¿Tu empresa hace una gestión de visitas exitosa? ¿O te cuesta implantar protocolos para visitantes y empleados que llegan a horas distintas?
Si te cuesta mantener la gestión de visitas funcionando sin problemas, es hora de fijarte en los sistemas de gestión de visitas. Esta es la solución nueva y mejorada que te ayuda a ofrecer experiencias de invitado coherentes y fiables a todas las personas de tus instalaciones.
Sigue leyendo para descubrir qué implica un buen sistema de gestión de visitas y por qué es la solución a todos tus problemas.
¿Qué es la gestión de visitas?
La gestión de visitas se refiere a las prácticas utilizadas para recibir, guiar y gestionar a los visitantes cuando entran en tus instalaciones.
La gestión incluye buenas prácticas y hardware que, en conjunto, permiten a tus equipos administrativos y de seguridad supervisar y gestionar a los visitantes.
Tipos de sistemas de gestión de visitas
Existen distintos tipos de sistemas de gestión de visitas, según el tipo de visitantes y el nivel de acceso que requieren.
Por lo general, estos sistemas se pueden clasificar en tres tipos:
- Soluciones de papel y bolígrafo Este método anticuado consiste en que los visitantes anotan sus datos personales en papel. Esto conlleva riesgos importantes, como el robo y la pérdida de datos. Además, es ineficiente y desperdicia recursos. Por suerte, muchos facility managers han pasado a soluciones tecnológicas avanzadas.
- Soluciones de software (on-premise) Esta solución utiliza sistemas instalados localmente. Aunque supone un avance respecto a los métodos analógicos, sigue teniendo inconvenientes, como el riesgo de filtraciones de datos y unos costes de inversión elevados.
- Soluciones en la nube Los sistemas más seguros están alojados en la nube. Se puede acceder a ellos desde cualquier lugar y tienen costes de puesta en marcha más bajos.
Un enfoque habitual es combinar software local y sistemas en la nube para una solución integrada. Esto resulta especialmente adecuado para sedes con requisitos de seguridad elevados y procesos de gestión de visitas complejos.
¿Qué hace un sistema de gestión de visitas?
Un sistema de gestión de visitas automatiza procesos como el registro del visitante, la llegada, el check-in, el acompañamiento del anfitrión, la orientación dentro de la sede, el check-out y el análisis posterior a la visita.
¿Qué empresas necesitan un sistema de gestión de visitas?
Cualquier empresa o lugar de trabajo con un flujo regular de visitantes necesita un sistema de gestión de visitas. Esto incluye el seguimiento de todas las personas que entran o salen de las instalaciones, como repartidores, personal de limpieza, clientes, socios comerciales, empleados y accionistas.
Para las empresas con muchos visitantes o requisitos de seguridad elevados, son necesarias funciones más amplias.
Sea cual sea el tipo de empresa que dirijas, un sistema de gestión de visitas garantiza la seguridad y la comodidad de todas las personas de tu organización.
Ventajas de la gestión de visitas para tu empresa
- Comunicación y procesos de check-in optimizados La recepción suele ser el primer punto de contacto para los visitantes. Un sistema eficiente ofrece procesos de check-in sencillos, notificaciones automáticas al anfitrión y una bienvenida cálida.
- Supervisión eficaz y seguridad reforzada Con un sistema de gestión de visitas, puedes supervisar mejor a todos los visitantes, lo que se traduce en una sede más segura.
- Mejor almacenamiento y tratamiento de los datos de los visitantes Los sistemas en la nube, como Gfacility, ofrecen un almacenamiento seguro y un acceso fácil a la información de los visitantes, sobre todo durante emergencias.
- Mayor eficiencia operativa Los empleados necesitan dedicar menos tiempo a tareas rutinarias, lo que les permite centrarse en responsabilidades más importantes.
- Impresión positiva y buena reputación corporativa Un proceso de visita fluido contribuye a una experiencia agradable para visitantes y clientes, lo que en última instancia mejora tu reputación.
¿Cómo elegir un buen sistema de gestión de visitas?
A la hora de elegir un sistema, son importantes los siguientes puntos:
- Carencias actuales en tu gestión de visitas
- Número y tipo de visitantes
- Procesos de registro necesarios
- Posibilidades de integración
- Necesidad de supervisión 24/7
- Cumplimiento de la normativa de seguridad de datos
- Potencial de ampliación futura
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Conclusión Digitalizar tu gestión de visitas puede parecer abrumador, pero con la solución de software adecuada este proceso se vuelve mucho más fácil. Optimiza tus operaciones y alcanza todo tu potencial con Gfacility.