkeiten gebracht, Prozesse strukturiert einzurichten.
Über welche neue Funktion freut sich Roelant am meisten?+
Über die Automatisierungen. Laut Roelant gibt das Modul viel mehr Kontrolle über Prozesse, die früher nur über den Support von Gfacility eingerichtet werden konnten, vom automatischen Anlegen von Tickets auf Basis eingehender E-Mails bis zu 'if this, then that'-Regeln auf allen Feldern in allen Modulen.