Programvara för service management som fungerar i Microsoft Teams och Outlook låter medarbetare skapa och följa ärenden utan att öppna en separat portal. De ställer en fråga eller anmäler något i Teams eller via mejl, och programmet gör ett ärende av det, dirigerar det och håller dem uppdaterade i samma chatt eller inkorg. Gfacility är byggt för detta: en AI-assistent i Teams hjälper människor att skapa ett ärende eller ställa en fråga, och AI Workers löser själva rutinärenden i stället för att bara skicka dem vidare.
Varför service management i Teams och Outlook?
Nästan varje organisation har en portal för ärenden. Och i nästan varje organisation kommer en stor del av ärendena ändå in via ett Teams-meddelande, ett mejl eller en kollega i korridoren. Inte för att människor är ovilliga, utan för att de redan jobbar i Outlook och Teams och inte vill lämna dem. Resultatet: ärenden utanför systemet, ofullständiga data och SLA-rapporter som inte stämmer. Service management som fungerar i Teams och Outlook själva vänder på den logiken: systemet kommer till användaren, inte tvärtom.
Vad är en AI-assistent i Microsoft Teams?
En AI-assistent i Teams är en digital kollega i chatten som du ställer en fråga till eller som hjälper dig att skapa ett snyggt ärende. Den fyller i rätt uppgifter, väljer rätt kategori och förbereder ärendet som ett ticket, så att användaren har lite att göra.
För användaren känns det som ett samtal; bakom kulisserna växer ett komplett ärende fram. Det sänker tröskeln för att anmäla något och håller dina data fullständiga, eftersom ärendet hamnar i systemet direkt.
Vad är skillnaden mot en chatbot för din portal?
En chatbot besvarar frågor eller skickar dig ändå till en portal för att skapa ditt ärende. En AI-assistent gör jobbet där du redan är och lämnar över det till AI Workers som själva löser rutinärenden: triagerar, dirigerar, eskalerar och stänger. Skillnaden ligger i vad som händer efter samtalet. Med en chatbot börjar arbetet först då; med AI Workers är rutinarbetet ofta redan gjort.
Fungerar detta även för facility- och HR-frågor?
Det beror på plattformen. En enterprise service management-plattform samlar IT, facility och workplace på en motor. Ett ärende i Teams om en trasig laptop, ett fel på klimatanläggningen eller onboarding av en ny kollega når då rätt team via samma kanal. För medarbetaren finns en lucka: chatten som hen ändå använder.
Hur passar Gfacility in i detta?
Gfacility är en AI-native enterprise service management-plattform med djup integration i Microsoft 365, Outlook och Teams. Medarbetare anmäler och följer arbete där de redan är, en AI-assistent hjälper till att göra ärendet komplett, och AI Workers sköter själva rutinarbetet. Adoption är därför inte ett separat projekt, eftersom dina medarbetare inte lär sig något nytt. Vill du se hur det fungerar i din miljö? Boka en genomgång.
Vad ger det? Ett exempel från praktiken
Kommunen ‘s-Hertogenbosch samlade fyra separata helpdesks från IT och Facility på Gfacility, för 1 800 medarbetare och drygt 2 500 ärenden per månad. Ungefär nio av tio inkommande ärenden dirigeras nu automatiskt till rätt team, och kundnöjdheten steg från omkring 7,5 till 8,0. Ingen behöver längre fundera på om en trasig skärm i ett mötesrum hör till IT eller Facility: ärendet kommer in via en ingång och tas om hand. Läs hela kundcaset för detaljerna.
Vanliga frågor
Kan jag skapa ett ärende direkt från Microsoft Teams? +
Ja. Med service management som fungerar i Teams ställer du en fråga eller anmäler ett problem i chatten, varefter programmet gör ett ärende av det och håller dig uppdaterad i samma chatt. Du öppnar ingen separat portal.
Vad är skillnaden mellan en AI-assistent och en chatbot? +
En chatbot besvarar frågor eller skickar dig till en portal. En AI-assistent i Teams hjälper dig att skapa ett ärende och kan, tillsammans med AI Workers, själv lösa rutinärenden i stället för att bara skicka dem vidare.
Fungerar service management i Teams även för facility- och HR-frågor? +
Det beror på plattformen. En enterprise service management-plattform som Gfacility samlar IT, facility och workplace på en motor, så att ett ärende i Teams når rätt team oavsett avdelning.
Förbättrar arbete i Outlook och Teams adoptionen? +
Oftast ja. Medarbetare använder redan Outlook och Teams dagligen, så det finns inget nytt att lära sig. Det sänker tröskeln för att skapa ett ärende, vilket gör att färre förfrågningar blir liggande utanför systemet.