Gfacility vs Ultimo: één engine voor ITSM, FM en Workplace

Gfacility vs Ultimo

Ultimo (nu onderdeel van IFS) is een sterk Nederlands enterprise asset management (EAM)-platform met diepe onderhouds- en asset-roots. Gfacility is gebouwd voor het team dat IT, Facility en Workplace op één engine wil met autonome AI-agents die service-verzoeken end-to-end afsluiten, naast asset- en onderhoudsflows.

AI Act-ready

EU-first hosting

ISO 27001

AVG

In één oogopslag

Cross-domein standaard

IT, Facility, Workplace en Bezoekers op één engine. Ultimo is EAM- en onderhouds-eerst; ITSM en Workplace zijn niet de kern.

Autonome AI, geen alleen workflow

Gfacility AI-agents sluiten verzoeken end-to-end. Ultimo's AI-werk is in ontwikkeling, primair gericht op onderhoudsanalytics en voorspellende inzichten.

Binnen weken live, geen kwartalen

Native importer voor Ultimo-assets, werkorders en onderhoudsplannen. Cutover met hypercare in twee weken; Ultimo-rollouts duren doorgaans 3-9 maanden.

Voorspelbare, transparante prijs

Transparante per-user prijs, geen module-add-ons. Ultimo is module-geprijsd over onderhouds-, veiligheids-, compliance- en asset-lijnen, doorgaans op enterprise-contracten.

Uitgebreide vergelijking

Gfacility vs Ultimo
	Gfacility	Ultimo (IFS)
Domein-scope	IT + Facility + Workplace + Bezoekers op één engine	EAM- en onderhouds-eerst; veiligheids-, compliance- en energiemodules
AI-aanpak	Autonome AI-agents die verzoeken end-to-end sluiten	AI-functies in ontwikkeling; voorspellend onderhoud is de primaire lijn
Time-to-value	Binnen weken live met hypercare	Doorgaans 3 tot 9 maanden, vaak partner-geleid
Prijsmodel	Transparante per-user prijs, geen module-add-ons	Module-gebaseerd over EAM, onderhoud, veiligheid en compliance
Totale kostenontwikkeling	Voorspelbaar - één rekening, geen per-actie-toeslagen	Enterprise-contracten die schalen met module-adoptie en assetcount
Platformmodel	True SaaS - één versie, AI-native vanaf dag één	SaaS vandaag, met on-prem historie; onderdeel van IFS sinds 2022
Onderhouds- / EAM-diepte	Sterk op workplace- en facility-oppervlak; geen pure EAM	Diep - kern van het product, met veiligheids- en compliancemodules
ITSM-capaciteit	Volledig ITIL 4 - incident, change, problem, request, kennis, levende CMDB	Beperkt; meestal gekoppeld aan een aparte ITSM-tool
EU-dataresidency	EU-first, ISO 27001, AVG ingebouwd	Nederlands hoofdkantoor, EU-gehost, sterke EU-compliance-houding
Migratie vanaf Ultimo	Importer voor assets, werkorders, onderhoudsplannen en PM-schema's	n.v.t. (bronsysteem)
Beste fit voor	Mid-market en enterprise teams die IT, Facility en Workplace samenbrengen	Asset-intensieve organisaties waar EAM en onderhoud de primaire use case zijn

EAM-kracht vs cross-domein-breedte

Ultimo is een echte EAM. Onderhoudsplanners, veiligheidskundigen en complianceteams gebruiken het omdat het asset-intensief werk goed doet, met diepe PM-schema's, werkorderbeheer, veiligheidsmodules en compliance-trails. Gfacility is geen EAM op dezelfde diepte. Wat Gfacility brengt is breedte: IT-servicemanagement, facility-helpdesk, workplace-boekingen, bezoekersbeheer en een asset/CI-inventaris op dezelfde engine. Als asset-intensief onderhoud de primaire opdracht is, kan Ultimo de juiste keuze zijn. Als je ook ITSM en Workplace op één engine nodig hebt, daar past Gfacility.

AI-agents die werk afsluiten, niet alleen voorspellen

Ultimo's AI-roadmap leunt op voorspellend onderhoud - sensor- en historische data gebruiken om uitval te anticiperen. Gfacility AI-agents nemen actie over het service-oppervlak: classificeren en routeren van incidents, oplossen van routinematige facility-verzoeken, ruimtetoewijzingen, bezoekersuitzonderingen. De twee benaderingen zijn op papier complementair; in de praktijk sluiten organisaties die overspoeld worden met L1-facility-tickets en workplace-verzoeken meer volume met autonome agents dan met voorspellende analytics alleen.

ITSM zit vanaf dag één in scope

Ultimo kan een verzoek routeren, maar ITSM is niet de kern. De meeste organisaties die Ultimo voor FM gebruiken koppelen het aan een apart ITSM-platform zoals TopDesk of ServiceNow, wat twee backlogs, twee CMDB's en twee dashboards betekent. Gfacility levert volledige ITIL 4-mogelijkheden - incident, change, problem, request, kennis en een levende CMDB - naast Facility en Workplace op dezelfde engine.

Prijs die je niet straft voor module-sprawl

Ultimo prijst module-gebaseerd over EAM-, onderhouds-, veiligheids-, compliance- en energielijnen, doorgaans op enterprise-contracten. Gfacility prijst per gebruiker transparant, met AI-agents op een aparte voorspelbare regel. De totale rekening schaalt met je serviceteam, niet met hoeveel modules je aanzet.

Implementatie: weken, geen kwartaal

Ultimo-rollouts zijn doorgaans partner-geleid met de configuratiediepte die hoort bij een enterprise-EAM. De importer van Gfacility trekt assets, werkorders, onderhoudsplannen en PM-schema's in het Gfacility-datamodel. De meeste cutovers draaien binnen twee weken met één solution architect.

Wanneer Ultimo de betere keuze is

Ultimo heeft zijn positie in EAM verdiend en er zijn scenario's waarin het de juiste keuze is.

Asset-intensief onderhoud is de primaire use case en de diepte van Ultimo's PM-, veiligheids- en compliancemodules is het doorslaggevende criterium.

Je operatie is gereguleerd en de audit-trails rond veiligheid, compliance en HSE zijn niet onderhandelbaar.

Je hebt al een ITSM-platform apart draaien en geen plannen om IT, Facility en Workplace op één engine te consolideren.

Je waardeert het IFS-ecosysteem en het gevestigde Nederlandse partnernetwerk rond Ultimo.

Migreren van Ultimo naar Gfacility

We importeren Ultimo-assets, werkorders, onderhoudsplannen en PM-schema's in Gfacility. De meeste cutovers ronden binnen twee weken af.

Typische cutover: 7-14 werkdagen van kick-off tot hypercare.

Week 1 - Discovery en import

Map Ultimo asset-hiërarchieën, werkorder-templates, PM-schema's en compliance-flows naar Gfacility. Draai de importer tegen een sandbox-tenant en valideer.

Week 1-2 - Workflow- en AI-activatie

Configureer de AI-agents voor facility- en onderhoudsqueues. Wire Outlook, Teams en goedkeuringsflows; valideer notificaties en routing.

Week 2 - Cutover en hypercare

Schakel DNS, SSO en mailrouting om. Dagelijkse stand-ups in de eerste week van een Gfacility solution architect om facility- en onderhoudsmetrics stabiel te houden.

Veelgestelde vragen

Is Gfacility een echt alternatief voor Ultimo?

Voor organisaties die IT, Facility en Workplace op één engine willen met autonome AI en een snelle rollout: ja. Voor asset-intensief onderhoud met diepe veiligheids- en compliance-eisen als primaire use case is Ultimo vaak de juiste keuze.

Kunnen we onze Ultimo-assets en onderhoudsplannen migreren?

Ja. De importer van Gfacility brengt assets, werkorders, onderhoudsplannen en PM-schema's van Ultimo naar Gfacility. De meeste cutovers ronden in 7-14 werkdagen af.

Hoe verhoudt Gfacility zich tot Ultimo op onderhoudsdiepte?

Ultimo heeft diepere EAM- en onderhoudsfunctionaliteit. Gfacility dekt onderhoud als onderdeel van het facility-oppervlak, met volledig asset- en werkorderbeheer op dezelfde engine als IT en Workplace. Voor asset-intensieve operaties is Ultimo sterker; voor cross-domein-consolidatie wint Gfacility.

Is Gfacility goedkoper dan Ultimo?

Gfacility prijst per gebruiker transparant zonder module-add-ons. Ultimo prijst per module over EAM-, onderhouds-, veiligheids- en compliancelijnen. Voor organisaties die IT + Facility + Workplace consolideren is Gfacility doorgaans aanzienlijk goedkoper.

Waar staat Gfacility-data gehost?

Productiedata staat in de EU met ISO 27001 en AVG ingebouwd. Ultimo heeft een Nederlands hoofdkantoor met sterke EU-compliance; beide vendors zijn EU-first.

Hoe lang duurt een Gfacility-rollout vs Ultimo?

Gfacility rolt uit in twee weken met één solution architect. Ultimo-implementaties duren doorgaans 3-9 maanden, vaak partner-geleid, wat de diepte van EAM-, veiligheids- en complianceconfiguratie reflecteert.