El auge de la inteligencia artificial (IA) plantea preguntas fundamentales dentro del sector del facility management. “La IA toma el control. ¿Seguiremos necesitando facility managers en el futuro?” Con esta provocadora pregunta inicial, Jasper Essing, copropietario de Gfacility, condujo un animado debate sobre el impacto de la IA en el facility management. Durante una mesa redonda, con participantes de distintos países y sectores, se compartieron ejemplos prácticos, expectativas e inquietudes. Una cosa quedó clara: la IA es un punto de inflexión, pero la experiencia humana sigue siendo crucial.
IA en facility management: ¿oportunidad o amenaza? Un resumen de la mesa redonda entre expertos en facility management celebrada durante World Workplace Europe 2025.
La IA en la práctica: del mantenimiento predictivo a las reservas inteligentes
El debate comenzó con aplicaciones concretas de IA que ya se están implementando en el sector. Por ejemplo, se utilizan sensores y algoritmos inteligentes para el mantenimiento predictivo, donde los edificios “se autodiagnostican” cuando se necesita una intervención. Un participante del sector inmobiliario compartió experiencias sobre proyectos piloto en los que la IA detecta, mediante el análisis del sonido, si las máquinas funcionan correctamente, igual que lo haría un técnico experimentado. Aunque es prometedora, la tecnología todavía no es del todo escalable.
La IA también aporta nuevas perspectivas en cuanto al uso de los edificios. Un investigador de una universidad compartió un proyecto en el que el machine learning predice las visitas a la oficina, lo que permite a los equipos de facility planificar de forma más eficiente. Jasper ilustró cómo la IA puede contribuir a la comodidad del usuario: “En lugar de rellenar largos formularios para reportar una incidencia, un empleado simplemente hace una foto de una papelera llena. La IA reconoce el problema y envía automáticamente una solicitud al servicio de limpieza.” Además, la IA puede optimizar la disponibilidad de salas de reuniones analizando agendas y proponiendo el siguiente hueco compartido disponible.
Asimismo, se habló de la IA en facility management como herramienta para la seguridad y la hospitalidad. En grandes centros comerciales, la IA ayuda a supervisar las imágenes de las cámaras: un comportamiento inusual, como un camión inesperado a una hora extraña, se señala de inmediato. Los chatbots y asistentes de voz con IA también dan soporte a los servicios de recepción y a los help desks.
El futuro: la IA en facility management como socio estratégico
La expectativa entre los participantes fue unánime: la IA seguirá mejorando en el análisis de grandes volúmenes de datos y en la toma de decisiones operativas en los próximos años. Pero ¿significa esto que los facility managers quedarán obsoletos? Según los participantes, no: “La IA puede realizar análisis y optimizaciones, pero las personas siguen siendo necesarias para la creatividad, la estrategia y la interacción personal.”
Un tema recurrente fue la búsqueda del asistente de IA definitivo, capaz de tomar decisiones rutinarias de forma autónoma. Imagina un sistema que sepa exactamente cuándo hace falta limpieza o mantenimiento, sin intervención humana. Al mismo tiempo, se comparó la evolución de la IA en facility management con la del automóvil: “El primer coche apareció en 1900, pero seguimos usando caballos durante décadas”, señaló un participante. En resumen, la IA traerá cambios significativos, pero no de la noche a la mañana.
Dilemas éticos y desafíos
Buena parte del debate se centró en los riesgos de la IA, como la privacidad y la seguridad de los datos. Las empresas son reacias a subir información sensible a sistemas de IA. “Me da reparo dejar que ChatGPT optimice mis presentaciones internas por miedo a que los datos se filtren”, admitió un participante. Además, muchas empresas siguen confiando en herramientas de IA estrictamente controladas, mientras que los empleados a veces toman la iniciativa de usar soluciones de IA alternativas, lo que significa que la privacidad y la seguridad de los datos aún no están garantizadas.
También existen inquietudes sobre los sesgos y los errores en los algoritmos de IA. Las decisiones basadas en datos incompletos o distorsionados pueden tener consecuencias indeseadas. “Evoluciona tan rápido que tenemos que asegurarnos de que la IA se utiliza correctamente”, subrayó una experta. La transparencia sobre cómo la IA llega a sus conclusiones es esencial para mantener la confianza.
Otro asunto delicado fue el factor humano. ¿Qué ocurre con nuestras propias capacidades a medida que la IA asume más tareas? Un facility manager comentó: “Creo que la IA en facility management es estupenda, pero también me da miedo. Pronto no tendré que pensar en nada.” Al mismo tiempo, un colega señaló la escasez de personal: “La IA no quita puestos de trabajo; cubre huecos donde ya no tenemos a nadie.” El consenso fue que la IA en facility management, inicialmente, alivia sobre todo la carga operativa, lo que permite a los facility managers centrarse en la estrategia, la innovación y la experiencia humana.
El nuevo rol del facility manager
La IA transformará el rol de los facility managers. Muchas tareas rutinarias, como las reservas y los informes, se automatizarán. Esto deja espacio para actividades más proactivas, como mejorar la experiencia del empleado e implementar innovaciones sostenibles. Las habilidades blandas, como la empatía, la comunicación y la resolución de problemas, serán más importantes que nunca.
Además, se espera que los facility managers tomen decisiones basadas en datos. “Tenemos que convertirnos en expertos en interpretar los análisis de la IA”, dijo un participante. Esto requiere nuevas competencias y una mentalidad digital. Una sugerencia interesante del debate fue… el mentoring inverso: empleados jóvenes que ayudan al personal sénior a adoptar la IA, mientras los profesionales con experiencia transmiten su conocimiento estratégico. Este intercambio mutuo fomenta un entorno de aprendizaje colaborativo, garantizando que tanto el conocimiento tecnológico como el estratégico se compartan y se aprovechen de forma eficaz.
Conclusión: la IA como catalizador del facility management
La mesa redonda dejó claro que la IA tendrá un impacto duradero en el facility management. La tecnología ofrece oportunidades significativas de eficiencia e innovación, pero también plantea cuestiones éticas y prácticas. Los facility managers harían bien en invertir ya en conocimiento sobre IA y experimentar con nuevas aplicaciones.
Pasos estratégicos que surgieron del debate:
- Aprende y experimenta.: Sumérgete en las herramientas de IA y pon en marcha pequeños pilotos para ganar experiencia práctica.
- Muestra los resultados.: Demuestra el impacto de los pilotos de IA en la eficiencia y la satisfacción del cliente para conseguir apoyo interno.
- Establece directrices.: Colabora con IT y RR. HH. para formular políticas de uso responsable de la IA.
- Pon a las personas en el centro.: Sigue invirtiendo en habilidades blandas y asegúrate de que la IA potencie la interacción humana en lugar de sustituirla.
El mensaje fue claro: la IA es una herramienta, no un sustituto del facility manager. Quien dé el paso de adoptar la IA ahora podrá asumir un papel pionero en la transformación del sector. Como lo expresó acertadamente Jasper: “Como facility manager, súbete al tren de la IA y marca el rumbo. Así haremos que el futuro del facility management no solo sea más eficiente, sino también más humano.”