A ascensão da inteligência artificial (AI) levanta questões fundamentais no setor da gestão de instalações. “A AI assume o controlo. Ainda vamos precisar de gestores de instalações no futuro?” Com esta pergunta de abertura provocadora, Jasper Essing, coproprietário da Gfacility, conduziu uma discussão animada sobre o impacto da AI na gestão de instalações. Durante uma mesa redonda, com participantes de vários países e setores, foram partilhados exemplos práticos, expectativas e preocupações. Uma coisa ficou clara: a AI muda as regras do jogo, mas a experiência humana continua a ser crucial.
IA na gestão de instalações: oportunidade ou ameaça? Um relato da mesa redonda entre especialistas em gestão de instalações que decorreu durante a World Workplace Europe 2025.
A AI na prática: da manutenção preditiva às reservas inteligentes
A discussão começou com aplicações concretas de AI que já estão a ser implementadas no setor. Por exemplo, sensores inteligentes e algoritmos são usados na manutenção preditiva, em que os edifícios “comunicam” sozinhos quando é necessária manutenção. Um participante do setor imobiliário partilhou ideias sobre projetos-piloto em que a AI deteta, através da análise de som, se as máquinas estão a funcionar bem, tal como faria um técnico experiente. Embora promissora, a tecnologia ainda não é totalmente escalável.
A AI também oferece novas perspetivas na utilização dos edifícios. Um investigador de uma universidade partilhou um projeto em que o machine learning prevê as idas ao escritório, permitindo às equipas de instalações planear de forma mais eficiente. Jasper ilustrou como a AI pode contribuir para a comodidade do utilizador: “Em vez de preencher longos formulários para reportar um problema, um colaborador tira simplesmente uma fotografia a um caixote do lixo cheio. A AI reconhece o problema e envia automaticamente um pedido ao serviço de limpeza.” Além disso, a AI pode otimizar a disponibilidade de salas de reunião analisando agendas e sugerindo o próximo horário comum disponível.
A AI na gestão de instalações foi ainda discutida como ferramenta de segurança e hospitalidade. Em grandes centros comerciais, a AI ajuda na monitorização das imagens das câmaras: comportamentos invulgares, como um camião inesperado a uma hora atípica, são imediatamente assinalados. Chatbots e assistentes de voz com AI também apoiam os serviços de receção e os help desks.
O futuro: a AI na gestão de instalações como parceiro estratégico
A expectativa entre os participantes foi unânime: a AI vai continuar a melhorar na análise de grandes volumes de dados e na tomada de decisões operacionais nos próximos anos. Mas isto significa que os gestores de instalações se vão tornar obsoletos? Segundo os participantes, não: “A AI consegue fazer análises e otimizações, mas as pessoas continuam a ser necessárias para a criatividade, a estratégia e a interação pessoal.”
Um tema recorrente foi a procura do assistente de AI definitivo, capaz de tomar decisões de rotina de forma autónoma. Imagine um sistema que sabe exatamente quando é preciso limpeza ou manutenção, sem intervenção humana. Ao mesmo tempo, a evolução da AI na gestão de instalações foi comparada à do automóvel: “O primeiro carro apareceu em 1900, mas ainda andámos a cavalo durante décadas”, observou um participante. Em suma, a AI trará mudanças significativas, mas não de um dia para o outro.
Dilemas éticos e desafios
Grande parte da discussão centrou-se nos riscos da AI, como a privacidade e a segurança dos dados. As empresas hesitam em carregar informação sensível em sistemas de AI. “Hesito em pedir ao ChatGPT que otimize as minhas apresentações internas, com receio de que os dados possam vazar”, admitiu um participante. Além disso, muitas empresas continuam a confiar em ferramentas de AI rigorosamente controladas, enquanto os colaboradores tomam por vezes a iniciativa de usar soluções de AI alternativas, o que significa que a privacidade e a segurança dos dados ainda não estão garantidas.
Há também preocupações com o enviesamento e os erros nos algoritmos de AI. Decisões baseadas em dados incompletos ou distorcidos podem ter consequências indesejadas. “Está a evoluir tão depressa que precisamos de garantir que a AI está a ser usada corretamente”, sublinhou um especialista. A transparência sobre a forma como a AI chega às suas conclusões é essencial para manter a confiança.
Outra questão sensível foi o fator humano. O que acontece às nossas próprias competências à medida que a AI assume mais tarefas? Um gestor de instalações afirmou: “Acho a AI na gestão de instalações ótima, mas também me assusta. Em breve, deixarei de ter de pensar em nada.” Ao mesmo tempo, um colega chamou a atenção para a escassez de pessoal: “A AI não tira empregos; preenche lacunas onde já não temos ninguém para o fazer.” O consenso foi de que a AI na gestão de instalações alivia, numa fase inicial, sobretudo a carga operacional, permitindo aos gestores de instalações concentrar-se na estratégia, na inovação e na experiência humana.
O novo papel do gestor de instalações
A AI vai transformar o papel dos gestores de instalações. Muitas tarefas de rotina, como reservas e relatórios, serão automatizadas. Isto cria espaço para atividades mais proativas, como melhorar a experiência dos colaboradores e implementar inovações sustentáveis. As competências interpessoais, como a empatia, a comunicação e a resolução de problemas, serão mais importantes do que nunca.
Além disso, espera-se que os gestores de instalações tomem decisões baseadas em dados. “Precisamos de nos tornar especialistas na interpretação das análises de AI”, disse um participante. Isto exige novas competências e uma mentalidade digital. Uma sugestão interessante da discussão foi o reverse mentoring: colaboradores mais jovens a ajudar os seniores a adotar a AI, enquanto os profissionais experientes transmitem o seu conhecimento estratégico. Esta troca mútua promove um ambiente de aprendizagem colaborativo, garantindo que tanto o conhecimento tecnológico como o estratégico são partilhados e aproveitados de forma eficaz.
Conclusão: a AI como catalisador da gestão de instalações
A mesa redonda deixou claro que a AI terá um impacto duradouro na gestão de instalações. A tecnologia oferece oportunidades significativas de eficiência e inovação, mas também levanta questões éticas e práticas. Os gestores de instalações fariam bem em investir já em conhecimento sobre AI e em experimentar novas aplicações.
Passos estratégicos que surgiram da discussão:
- Aprender e experimentar.: Explore as ferramentas de AI e comece com pequenos pilotos para ganhar experiência prática.
- Mostrar os resultados.: Demonstre o impacto dos pilotos de AI na eficiência e na satisfação dos clientes para conquistar apoio interno.
- Definir diretrizes.: Colabore com a área de IT e de RH para formular políticas de uso responsável da AI.
- Focar nas pessoas.: Continue a investir nas competências interpessoais e garanta que a AI valoriza a interação humana, em vez de a substituir.
A mensagem foi clara: a AI é uma ferramenta, não um substituto do gestor de instalações. Quem der o passo de adotar a AI agora pode assumir um papel pioneiro na transformação do setor. Como Jasper resumiu acertadamente: “Enquanto gestor de instalações, suba a bordo do comboio da AI e defina o rumo. Assim, tornamos o futuro da gestão de instalações não só mais eficiente, mas também mais humano.”