Der Aufstieg der künstlichen Intelligenz (AI) wirft im Facility Management grundlegende Fragen auf. “AI übernimmt. Brauchen wir in Zukunft überhaupt noch Facility Manager?” Mit dieser provokanten Einstiegsfrage leitete Jasper Essing, Mitinhaber von Gfacility, eine lebhafte Diskussion über die Auswirkungen von AI auf das Facility Management ein. Bei einer Roundtable, an der Teilnehmer aus verschiedenen Ländern und Branchen mitwirkten, wurden praktische Beispiele, Erwartungen und Bedenken geteilt. Eines wurde deutlich: AI ist ein Gamechanger, aber menschliche Expertise bleibt entscheidend.
AI im Facility Management: Chance oder Bedrohung? Ein Bericht der Roundtable unter Facility-Experten, die während der World Workplace Europe 2025 stattfand.
AI in der Praxis: von vorausschauender Wartung bis zu smarten Reservierungen
Die Diskussion begann mit konkreten AI-Anwendungen, die in der Branche bereits umgesetzt werden. So werden etwa smarte Sensoren und Algorithmen für vorausschauende Wartung eingesetzt, bei der Gebäude selbst melden, wann Wartung nötig ist. Ein Teilnehmer aus der Immobilienbranche teilte Einblicke in Pilotprojekte, in denen AI über Geräuschanalyse erkennt, ob Maschinen einwandfrei laufen, ähnlich wie es ein erfahrener Techniker tun würde. So vielversprechend die Technologie ist, vollständig skalierbar ist sie noch nicht.
AI bietet auch neue Erkenntnisse im Bereich der Gebäudenutzung. Ein Forscher einer Universität stellte ein Projekt vor, in dem maschinelles Lernen Bürobesuche vorhersagt, sodass Facility-Teams effizienter planen können. Jasper veranschaulichte, wie AI zum Nutzerkomfort beitragen kann: “Statt lange Formulare auszufüllen, um eine Störung zu melden, macht eine Mitarbeiterin einfach ein Foto von einem vollen Mülleimer. Die AI erkennt das Problem und schickt automatisch eine Anfrage an den Reinigungsdienst.” Darüber hinaus kann AI die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen optimieren, indem sie Termine analysiert und den nächsten gemeinsam verfügbaren Zeitslot vorschlägt.
Außerdem wurde AI im Facility Management als Werkzeug für Sicherheit und Hospitality besprochen. In großen Einkaufszentren unterstützt AI bei der Überwachung von Kameraaufnahmen: ungewöhnliches Verhalten, etwa ein unerwarteter Lkw zu einer ungewöhnlichen Zeit, wird sofort gemeldet. AI-Chatbots und Sprachassistenten unterstützen zudem Empfangsdienste und Helpdesks.
Die Zukunft: AI im Facility Management als strategischer Partner
Die Erwartung unter den Teilnehmern war einhellig: AI wird sich in den kommenden Jahren bei der Analyse großer Datenmengen und beim Treffen operativer Entscheidungen weiter verbessern. Bedeutet das, dass Facility Manager überflüssig werden? Laut den Teilnehmern nein: “AI kann Analysen und Optimierungen durchführen, aber für Kreativität, Strategie und persönliche Interaktion braucht es weiterhin Menschen.”
Ein wiederkehrendes Thema war die Suche nach dem ultimativen AI-Assistenten, der Routineentscheidungen eigenständig treffen kann. Stellen Sie sich ein System vor, das genau weiß, wann Reinigung oder Wartung nötig ist, ohne menschliches Eingreifen. Zugleich wurde die Entwicklung von AI im Facility Management mit der des Automobils verglichen: “Das erste Auto kam um 1900, aber wir fuhren noch jahrzehntelang mit Pferden”, merkte ein Teilnehmer an. Kurz gesagt: AI wird bedeutende Veränderungen bringen, aber nicht über Nacht.
Ethische Dilemmata und Herausforderungen
Ein großer Teil der Diskussion drehte sich um die Risiken von AI, etwa Datenschutz und Datensicherheit. Unternehmen zögern, sensible Informationen in AI-Systeme zu laden. “Ich zögere, meine internen Präsentationen von ChatGPT optimieren zu lassen, aus Angst, dass die Daten durchsickern könnten”, räumte ein Teilnehmer ein. Zudem verlassen sich viele Unternehmen weiterhin auf streng kontrollierte AI-Tools, während Mitarbeitende mitunter eigeninitiativ alternative AI-Lösungen nutzen, sodass Datenschutz und Datensicherheit nach wie vor nicht gewährleistet sind.
Darüber hinaus gibt es Bedenken hinsichtlich Verzerrungen (Bias) und Fehlern in AI-Algorithmen. Entscheidungen auf Basis unvollständiger oder verzerrter Daten können unerwünschte Folgen haben. “Es entwickelt sich so schnell, dass wir sicherstellen müssen, dass AI korrekt eingesetzt wird”, betonte ein Experte. Transparenz darüber, wie AI zu ihren Schlussfolgerungen gelangt, ist für den Erhalt von Vertrauen unerlässlich.
Ein weiteres heikles Thema war der menschliche Faktor. Was passiert mit unseren eigenen Fähigkeiten, wenn AI immer mehr Aufgaben übernimmt? Ein Facility Manager sagte: “Ich finde AI im Facility Management großartig, aber sie macht mir auch Angst. Bald muss ich über nichts mehr nachdenken.” Zugleich verwies ein Kollege auf den Personalmangel: “AI nimmt keine Jobs weg; sie füllt Lücken, für die wir ohnehin schon niemanden haben.” Der Konsens war, dass AI im Facility Management zunächst vor allem operative Lasten verringert, sodass Facility Manager sich auf Strategie, Innovation und das menschliche Erlebnis konzentrieren können.
Die neue Rolle des Facility Managers
AI wird die Rolle von Facility Managern verändern. Viele Routineaufgaben wie Reservierungen und Reporting werden automatisiert. Das schafft Raum für proaktivere Tätigkeiten, etwa die Verbesserung der Mitarbeitererfahrung und die Umsetzung nachhaltiger Innovationen. Soft Skills, also Empathie, Kommunikation und Problemlösung, werden wichtiger denn je.
Außerdem wird von Facility Managern erwartet, datengestützte Entscheidungen zu treffen. “Wir müssen Experten darin werden, AI-Analysen zu interpretieren”, sagte ein Teilnehmer. Das erfordert neue Fähigkeiten und ein digitales Mindset. Ein interessanter Vorschlag aus der Diskussion war … Reverse Mentoring: junge Mitarbeitende helfen erfahrenen Kollegen, AI anzunehmen, während erfahrene Fachkräfte ihr strategisches Wissen weitergeben. Dieser gegenseitige Austausch fördert eine kooperative Lernkultur und stellt sicher, dass sowohl technologisches als auch strategisches Wissen geteilt und wirksam genutzt wird.
Fazit: AI als Katalysator für das Facility Management
Die Roundtable machte deutlich, dass AI das Facility Management nachhaltig prägen wird. Die Technologie bietet erhebliche Chancen für Effizienz und Innovation, wirft aber auch ethische und praktische Fragen auf. Facility Manager tun gut daran, jetzt in AI-Wissen zu investieren und mit neuen Anwendungen zu experimentieren.
Strategische Schritte, die sich aus der Diskussion ergaben:
- Lernen und experimentieren.: Tauchen Sie in AI-Tools ein und starten Sie kleine Pilotprojekte, um praktische Erfahrung zu sammeln.
- Ergebnisse zeigen.: Zeigen Sie die Wirkung von AI-Pilotprojekten auf Effizienz und Kundenzufriedenheit, um internen Rückhalt zu gewinnen.
- Richtlinien festlegen.: Arbeiten Sie mit IT und HR zusammen, um Leitlinien für den verantwortungsvollen Einsatz von AI zu formulieren.
- Den Menschen in den Fokus rücken.: Investieren Sie weiter in Soft Skills und sorgen Sie dafür, dass AI die menschliche Interaktion stärkt, statt sie zu ersetzen.
Die Botschaft war klar: AI ist ein Werkzeug, kein Ersatz für den Facility Manager. Wer jetzt den Schritt macht, AI anzunehmen, kann eine Vorreiterrolle bei der Transformation des Berufsfelds einnehmen. Wie Jasper es treffend formulierte: “Steigen Sie als Facility Manager in den AI-Zug ein und bestimmen Sie den Kurs. So machen wir die Zukunft des Facility Managements nicht nur effizienter, sondern auch menschlicher.”