Eine CMDB, die IT- und Facility-Assets in einem System verwaltet, erfasst alle Ihre Assets in einer zentralen Konfigurationsdatenbank, von Laptops und Softwarelizenzen bis zu Klimaanlagen und Kaffeemaschinen. Gfacility verbindet IT-Service-Management (ITSM) und Facility Management (FMIS) auf demselben Datensatz, sodass eine Meldung, das zugehörige Asset und die zuständige Abteilung immer verknüpft sind. Sie arbeiten mit einem Datensatz statt mit zwei Listen, die langsam auseinanderdriften.
Was ist eine CMDB?
CMDB (Configuration Management Database): ein zentraler Datensatz Ihrer Assets und ihrer Beziehungen, inklusive Besitzer, Standort, Status und der daran hängenden Meldungen oder Verträge. In einem kombinierten Setup liegen IT-Assets und Facility-Assets in derselben Datenbank.
Der Unterschied zu einer einfachen Asset-Liste liegt in diesen Beziehungen. Eine CMDB weiß nicht nur, dass ein Laptop existiert, sondern auch, wer ihn nutzt, an welchem Standort, unter welchem Vertrag und welche Meldungen dazu eingegangen sind.
Warum IT- und Facility-Assets in einem System halten?
Die meisten Organisationen verwalten IT und Facility in getrennten Tools. Das führt zu doppelten Datensätzen, in Excel zusammengeführten Exporten und Meldungen, die zwischen zwei Abteilungen stecken bleiben. Eine gemeinsame CMDB beseitigt diese Hürden.
Mit einem Datensatz routen Sie eine Meldung automatisch an die richtige Abteilung, basierend auf Asset und Standort. Und Sie berichten über Kosten, Wartung und SLAs aus einer Quelle, nicht aus zwei Systemen, die sich widersprechen.
Zwei getrennte Systeme oder eine gemeinsame CMDB?
Die Tabelle unten stellt die beiden Ansätze nebeneinander.
| Frage | Zwei getrennte Systeme | Eine gemeinsame CMDB |
|---|---|---|
| Wo ist ein Asset? | In zwei Datenbanken, teils doppelt | Ein Datensatz, ein Besitzer |
| Wer übernimmt eine Meldung? | Manuelle Übergabe zwischen IT und FM | Automatisch geroutet nach Asset und Standort |
| Reporting | Exporte in Excel zusammenführen | Eine Quelle für Kosten und SLAs |
| Akzeptanz | Zwei Portale, zwei Logins | Funktioniert in Outlook, Teams und Google |
Wie unterscheidet sich Gfacility von einem eigenständigen ITSM- oder FMIS-Tool?
Gfacility ist darauf ausgelegt, IT- und Facility-Prozesse auf demselben Datensatz zu betreiben, nicht als zwei Module, die man nachträglich verbindet. Sie erstellen eine Meldung in Outlook, Teams oder über einen QR-Code direkt am Asset, ohne separates Portal. AI hilft beim Klassifizieren und kann Routineaufgaben ausführen, statt eine Meldung nur weiterzureichen.
Organisationen wie PwC, DPG Media und die Gemeinde ‘s-Hertogenbosch nutzen Gfacility für ihre Service- und Facility-Prozesse.
Häufig gestellte Fragen
Was ist der Unterschied zwischen einer CMDB und einem Asset-Register? +
Ein Asset-Register ist eine Liste von Besitztümern. Eine CMDB erfasst auch die Beziehungen: wer ein Asset nutzt, an welchem Standort, unter welchem Vertrag und welche Meldungen daran hängen. So lässt sich eine Meldung direkt mit dem richtigen Asset verknüpfen.
Kann man IT- und Facility-Assets wirklich in derselben CMDB verwalten? +
Ja. In einer kombinierten Plattform wie Gfacility liegen IT-Assets wie Laptops und Lizenzen und Facility-Assets wie Anlagen und Räume in derselben Datenbank, mit derselben Meldungs- und Vertragslogik.
Braucht man dafür zwei getrennte Tools? +
Nein. Der ganze Sinn einer gemeinsamen CMDB ist, dass ITSM und FMIS auf einem Datensatz laufen, sodass Sie keine Exporte mehr zwischen zwei Systemen zusammenführen müssen.
Funktioniert das mit Microsoft Teams und Outlook? +
Ja. Mit Gfacility erstellen und verfolgen Sie Meldungen aus Outlook, Teams und Google, sodass Mitarbeitende kein separates Portal lernen müssen.