Um quiosque de gestão de visitantes é o ponto de check-in de autosserviço na sua receção: um convidado lê o QR code do convite ou escreve o nome, e o software regista a visita, avisa o anfitrião e imprime um crachá. Um bom software de quiosque de gestão de visitantes faz isto em segundos, corre num tablet que já tem e mantém os dados de visitantes conformes com o RGPD. A seguir fica o que o software deve tratar de ponta a ponta e como comparar as opções.
O que faz o software de quiosque de gestão de visitantes?
Transforma a sua receção numa estação de autosserviço. Um visitante pré-regista-se ou aparece, faz check-in no quiosque com um QR code ou escrevendo os dados, e fica registado como presente. O anfitrião é avisado automaticamente, um crachá é impresso, e a saída é registada quando o visitante sai. O objetivo é uma chegada calma e profissional, sem que alguém da receção percorra o edifício à procura do anfitrião.
Em resumo: um quiosque de gestão de visitantes é a aplicação de autosserviço num tablet de receção que deixa os convidados fazerem check-in, avisa o anfitrião, imprime um crachá e regista a saída, para que as chegadas aconteçam sem uma receção com pessoal.
Ao que estar atento num software de quiosque de gestão de visitantes?
Olhe para além do ecrã de boas-vindas. As partes que contam são as que um rececionista sente todos os dias.
| Ao que estar atento | Porque importa |
|---|---|
| Check-in autónomo com QR e entrada manual | Os convidados pré-registados leem e passam; os espontâneos também entram sem fila. |
| Notificação automática do anfitrião | O anfitrião fica a saber da chegada do convidado no canal que já usa, como o Microsoft Teams ou o e-mail, para que ninguém espere na receção. |
| Impressão de crachá e saída | Um crachá impresso e uma saída registada dão-lhe um registo preciso e datado de quem esteve presente. |
| Pré-registo e convites | Um convite com QR code enviado antecipadamente transforma o check-in numa leitura de dois segundos. |
| Tratamento do RGPD | Os registos de visitantes são dados pessoais; o sistema deve anonimizá-los ou apagá-los automaticamente após um período de conservação definido. |
| Corre em hardware padrão | Um iPad ou tablet Android na receção ganha a um terminal proprietário que tem de comprar e manter. |
Um quiosque de visitantes deve ligar-se ao Outlook e ao Teams?
Sim, se quiser que as pessoas o usem de facto. Um quiosque que vive numa ilha própria significa que a receção continua a reencaminhar mensagens à mão. Quando o quiosque está integrado no Microsoft 365, o anfitrião recebe uma mensagem no Teams no momento em que o convidado faz check-in e pode confirmar a receção com um toque. A adoção não é um projeto de formação quando a notificação chega onde as suas pessoas já trabalham.
Como é que um quiosque de visitantes se mantém conforme com o RGPD?
Um registo de visitantes é um historial de pessoas identificadas que entram no seu edifício, portanto dados pessoais ao abrigo do RGPD. O software deve deixá-lo definir um período de conservação e depois anonimizar ou apagar os registos automaticamente, em vez de manter uma lista sem fim de todos os que alguma vez visitaram. Faça duas perguntas a qualquer fornecedor: onde ficam guardados os dados e o que acontece a um registo de visitante depois da reunião.
Só quiosque ou parte de uma plataforma?
A maioria dos quiosques de visitantes é uma ferramenta pontual: fazem o check-in e ficam por aí. Tudo bem se o check-in for o seu único problema. Mas o visitante raramente é a única coisa que acontece na receção, o mesmo dia traz uma sala para reservar, uma porta partida para reportar e uma entrega para registar. A Gfacility corre a gestão de visitantes como um módulo de uma única plataforma de enterprise service management (ESM) que também cobre a reserva de salas, a sinalização de salas e o helpdesk de facility, num só motor. O convidado faz check-in no quiosque, o anfitrião é avisado no Teams, e a sala reservada, o crachá e o seguimento vivem todos no mesmo sistema. Uma ferramenta para gerir, um só lugar para consultar.
Se vai substituir um livro de registo em papel ou uma app de quiosque autónoma, escreva primeiro todo o percurso de chegada que quer, do convite à saída, e avalie cada opção face a ele. Veja como a Gfacility trata o percurso do visitante, ou marque uma conversa de descoberta para o percorrer a pensar na sua própria receção.
Perguntas frequentes
O que é o software de quiosque de gestão de visitantes? +
É a aplicação de autosserviço num tablet ou terminal de receção que deixa os convidados fazerem check-in sozinhos. Um visitante lê um QR code do convite ou escreve o nome, o sistema regista a chegada, avisa o anfitrião, imprime um crachá e regista a saída quando sai.
Os visitantes têm de se pré-registar para usar um quiosque? +
Não. O pré-registo transforma o check-in numa leitura rápida de QR code, mas um bom quiosque também deixa os visitantes espontâneos escreverem o nome e o anfitrião na hora. Ambos os caminhos criam o mesmo registo no local.
Um quiosque de visitantes pode avisar o anfitrião automaticamente? +
Sim. Quando o quiosque está ligado ao Microsoft 365, o anfitrião recebe uma mensagem no Microsoft Teams ou por e-mail no momento em que o convidado faz check-in, e pode confirmar a receção com um toque, para que ninguém espere na receção.
Os dados de visitantes de um quiosque cumprem o RGPD? +
Podem cumprir, se o software estiver configurado para isso. Os registos de visitantes são dados pessoais, por isso o sistema deve guardá-los de forma segura e anonimizá-los ou apagá-los automaticamente após um período de conservação definido, em vez de manter um registo sem fim.
Qual a diferença entre um quiosque autónomo e uma plataforma? +
Um quiosque autónomo só trata do check-in. Uma plataforma como a Gfacility corre a gestão de visitantes a par da reserva de salas, da sinalização e do helpdesk de facility num só motor, para que chegadas, reservas e pedidos partilhem um sistema em vez de várias ferramentas desligadas.