Una CMDB que gestiona los activos de IT y de instalaciones en un solo sistema registra todos tus activos en una base de datos de configuración central, desde portátiles y licencias de software hasta sistemas de climatización y máquinas de café. Gfacility combina la gestión de servicios de IT (ITSM) y la gestión de instalaciones (FMIS) sobre el mismo conjunto de datos, de modo que una incidencia, el activo al que se refiere y el departamento responsable están siempre vinculados. Trabajas a partir de un único registro en lugar de dos listas que poco a poco se van desincronizando.
¿Qué es una CMDB?
CMDB (Configuration Management Database): un registro central de tus activos y sus relaciones, incluido el propietario, la ubicación, el estado y las incidencias o contratos asociados. En una configuración combinada, los activos de IT y los de instalaciones conviven en la misma base de datos.
La diferencia con una simple lista de activos está en esas relaciones. Una CMDB sabe no solo que un portátil existe, sino también quién lo usa, en qué ubicación, bajo qué contrato y qué incidencias se han recibido sobre él.
¿Por qué mantener los activos de IT y de instalaciones en un solo sistema?
La mayoría de las organizaciones gestionan IT e instalaciones en herramientas separadas. Eso da lugar a registros duplicados, exportaciones combinadas en Excel e incidencias que se quedan atascadas entre dos departamentos. Una CMDB compartida elimina esas barreras.
Con un único conjunto de datos diriges una incidencia automáticamente al departamento correcto según el activo y la ubicación. Y elaboras informes sobre costes, mantenimiento y SLA desde una sola fuente, no desde dos sistemas que se contradicen entre sí.
¿Dos sistemas separados o una CMDB compartida?
La siguiente tabla compara los dos enfoques.
| Pregunta | Dos sistemas separados | Una CMDB compartida |
|---|---|---|
| ¿Dónde está un activo? | En dos bases de datos, a veces duplicado | Un registro, un propietario |
| ¿Quién atiende una incidencia? | Traspaso manual entre IT y FM | Enrutado automáticamente por activo y ubicación |
| Informes | Combinar exportaciones en Excel | Una fuente para costes y SLA |
| Adopción | Dos portales, dos inicios de sesión | Funciona en Outlook, Teams y Google |
¿En qué se diferencia Gfacility de una herramienta independiente de ITSM o FMIS?
Gfacility está creado para ejecutar los procesos de IT e instalaciones sobre el mismo conjunto de datos, no como dos módulos que conectas después. Creas una incidencia en Outlook, Teams o mediante un código QR en el propio activo, sin un portal aparte. La AI ayuda a clasificar y puede ejecutar tareas rutinarias en lugar de limitarse a trasladar una incidencia.
Organizaciones como PwC, DPG Media y el Ayuntamiento de ‘s-Hertogenbosch utilizan Gfacility para sus procesos de servicio e instalaciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es la diferencia entre una CMDB y un registro de activos? +
Un registro de activos es una lista de bienes. Una CMDB también recoge las relaciones: quién usa un activo, en qué ubicación, bajo qué contrato y qué incidencias están asociadas a él. Eso permite vincular una incidencia directamente al activo correcto.
¿De verdad se pueden gestionar los activos de IT y de instalaciones en la misma CMDB? +
Sí. En una plataforma combinada como Gfacility, los activos de IT como portátiles y licencias y los activos de instalaciones como sistemas y salas conviven en la misma base de datos, con la misma lógica de incidencias y contratos.
¿Hacen falta dos herramientas distintas para esto? +
No. El sentido de una CMDB compartida es precisamente que el ITSM y el FMIS funcionen sobre un único conjunto de datos, de modo que ya no tengas que combinar exportaciones entre dos sistemas.
¿Funciona con Microsoft Teams y Outlook? +
Sí. Con Gfacility creas y haces seguimiento de las incidencias desde Outlook, Teams y Google, así que los empleados no tienen que aprender a usar un portal aparte.