Servicemanagement-software die werkt in Microsoft Teams en Outlook laat medewerkers meldingen maken en volgen zonder een apart portaal te openen. Ze stellen een vraag of melden iets in Teams of per mail, en de software maakt er een ticket van, routeert het en houdt ze op de hoogte in dezelfde chat of mailbox. Gfacility is hierop gebouwd: een AI-assistent in Teams helpt mensen een melding te maken of een vraag te stellen, en AI Workers handelen routinetickets zelf af in plaats van ze alleen door te sturen.
Waarom servicemanagement in Teams en Outlook?
Bijna elke organisatie heeft een portaal voor meldingen. En in bijna elke organisatie komt een groot deel van de meldingen alsnog binnen via een Teams-bericht, een mail of een collega op de gang. Niet omdat mensen onwillig zijn, maar omdat ze al in Outlook en Teams werken en daar niet uit willen. Het gevolg: tickets buiten het systeem, onvolledige data en SLA-rapportages die niet kloppen. Servicemanagement dat in Teams en Outlook zelf werkt draait die logica om: het systeem komt naar de gebruiker, niet andersom.
Wat is een AI-assistent in Microsoft Teams?
Een AI-assistent in Teams is een digitale collega in de chat waar je een vraag aan stelt of die je helpt om een nette melding te maken. Hij vult de juiste gegevens aan, kiest de juiste categorie en zet de melding klaar als ticket, zodat de gebruiker er weinig aan hoeft te doen.
Voor de gebruiker voelt het als een gesprek; achter de schermen ontstaat een compleet ticket. Dat verlaagt de drempel om iets te melden en houdt je data wel volledig, omdat de melding meteen in het systeem terechtkomt.
Wat is het verschil met een chatbot voor je portaal?
Een chatbot beantwoordt vragen of stuurt je alsnog naar een portaal om je melding te maken. Een AI-assistent doet het werk waar je al bent en geeft het door aan AI Workers die routinetickets zelf afhandelen: triageren, routeren, escaleren en sluiten. Het verschil is wat er na het gesprek gebeurt. Bij een chatbot begint het werk dan pas; bij AI Workers is het routinewerk vaak al gedaan.
Werkt dit ook voor facility- en HR-vragen?
Dat hangt af van het platform. Een enterprise service management platform brengt IT, facility en workplace op een engine. Een melding in Teams over een kapotte laptop, een storing aan de klimaatinstallatie of een onboarding van een nieuwe collega komt dan via hetzelfde kanaal bij het juiste team terecht. Voor de medewerker is er een loket: de chat die hij toch al gebruikt.
Hoe past Gfacility hierin?
Gfacility is een AI-native enterprise service management platform met diepe integratie in Microsoft 365, Outlook en Teams. Medewerkers melden en volgen werk waar ze al zijn, een AI-assistent helpt de melding compleet te maken, en AI Workers handelen routinewerk zelf af. Adoptie is daardoor geen apart project, want je mensen leren niets nieuws. Wil je zien hoe dat in jouw omgeving werkt, plan dan een kennismaking.
Wat levert het op? Een voorbeeld uit de praktijk
Gemeente ‘s-Hertogenbosch bracht vier losse helpdesks van IT en Facility samen op Gfacility, voor 1.800 medewerkers en ruim 2.500 tickets per maand. Ongeveer negen op de tien binnenkomende tickets worden nu automatisch naar het juiste team gerouteerd, en de klanttevredenheid steeg van ongeveer 7,5 naar 8,0. Niemand hoeft meer te bedenken of een kapot scherm in een vergaderzaal bij IT of Facility hoort: de melding komt binnen via een ingang en wordt opgepakt. Lees de volledige klantcase voor de details.
Veelgestelde vragen
Kan ik vanuit Microsoft Teams een melding maken? +
Ja. Met servicemanagement dat in Teams werkt stel je een vraag of meld je een probleem in de chat, waarna de software er een ticket van maakt en je in dezelfde chat op de hoogte houdt. Je opent geen apart portaal.
Wat is het verschil tussen een AI-assistent en een chatbot? +
Een chatbot beantwoordt vragen of stuurt je naar een portaal. Een AI-assistent in Teams helpt je een melding op te stellen en kan, samen met AI Workers, routinetickets zelf afhandelen in plaats van ze alleen door te sturen.
Werkt servicemanagement in Teams ook voor facility- en HR-vragen? +
Dat hangt af van het platform. Een enterprise service management platform zoals Gfacility brengt IT, facility en workplace op een engine, zodat een melding in Teams bij het juiste team terechtkomt, ongeacht de afdeling.
Verbetert werken in Outlook en Teams de adoptie? +
Meestal wel. Medewerkers gebruiken Outlook en Teams al dagelijks, dus er valt niets nieuws te leren. Dat verlaagt de drempel om een melding te maken, waardoor minder verzoeken buiten het systeem om blijven liggen.