Sistema de gestão de visitantes: uma ferramenta para organizações
Os sistemas de gestão de visitantes são ferramentas que ajudam as organizações a criar e a implementar as suas políticas. À medida que as empresas percebem o valor de acompanhar os visitantes, muitas organizações estão a passar dos livros de registo em papel para sistemas digitais. Estes sistemas fazem mais do que apenas registar quem entra; também acompanham quanto tempo os visitantes ficam!
Os visitantes podem ser uma valiosa fonte de receita, mas só se forem geridos corretamente. As políticas e os processos variam consoante a organização ou o tipo de instalação, mas são essenciais para manter o controlo do que se pode esperar. A gestão de visitantes deve ser uma parte orgulhosa das suas operações!
Para algumas organizações, basta registar um nome. Outras organizações, com requisitos de segurança mais rigorosos, podem precisar de mais passos, como fornecer crachás ou documentos legais, para garantir que apenas pessoas autorizadas têm acesso ao edifício ou ao escritório.
Como funcionam os sistemas digitais de gestão de visitantes
- Check-in Ao chegar, o visitante introduz o seu nome e dados num dispositivo eletrónico, como um tablet ou um computador. Se necessário, tira uma selfie ou assina documentos digitalmente.
- Notificações O colaborador recebe uma notificação assim que o visitante chega. O sistema alerta automaticamente a pessoa certa, abre eventuais portas de acesso e garante que as verificações de segurança ocorrem sem atrasos.
- Acolhimento caloroso O pessoal está pronto para acolher calorosamente os visitantes, independentemente da hora ou da pessoa.
Funcionalidades importantes a ter em conta
- Registo digital de visitantes Os dados dos visitantes são armazenados de forma segura e podem ser sempre acedidos.
- Processo de check-in simples Com os sistemas digitais, é fácil ver quem entrou e quanto tempo ficou.
- Documentos legais A segurança começa com os documentos legais certos, que protegem informação de negócio importante.
- Impressão de crachás A impressão automática de crachás facilita a aplicação das políticas da empresa e a identificação dos visitantes.
- Registo Registe quem entra e quando, para que possa lidar facilmente com alterações de última hora.
- Branding personalizado Reforce a sua marca com logótipos, cores e cartões que correspondem à sua identidade corporativa.
- Tirar fotografias Tirar fotografias ajuda a identificar visitantes e a monitorizar atividade suspeita.
- Integração Dados como nomes, fotografias e impressões digitais são armazenados de forma segura e ficam prontos para verificação futura.
Como a gestão digital de visitantes ajuda
- Uma melhor primeira impressão Um sistema moderno e digital garante uma imagem profissional e uma receção organizada.
- Partilhar informação de forma eficiente Os documentos em papel e os crachás manuscritos deixam de ser necessários. A Gfacility automatiza as notificações e garante uma gestão eficiente.
- Segurança reforçada Saiba exatamente quem está presente e quando. Isto ajuda a manter os visitantes indesejados de fora.
- Requisitos de conformidade complexos Cumpra facilmente os regulamentos de conformidade ao capturar os dados dos visitantes de forma segura e completa.
- Recolha de informação flexível Adapte o sistema a perguntas ou necessidades específicas e garanta que todos os dados relevantes são capturados.