L’ascesa dell’intelligenza artificiale (AI) solleva domande fondamentali nel settore del facility management. “L’AI prende il sopravvento. Avremo ancora bisogno dei facility manager in futuro?” Con questa domanda provocatoria, Jasper Essing, co-proprietario di Gfacility, ha guidato una discussione vivace sull’impatto dell’AI nel facility management. Durante una tavola rotonda, con partecipanti provenienti da diversi paesi e settori, sono stati condivisi esempi pratici, aspettative e preoccupazioni. Una cosa è emersa chiara: l’AI è un punto di svolta, ma la competenza umana resta cruciale.
AI nel facility management: opportunità o minaccia? Un resoconto della tavola rotonda tra esperti di facility che si è svolta durante World Workplace Europe 2025.
L’AI in pratica: dalla manutenzione predittiva alle prenotazioni smart
La discussione è iniziata con applicazioni concrete dell’AI già implementate nel settore. Ad esempio, sensori intelligenti e algoritmi vengono utilizzati per la manutenzione predittiva, in cui gli edifici ‘segnalano da soli’ quando è necessaria la manutenzione. Un partecipante del settore immobiliare ha condiviso le sue esperienze su progetti pilota in cui l’AI rileva, tramite l’analisi del suono, se le macchine funzionano correttamente, proprio come farebbe un tecnico esperto. Pur essendo promettente, la tecnologia non è ancora del tutto scalabile.
L’AI offre nuove informazioni anche nell’ambito dell’utilizzo degli edifici. Un ricercatore di un’università ha presentato un progetto in cui il machine learning prevede le presenze in ufficio, consentendo ai team facility di pianificare in modo più efficiente. Jasper ha illustrato come l’AI possa contribuire alla comodità degli utenti: “Invece di compilare lunghi moduli per segnalare un problema, un dipendente scatta semplicemente una foto di un cestino pieno. L’AI riconosce il problema e invia automaticamente una richiesta al servizio di pulizie.” Inoltre, l’AI può ottimizzare la disponibilità delle sale riunioni analizzando le agende e suggerendo il successivo slot condiviso disponibile.
L’AI nel facility management è stata inoltre discussa come strumento per la sicurezza e l’accoglienza. Nei grandi centri commerciali, l’AI supporta il monitoraggio delle riprese delle telecamere: comportamenti insoliti, come un camion inatteso a un orario inusuale, vengono immediatamente segnalati. Anche chatbot e assistenti vocali AI supportano i servizi di reception e gli help desk.
Il futuro: l’AI nel facility management come partner strategico
L’aspettativa tra i partecipanti era unanime: nei prossimi anni l’AI continuerà a migliorare nell’analisi di grandi quantità di dati e nelle decisioni operative. Ma questo significa che i facility manager diventeranno superflui? Secondo i partecipanti, no: “L’AI può eseguire analisi e ottimizzazioni, ma le persone sono ancora necessarie per creatività, strategia e interazione personale.”
Un tema ricorrente è stata la ricerca dell’assistente AI definitivo, capace di prendere decisioni di routine in modo autonomo. Immaginate un sistema che sappia esattamente quando è necessaria una pulizia o una manutenzione, senza intervento umano. Allo stesso tempo, l’evoluzione dell’AI nel facility management è stata paragonata a quella dell’automobile: “La prima auto è apparsa nel 1900, ma abbiamo continuato a usare i cavalli per decenni”, ha osservato un partecipante. In breve, l’AI porterà cambiamenti significativi, ma non da un giorno all’altro.
Dilemmi etici e sfide
Gran parte della discussione si è concentrata sui rischi dell’AI, come la privacy e la sicurezza dei dati. Le aziende sono restie a caricare informazioni sensibili nei sistemi di AI. “Sono restio a far ottimizzare le mie presentazioni interne da ChatGPT per timore che i dati possano trapelare”, ha ammesso un partecipante. Inoltre, molte aziende continuano ad affidarsi a strumenti AI rigorosamente controllati, mentre i dipendenti talvolta prendono l’iniziativa di usare soluzioni AI alternative, il che significa che privacy e sicurezza dei dati non sono ancora garantite.
Esistono inoltre preoccupazioni relative a bias ed errori negli algoritmi di AI. Decisioni basate su dati incompleti o distorti possono avere conseguenze indesiderate. “Si evolve così rapidamente che dobbiamo assicurarci che l’AI venga usata correttamente”, ha sottolineato un esperto. La trasparenza su come l’AI arriva alle sue conclusioni è essenziale per mantenere la fiducia.
Un’altra questione delicata è stata il fattore umano. Cosa succede alle nostre competenze man mano che l’AI assume più compiti? Un facility manager ha detto: “Penso che l’AI nel facility management sia fantastica, ma mi spaventa anche. Presto non dovrò più pensare a nulla.” Allo stesso tempo, un collega ha sottolineato la carenza di personale: “L’AI non toglie lavoro; colma i vuoti dove già non abbiamo nessuno da impiegare.” Il consenso è stato che l’AI nel facility management inizialmente alleggerisce soprattutto il carico operativo, permettendo ai facility manager di concentrarsi su strategia, innovazione ed esperienza umana.
Il nuovo ruolo del facility manager
L’AI trasformerà il ruolo dei facility manager. Molti compiti di routine, come prenotazioni e segnalazioni, verranno automatizzati. Questo crea spazio per attività più proattive, come migliorare l’esperienza dei dipendenti e implementare innovazioni sostenibili. Le soft skill, come empatia, comunicazione e problem solving, diventeranno più importanti che mai.
Ci si aspetta inoltre che i facility manager prendano decisioni basate sui dati. “Dobbiamo diventare esperti nell’interpretare le analisi dell’AI”, ha detto un partecipante. Questo richiede nuove competenze e una mentalità digitale. Un suggerimento interessante emerso dalla discussione è stato il reverse mentoring: i dipendenti più giovani aiutano i colleghi senior ad adottare l’AI, mentre i professionisti esperti trasmettono la loro competenza strategica. Questo scambio reciproco favorisce un ambiente di apprendimento collaborativo, garantendo che conoscenze tecnologiche e strategiche siano condivise e utilizzate in modo efficace.
Conclusione: l’AI come catalizzatore per il facility management
La tavola rotonda ha reso chiaro che l’AI avrà un impatto duraturo sul facility management. La tecnologia offre opportunità significative di efficienza e innovazione, ma solleva anche questioni etiche e pratiche. I facility manager farebbero bene a investire fin da ora nella conoscenza dell’AI e a sperimentare nuove applicazioni.
Passi strategici emersi dalla discussione:
- Imparare e sperimentare.: Approfondite gli strumenti AI e avviate piccoli progetti pilota per acquisire esperienza pratica.
- Mostrare i risultati.: Dimostrate l’impatto dei progetti pilota AI su efficienza e soddisfazione dei clienti per ottenere supporto interno.
- Definire linee guida.: Collaborate con IT e HR per formulare politiche di utilizzo responsabile dell’AI.
- Concentrarsi sulle persone.: Continuate a investire nelle soft skill e assicuratevi che l’AI valorizzi l’interazione umana invece di sostituirla.
Il messaggio era chiaro: l’AI è uno strumento, non un sostituto del facility manager. Chi compie ora il passo di abbracciare l’AI può assumere un ruolo pionieristico nella trasformazione del settore. Come ha sintetizzato efficacemente Jasper: “Come facility manager, sali sul treno dell’AI e definisci la rotta. In questo modo rendiamo il futuro del facility management non solo più efficiente, ma anche più umano.”