NL 
EN 
De uitdaging: versnippering, verspilling en veel handwerk
Bij PwC Nederland verliep het organiseren van vergaderingen vóór Gfacility gefragmenteerd. Medewerkers boekten vergaderingen in hun agenda, maar moesten vervolgens via aparte tools of e-mails catering regelen, bezoekers aanmelden en AV-middelen aanvragen. Managementassistenten waren voortdurend bezig met het heen-en-weer schakelen tussen systemen.
“Met de systemen die wij op dat moment hadden, was het niet efficiënt geregeld.”
Deze aanpak leidde tot fouten en verspilling. Annuleerde iemand een vergadering, dan kwam het voor dat men vergat de zaal en catering af te melden. Resultaat: lege vergaderzalen en ongebruikte lunches.
Maurice Verwer herinnert zich het duidelijk: “Facility Management was destijds vooral gericht op de dag van vandaag. Klachten, storingen, operationele hectiek. Veel was reactief.” Door operationele en tactische werkzaamheden grotendeels uit te besteden, kon zijn kernteam zich richten op regie en strategische waardecreatie.
De ambitie: van frustratie naar focus op strategisch Facility Management
Onder leiding van Maurice werd FM omgevormd tot een regieteam met toekomstvisie. Hij legde de nadruk op de strategische rol van FM in thema’s als duurzaamheid, employee experience en war on talent.
“Door onze activiteiten direct te koppelen aan de strategische speerpunten van PwC, denk aan diversiteit en duurzaamheid, kun je ook op een ander niveau het gesprek met het bestuur hierover voeren.”
Maar zonder modern digitaal fundament bleef de ambitie kwetsbaar.
De zoektocht: een toekomstbestendig FMIS
Wat PwC zocht, was niet zomaar een nieuw Facilitair Management Informatie Systeem. Het moest passen in een moderne, digitale werkomgeving waarin eenvoud, betrouwbaarheid en integratie centraal staan. Hoog op de eisenlijst stonden:
- Een koppeling met de agenda (destijds werkte PwC met Google Calendar, en nu met Microsoft Outlook).
- Eén centraal platform voor alle vergadergerelateerde diensten.
- Volledig aanpasbaar aan de bedrijfsprocessen van PwC
- Een aanzienlijke afname van inefficiënties, fouten en no-shows.
De inspiratie kwam onverwacht dichtbij: collega’s bij PwC België hadden Gfacility succesvol geïmplementeerd.
“We zagen bij onze Belgische collega’s dat Gfacility écht werkt. Wat Gfacility daar oploste, was een groot probleem: de no-shows. Omdat het systeem rechtstreeks gekoppeld is aan de agenda. Volgens mij wisten wij meteen: dit móét het worden.”
De oplossing: één geïntegreerd platform met focus op gebruikersgemak
In nauwe samenwerking werd Gfacility ingericht op de wensen en werkwijze van de PwC Nederland. Belangrijk uitgangspunt: de eindgebruiker moet vrijwel alles kunnen regelen vanuit zijn of haar vertrouwde agendaomgeving. Gfacility maakt dat mogelijk met een intuïtieve invoegtoepassing in de agenda.
Een medewerker die een afspraak plant, kan direct een vergaderruimte boeken, catering toevoegen, bezoekers aanmelden en AV-voorzieningen selecteren — alles vanuit dezelfde actie. Bij annulering of verplaatsing in de agenda worden alle gereserveerde zaken automatisch geannuleerd of mee verplaatst. Geen losse e-mails of vergeten telefoontjes meer.
Gfacility werd ingericht met o.a.:
✅ Real-time integratie met Google Calendar én Microsoft Outlook
Afhankelijk van het gebruikte platform synchroniseert Gfacility real-time met de agenda van de medewerker. Boekingen, wijzigingen of annuleringen in de agenda zorgen automatisch voor updates in de reserveringen van ruimte, catering, bezoekers en AV.
✅ Centraal platform voor reserveringen
Gebruikers hoeven niet langer naar verschillende tools of afdelingen voor vergadergerelateerde zaken. Alles gebeurt nu vanuit één omgeving. Maurice: “Een boeker kan nu in één keer alles regelen. Geen aparte mailtjes meer voor bezoekers of koffie.”
✅ Geïntegreerde catering en bezoekersregistratie
Bij het boeken van een vergadering kunnen direct aanvullende diensten worden geselecteerd. De cateringafdeling ontvangt bestellingen automatisch en wordt direct geïnformeerd bij wijzigingen. Bezoekers worden eveneens vooraf geregistreerd via hetzelfde systeem.
✅ Ondersteuning voor AV-faciliteiten
Organisatoren kunnen eenvoudig aangeven welke audiovisuele middelen nodig zijn. De facilitaire dienst ziet dit direct en kan de juiste apparatuur voorbereiden. Dit voorkomt verrassingen op de dag zelf en verhoogt de betrouwbaarheid van meetings.
✅ Slimme regels voor o.a. catering en ruimtegebruik
Met Gfacility kan PwC eenvoudig instellen wie wat mag aanvragen of gebruiken – van catering tot vergaderruimtes. Per locatie en gebruikersgroep zijn regels toe te passen, zoals wie in welke zaal mag zitten, of wanneer goedkeuring nodig is voor een bestelling. Denk aan automatische budgetcontrole, digitale goedkeuringen en duidelijke afspraken die het proces soepel laten verlopen.
Benieuwd naar vergaderingen organiseren vanuit Outlook?
Plan vrijblijvend een kennismaking of lees meer over onze Workplace Management Software.
Een werkdag: vóór en ná Gfacility
Voorheen moest een managementassistent een vergadering plannen, een aparte aanvraag sturen voor lunch, de receptie bellen voor bezoekers, en AV per mail regelen. Bij wijzigingen moest alles opnieuw handmatig worden aangepast — te vaak gebeurde dat niet.
Nu volstaat één handeling in Outlook. Alles wordt automatisch geregeld én bijgewerkt. Annuleringen zorgen automatisch voor vrijgave van ruimte, afmelden van catering en melding aan de receptie.
De tijdwinst, foutreductie en gemoedsrust die dat oplevert, zijn aanzienlijk.
De resultaten: minder verspilling, meer regie
Hoewel de ingebruikname van Gfacility samenviel met de coronapandemie — waardoor het kantoor tijdelijk minder gebruikt werd — zijn de voordelen overduidelijk zichtbaar:
📉 Minder no-shows, betere zaalbenutting
Dankzij de automatische koppeling met de agenda worden vergaderzalen niet onnodig bezet gehouden. Vrijgekomen ruimte is direct opnieuw beschikbaar voor andere teams.
🥗 Minder cateringverspilling
Catering ontvangt automatisch updates over wijzigingen. Alleen bestellingen voor bevestigde meetings worden geleverd. Dit voorkomt verspilling en sluit aan bij PwC’s duurzaamheidsdoelen.
😊 Hogere tevredenheid bij planners en medewerkers
Secretaresses en managementassistenten zijn positief over het gebruiksgemak. Geen gedoe meer met verschillende systemen, geen fouten, alles in één keer geregeld.
“Een boeker kan vanuit één omgeving alles regelen. Je hoeft niet in het ene platform een afspraak te maken en dan naar een ander platform voor bezoekers of catering. En dat je dus een koppeling krijgt tussen iemands persoonlijke agenda en de zalenagenda — dat vind ik echt heel mooi aan Gfacility.”
🚀 Strategische slagkracht FM
Door de automatisering en integratie is het facilitaire team veel minder bezig met correcties en afhandeling van incidenten. De focus ligt op regie, analyse en verbetering van de werkomgeving.
🔧 Flexibiliteit als sleutel tot succes
Maurice heeft de samenwerking met Gfacility als prettig ervaren.
“De flexibiliteit van Gfacility is een groot voordeel. We konden altijd vragen ‘is dit idee ook mogelijk’, en zij denken mee en richten het in. Dat gaf vertrouwen en zorgde ervoor dat het systeem past bij de dagelijkse praktijk bij PwC.”
Conclusie: technologie als strategische en duurzame versneller
De samenwerking tussen PwC en Gfacility bracht een duurzame verbetering teweeg in het facilitaire proces. Wat begon als een gezamenlijke zoektocht naar minder verspilling en meer grip, resulteerde in een platform dat niet alleen operationeel ondersteunt, maar ook strategisch waarde toevoegt. Dankzij de combinatie van slimme technologie, gebruiksvriendelijkheid en een hechte samenwerking, werkt PwC met behulp van Gfacility aan een toekomstbestendige werkplek.
Veelgestelde vragen
Geïntegreerd vergaderbeheer betekent dat alle onderdelen van een vergadering — zoals ruimte, catering, bezoekers en AV — vanuit één systeem geregeld worden, vaak gekoppeld aan een digitale agenda zoals Outlook of Google Calendar.
Dankzij de directe koppeling met agenda’s worden annuleringen automatisch doorgevoerd, waardoor vergaderruimtes en catering tijdig vrijgegeven worden.
Ja, Gfacility is ontworpen voor moderne organisaties en ondersteunt zowel fysieke als hybride vergadervormen.
Facility managers besparen tijd, verminderen fouten en kunnen strategischer sturen dankzij automatisering en inzicht in gebruiksdata.
Nee. Gfacility ondersteunt ook meldingenbeheer, assetmanagement, IT Service Management en meer. De oplossing groeit mee met de behoefte van de organisatie. PwC koos bewust voor een gefaseerde uitrol, met focus op vergaderbeheer als startpunt.
Door de directe koppeling met de agenda-omgeving is de leercurve klein. Medewerkers blijven werken zoals ze gewend zijn, maar met slimme toevoegingen.