PwC Nederland bespaart tijd, voorkomt no-shows en vermindert cateringverspilling met geïntegreerd vergaderbeheer via Gfacility. In deze klantencase kijken we samen met Maurice Verwer, directeur facility management & business support bij PwC, terug op hoe de overgang naar één gebruiksvriendelijk platform — gekoppeld aan Outlook en Google Calendar — leidde tot hogere medewerkerstevredenheid en strategische kracht voor facility management.
De uitdaging: versnippering, verspilling en veel handmatig werk
Bij PwC Nederland was het organiseren van vergaderingen vóór Gfacility versnipperd. Medewerkers boekten vergaderingen in hun agenda maar moesten daarna via aparte tools of e-mails catering regelen, bezoekers registreren en AV-apparatuur aanvragen. Management assistenten waren constant aan het schakelen tussen systemen.
“Met de systemen die we toen hadden, was het niet efficiënt georganiseerd.”
Deze aanpak leidde tot fouten en verspilling. Als iemand een vergadering annuleerde, gebeurde het vaak dat ze vergaten de ruimte en catering af te zeggen. Resultaat: lege vergaderruimtes en ongebruikte lunches.
Maurice Verwer herinnert zich nog goed: “Facility Management was destijds vooral bezig met de dagelijkse gang van zaken. Klachten, storingen, operationele drukte. Veel was reactief.” Door operationele en tactische taken grotendeels uit te besteden, kon zijn kernteam zich richten op controle en strategische waardecreatie.
De ambitie: van frustratie naar focus op strategisch facility management
Onder Maurice’s leiding werd FM getransformeerd naar een controleteam met toekomstvisie. Hij benadrukte de strategische rol van FM in thema’s als duurzaamheid, medewerkerservaring en de war on talent.
“Door onze activiteiten direct te koppelen aan PwC’s strategische speerpunten, zoals diversiteit en duurzaamheid, kun je op een ander niveau gesprekken voeren met de board.”
Maar zonder een moderne digitale basis bleef de ambitie kwetsbaar.
De zoektocht: een toekomstbestendig FMIS
Wat PwC zocht was niet zomaar een nieuw Facility Management Informatie Systeem. Het moest passen in een moderne, digitale werkomgeving waar eenvoud, betrouwbaarheid en integratie centraal staan. Hoog op de lijst van eisen stonden:
- Een koppeling met de agenda (destijds werkte PwC met Google Calendar, nu met Microsoft Outlook).
- Één centraal platform voor alle vergadergerelateerde diensten.
- Volledig aanpasbaar aan PwC’s bedrijfsprocessen
- Een significante vermindering van inefficiënties, fouten en no-shows.
De inspiratie kwam verrassend dichtbij: collega’s bij PwC België hadden Gfacility succesvol geïmplementeerd.
“We zagen bij onze Belgische collega’s dat Gfacility echt werkt. Wat Gfacility daar oploste was een groot probleem: de no-shows. Omdat het systeem direct gekoppeld is aan de agenda. Ik denk dat we meteen wisten: dit moet het zijn.”
De oplossing: één geïntegreerd platform met focus op gebruiksvriendelijkheid
In nauwe samenwerking werd Gfacility ingericht volgens de wensen en werkwijze van PwC Nederland. Belangrijk uitgangspunt: de eindgebruiker moet bijna alles kunnen regelen vanuit zijn vertrouwde agenda-omgeving. Gfacility maakt dit mogelijk met een intuïtieve plugin in de agenda.
Een medewerker die een vergadering plant kan direct een ruimte boeken, catering toevoegen, bezoekers registreren en AV-faciliteiten selecteren — allemaal in één handeling. Als de vergadering wordt geannuleerd of verzet in de agenda, worden alle gereserveerde diensten automatisch geannuleerd of aangepast. Geen aparte e-mails of vergeten telefoontjes meer.
Gfacility werd ingericht met onder andere:
Real-time integratie met Google Calendar en Microsoft Outlook
Afhankelijk van het gebruikte platform synchroniseert Gfacility in real-time met de agenda van de medewerker. Boekingen, wijzigingen of annuleringen updaten automatisch ruimte-, catering-, bezoeker- en AV-reserveringen.
Centraal platform voor reserveringen
Gebruikers hoeven niet meer te navigeren tussen verschillende tools of afdelingen voor vergadergerelateerde zaken. Alles gebeurt in één omgeving. Maurice: “Een booker kan nu alles in één keer regelen. Geen aparte mails meer voor bezoekers of koffie.”
Geïntegreerde catering en bezoekersregistratie
Bij het boeken van een vergadering kunnen direct aanvullende diensten worden geselecteerd. De cateringafdeling ontvangt automatisch bestellingen en wordt direct geïnformeerd over wijzigingen. Bezoekers worden ook via hetzelfde systeem vooraf geregistreerd.
Ondersteuning voor AV-faciliteiten
Organisatoren kunnen eenvoudig aangeven welke audiovisuele apparatuur nodig is. De facilitaire dienst ziet dit direct en kan de juiste apparatuur klaarzetten. Dit voorkomt verrassingen op de dag zelf en verhoogt de betrouwbaarheid van vergaderingen.
Slimme regels voor catering en ruimtegebruik
Met Gfacility kan PwC eenvoudig instellen wie wat mag aanvragen of gebruiken — van catering tot vergaderruimtes. Per locatie en gebruikersgroep kunnen regels worden toegepast, zoals wie in welke ruimte mag zitten of wanneer goedkeuring nodig is voor een bestelling. Denk aan automatische budgetcontrole, digitale goedkeuringen en duidelijke afspraken om het proces te stroomlijnen.
Benieuwd naar het direct vanuit Outlook organiseren van vergaderingen?
Een werkdag: zonder en met Gfacility
Voorheen moest een management assistent een vergadering plannen, apart een lunchverzoek versturen, de receptie bellen voor bezoekers en AV per mail regelen. Bij wijzigingen moest alles weer handmatig worden bijgewerkt — vaak gebeurde dat niet.
Nu is één actie in Outlook genoeg. Alles wordt automatisch geregeld en bijgewerkt. Annuleringen geven automatisch ruimtes vrij, annuleren catering en informeren de receptie.
De tijdsbesparing, foutreductie en rust die dit oplevert zijn significant.
De resultaten: minder verspilling, meer controle
Hoewel de implementatie van Gfacility samenviel met de COVID-19 pandemie — die tijdelijk het kantoorgebruik verminderde — zijn de voordelen duidelijk zichtbaar:
Minder no-shows, betere ruimtebenutting
Dankzij de automatische koppeling met de agenda worden vergaderruimtes niet onnodig geblokkeerd. Vrijgekomen ruimtes komen direct beschikbaar voor andere teams.
Minder cateringverspilling
Catering ontvangt automatisch updates over wijzigingen. Alleen bevestigde vergaderingen worden gecaterd. Dit voorkomt verspilling en ondersteunt PwC’s duurzaamheidsdoelen.
Hogere tevredenheid onder planners en medewerkers
Secretaresses en management assistenten zijn positief over het gebruiksgemak. Geen gedoe meer met verschillende systemen, geen fouten, alles in één keer geregeld.
“Een booker kan alles vanuit één omgeving regelen. Je hoeft niet in het ene platform een afspraak te maken en dan naar een ander te switchen voor bezoekers of catering. En dat je een koppeling krijgt tussen iemands persoonlijke agenda en de ruimteagenda — dat vind ik echt geweldig aan Gfacility.”
Strategische kracht voor FM
Dankzij automatisering en integratie besteedt het facilitaire team veel minder tijd aan correcties en incidentafhandeling. De focus ligt nu op controle, analyse en verbetering van de werkomgeving.
Flexibiliteit als sleutel tot succes
Maurice heeft de samenwerking met Gfacility als zeer prettig ervaren.
“De flexibiliteit van Gfacility is een groot voordeel. We konden altijd vragen ‘kan dit idee ook’, en ze dachten mee en configureerden het. Dat gaf ons vertrouwen en zorgde ervoor dat het systeem aansluit bij de dagelijkse praktijk bij PwC.”
Conclusie: technologie als strategische en duurzame versneller
De samenwerking tussen PwC en Gfacility bracht een duurzame verbetering in het facilitaire proces. Wat begon als een gezamenlijke zoektocht naar minder verspilling en meer controle resulteerde in een platform dat niet alleen operationeel ondersteunt maar ook strategische waarde toevoegt. Dankzij de combinatie van slimme technologie, gebruiksgemak en nauwe samenwerking werkt PwC met Gfacility aan een toekomstbestendige werkplek.
