El software de gestión de servicios que funciona en Microsoft Teams y Outlook permite a los empleados crear y seguir solicitudes sin abrir un portal aparte. Hacen una pregunta o informan de algo en Teams o por correo, y el software lo convierte en un ticket, lo enruta y los mantiene al tanto en el mismo chat o buzón. Gfacility está construido para esto: un asistente de AI en Teams ayuda a las personas a crear una solicitud o a hacer una pregunta, y los AI Workers resuelven por sí mismos los tickets de rutina en lugar de solo derivarlos.
¿Por qué gestión de servicios en Teams y Outlook?
Casi todas las organizaciones tienen un portal para las solicitudes. Y en casi todas las organizaciones, una buena parte de las solicitudes sigue llegando a través de un mensaje de Teams, un correo o un compañero en el pasillo. No porque la gente no quiera, sino porque ya trabaja en Outlook y Teams y no quiere salir de ahí. El resultado: tickets fuera del sistema, datos incompletos e informes de SLA que no cuadran. La gestión de servicios que funciona dentro de Teams y Outlook le da la vuelta a esa lógica: el sistema va hacia el usuario, no al revés.
¿Qué es un asistente de AI en Microsoft Teams?
Un asistente de AI en Teams es un colega digital en el chat al que le haces una pregunta o que te ayuda a crear una solicitud cuidada. Completa los datos correctos, elige la categoría adecuada y deja la solicitud preparada como ticket, de modo que el usuario tenga poco que hacer.
Para el usuario se siente como una conversación; entre bastidores se forma un ticket completo. Eso reduce la barrera para informar de algo y mantiene tus datos completos, porque la solicitud llega de inmediato al sistema.
¿Cuál es la diferencia con un chatbot para tu portal?
Un chatbot responde preguntas o te envía igualmente a un portal para crear tu solicitud. Un asistente de AI hace el trabajo donde ya estás y lo entrega a los AI Workers que resuelven por sí mismos los tickets de rutina: clasificar, enrutar, escalar y cerrar. La diferencia está en lo que ocurre después de la conversación. Con un chatbot, el trabajo apenas empieza entonces; con los AI Workers, el trabajo de rutina ya suele estar hecho.
¿Esto sirve también para preguntas de facility y RR. HH.?
Depende de la plataforma. Una plataforma de enterprise service management reúne IT, facility y workplace en un solo motor. Una solicitud en Teams sobre un portátil averiado, una avería en el sistema de climatización o el onboarding de un nuevo compañero llega entonces al equipo adecuado por el mismo canal. Para el empleado hay una sola ventanilla: el chat que ya utiliza.
¿Cómo encaja Gfacility aquí?
Gfacility es una plataforma de enterprise service management AI-native con una integración profunda en Microsoft 365, Outlook y Teams. Los empleados crean y siguen el trabajo donde ya están, un asistente de AI ayuda a completar la solicitud, y los AI Workers gestionan por sí mismos el trabajo de rutina. La adopción, por tanto, no es un proyecto aparte, porque tu gente no aprende nada nuevo. ¿Quieres ver cómo funciona en tu entorno? Programa una presentación.
¿Qué aporta? Un ejemplo de la práctica
El municipio de ‘s-Hertogenbosch reunió cuatro helpdesks separados de IT y Facility en Gfacility, para 1.800 empleados y más de 2.500 tickets al mes. Alrededor de nueve de cada diez tickets entrantes se enrutan ahora automáticamente al equipo adecuado, y la satisfacción del cliente subió de aproximadamente 7,5 a 8,0. Ya nadie tiene que pensar si una pantalla rota en una sala de reuniones corresponde a IT o a Facility: la solicitud entra por un único punto de acceso y se atiende. Lee el caso de cliente completo para los detalles.
Preguntas frecuentes
¿Puedo crear una solicitud desde Microsoft Teams? +
Sí. Con una gestión de servicios que funciona en Teams haces una pregunta o informas de un problema en el chat, y el software lo convierte en un ticket y te mantiene al tanto en ese mismo chat. No abres ningún portal aparte.
¿Cuál es la diferencia entre un asistente de AI y un chatbot? +
Un chatbot responde preguntas o te envía a un portal. Un asistente de AI en Teams te ayuda a redactar una solicitud y puede, junto con los AI Workers, resolver por sí mismo los tickets de rutina en lugar de solo derivarlos.
¿La gestión de servicios en Teams sirve también para preguntas de facility y RR. HH.? +
Depende de la plataforma. Una plataforma de enterprise service management como Gfacility reúne IT, facility y workplace en un solo motor, de modo que una solicitud en Teams llega al equipo adecuado, sea cual sea el departamento.
¿Trabajar en Outlook y Teams mejora la adopción? +
Por lo general, sí. Los empleados ya usan Outlook y Teams a diario, así que no hay nada nuevo que aprender. Eso reduce la barrera para crear una solicitud, por lo que menos peticiones quedan fuera del sistema.