Zorg dat je eerst de Organisatiestructuur en Locatiestructuur hebt ingericht voordat je gebruikers gaat toevoegen of importeren. Je zult deze waarden namelijk moeten selecteren in het gebruikersprofiel (zoals afdeling en standplaats). Als deze nog niet bestaan, kun je het profiel niet correct invullen.

1. Klik in de navigatiebalk op Alle modules (blokjes icoon).
2. Selecteer Gebruikers in de lijst.
3. Je ziet nu het overzicht. Klik rechtsboven op + Nieuwe gebruiker toevoegen om handmatig een profiel aan te maken.

1. Algemene Informatie

• Voornaam & Achternaam: De officiële naam van de gebruiker.
• E-mailadres: Dit is tevens de gebruikersnaam om in te loggen.
• Telefoonnummer: Handig voor receptie of support om contact op te nemen.
• Klasse (Type):
  • Gebruiker: Een standaard interne medewerker.
  • Extern: Iemand van buitenaf (bijv. leverancier, consultant).
  • Groep: Een functioneel account (bijv. ‘Receptie Mailbox’) dat als organisator van meetings kan optreden.
  Let op: Dit veld is puur bedoeld voor categorisering. Het bepaalt niet noodzakelijk wat je wel of niet mag doen in het systeem (dat wordt bepaald door de Groep).
• Personeelsnummer: Uniek ID (vaak uit HR-systeem).
• Kenteken: Niet verplicht, maar nuttig als je een integratie met een parkeerbeheersysteem wilt opzetten (bijv. voor automatische toegang via kentekenherkenning).
• Dashboard template: Bepaalt welk dashboard op de voorpagina wordt getoond voor deze gebruiker (bijv. een ‘Mijn Meldingen’ dashboard voor eindgebruikers vs. een ‘KPI Dashboard’ voor managers).
• E-mail aanmelding: Vink dit uit als deze gebruiker geen e-mails mag ontvangen vanuit het systeem (bijv. voor functionele accounts).

2. Rechten & Toegang

• Groep: Geef hier aan tot welke groepen de gebruiker behoort. De inrichting van de groepen zelf (wat ze mogen) gebeurt elders in het systeem.
  Een gebruiker kan tot meerdere groepen behoren en krijgt daarmee de gecombineerde rechten van al die groepen.

3. Organisatie & Hiërarchie

• Organisatie: De hoofdentiteit of afdeling waar de gebruiker onder valt.
• Locatie: De vaste standplaats (bijv. Hoofdkantoor Amsterdam).
• Manager: De leidinggevende. Dit veld is beschikbaar om in te richten voor bijvoorbeeld goedkeuringsprocessen (workflows) en hiërarchische rapportages.
• Assistent: Iemand die namens deze gebruiker mag handelen. Dit veld is beschikbaar om in te richten voor delegaties, zodat de assistent taken kan overnemen of notificaties ontvangt.

4. Financiën

• Kostenplaatsen: Je kunt hier een standaard kostenplaats of andere financiële waarde opgeven als default waarde. Binnen de Financiële module wordt bepaald of je hiervan gebruik maakt en wat de regels zijn, maar de optie is er om het hier actief op te maken bij de gebruiker.

5. Systeemvoorkeuren

• Taal: Wordt standaard automatisch afgeleid van de browserinstellingen van de gebruiker, maar kan in de oplossing handmatig worden gewijzigd.
• Tijdzone: Wordt automatisch afgeleid van de primaire organisatie die aan de gebruiker is gekoppeld.

6. Gebruikersprofiel (Zelfservice)

Naast het administratieve beheer, kan de gebruiker ook zelf zijn profiel inzien en (afhankelijk van rechten) wijzigen. Dit gaat via het profiel-icoontje linksonder in het menu > Profiel wijzigen.