Une borne d’accueil visiteurs est le point d’enregistrement en libre-service de votre réception : un invité scanne le QR-code de son invitation ou saisit son nom, et le logiciel enregistre la visite, prévient l’hôte et imprime un badge. Un bon logiciel de borne d’accueil visiteurs fait cela en quelques secondes, tourne sur une tablette que vous possédez déjà et garde les données visiteurs conformes au RGPD. Voici ce que le logiciel doit gérer de bout en bout, et comment comparer les options.
Que fait un logiciel de borne d’accueil visiteurs ?
Il transforme votre accueil en station libre-service. Un visiteur se préinscrit ou se présente, s’enregistre à la borne avec un QR-code ou en saisissant ses coordonnées, et est enregistré comme présent. L’hôte est prévenu automatiquement, un badge est imprimé, et le départ est enregistré quand le visiteur s’en va. Le but est une arrivée calme et professionnelle, sans que quelqu’un de l’accueil parcoure le bâtiment à la recherche de l’hôte.
En bref : une borne d’accueil visiteurs est l’application en libre-service sur une tablette d’accueil qui permet aux invités de s’enregistrer, prévient l’hôte, imprime un badge et enregistre le départ, pour que les arrivées se fassent sans accueil physiquement tenu.
Que regarder dans un logiciel de borne d’accueil visiteurs ?
Regardez au-delà de l’écran de bienvenue. Les éléments qui comptent sont ceux qu’un agent d’accueil ressent chaque jour.
| À regarder | Pourquoi c’est important |
|---|---|
| Enregistrement autonome par QR et saisie manuelle | Les invités préinscrits scannent et passent ; les spontanés passent aussi sans file d’attente. |
| Notification automatique de l’hôte | L’hôte apprend l’arrivée de son invité dans le canal qu’il utilise déjà, comme Microsoft Teams ou l’e-mail, pour que personne n’attende à l’accueil. |
| Impression de badge et départ | Un badge imprimé et un départ enregistré vous donnent un journal précis et horodaté de qui était présent. |
| Préinscription et invitations | Une invitation avec QR-code envoyée à l’avance transforme l’enregistrement en un scan de deux secondes. |
| Gestion RGPD | Les enregistrements de visiteurs sont des données personnelles ; le système doit les anonymiser ou les supprimer automatiquement après une durée de conservation définie. |
| Tourne sur du matériel standard | Un iPad ou une tablette Android à l’accueil vaut mieux qu’un terminal propriétaire à acheter et à entretenir. |
Une borne visiteurs doit-elle se connecter à Outlook et Teams ?
Oui, si vous voulez que les gens l’utilisent vraiment. Une borne qui vit sur son île signifie que l’accueil transfère encore les messages à la main. Lorsque la borne est reliée à Microsoft 365, l’hôte reçoit un message Teams dès que son invité s’enregistre et peut confirmer la prise en charge d’un seul tap. L’adoption n’est pas un projet de formation quand la notification arrive là où vos équipes travaillent déjà.
Comment une borne visiteurs reste-t-elle conforme au RGPD ?
Un journal de visiteurs est un enregistrement de personnes nommées entrant dans votre bâtiment, donc des données personnelles au sens du RGPD. Le logiciel doit vous laisser fixer une durée de conservation puis anonymiser ou supprimer les enregistrements automatiquement, plutôt que de garder une liste sans fin de tous ceux qui sont un jour venus. Posez deux questions à chaque fournisseur : où les données sont-elles stockées, et qu’advient-il d’un enregistrement de visiteur après le rendez-vous.
Borne seule, ou partie d’une plateforme ?
La plupart des bornes d’accueil visiteurs sont un outil ponctuel : elles font l’enregistrement et s’arrêtent là. C’est très bien si l’enregistrement est votre seul problème. Mais le visiteur est rarement la seule chose qui se passe à l’accueil, la même journée apporte une salle à réserver, une porte cassée à signaler et une livraison à consigner. Gfacility fait tourner la gestion des visiteurs comme un module d’une seule plateforme d’enterprise service management (ESM) qui couvre aussi la réservation de salles, l’affichage de salle et le helpdesk facility, sur un seul moteur. L’invité s’enregistre à la borne, l’hôte est prévenu dans Teams, et la salle réservée, le badge et le suivi vivent tous dans le même système. Un outil à faire tourner, un seul endroit où regarder.
Si vous remplacez un registre papier ou une appli de borne autonome, écrivez d’abord tout le parcours d’arrivée que vous voulez, de l’invitation au départ, et évaluez chaque option à cette aune. Voyez comment Gfacility gère le parcours visiteur, ou réservez un échange de découverte pour le parcourir avec votre propre accueil en tête.
Questions fréquentes
Qu'est-ce qu'un logiciel de borne d'accueil visiteurs ? +
C'est l'application en libre-service sur une tablette ou un terminal d'accueil qui permet aux invités de s'enregistrer eux-mêmes. Un visiteur scanne un QR-code de son invitation ou saisit son nom, le système enregistre l'arrivée, prévient l'hôte, imprime un badge et enregistre le départ.
Les visiteurs doivent-ils se préinscrire pour utiliser une borne ? +
Non. La préinscription transforme l'enregistrement en un rapide scan de QR-code, mais une bonne borne laisse aussi les visiteurs spontanés saisir leur nom et leur hôte sur place. Les deux voies créent le même enregistrement sur site.
Une borne visiteurs peut-elle prévenir l'hôte automatiquement ? +
Oui. Lorsque la borne est connectée à Microsoft 365, l'hôte reçoit un message dans Microsoft Teams ou par e-mail dès que son invité s'enregistre, et peut confirmer la prise en charge d'un seul tap, pour que personne n'attende à l'accueil.
Les données visiteurs d'une borne sont-elles conformes au RGPD ? +
Elles peuvent l'être si le logiciel est configuré pour cela. Les enregistrements de visiteurs sont des données personnelles, le système doit donc les stocker de façon sûre et les anonymiser ou les supprimer automatiquement après une durée de conservation définie, plutôt que de tenir un journal sans fin.
Quelle différence entre une borne autonome et une plateforme ? +
Une borne autonome ne gère que l'enregistrement. Une plateforme comme Gfacility fait tourner la gestion des visiteurs aux côtés de la réservation de salles, de l'affichage et du helpdesk facility sur un seul moteur, pour que arrivées, réservations et demandes partagent un système plutôt que plusieurs outils déconnectés.