Locaties

Locaties vormen de fysieke basis van Gfacility. Ze zijn essentieel voor het beheren van faciliteiten, ruimtereserveringen (Room Booking) en het volgen van resources. Of het nu gaat om complete gebouwen, specifieke vergaderruimtes of geografische gebieden.

Voordat je begint

Denk bij het inrichten na over hoe je later de data wilt gebruiken:

Bezetting: Wil je de bezettingsgraad per gebouw of per verdieping kunnen analyseren? Zorg dan voor een correcte hiërarchie.
Financieel: Worden kosten doorbelast per locatie? Dit beïnvloedt hoe je de financiële workflows instelt.

Een locatie inrichten

Hoe kom je hier?

Ga in het hoofdmenu naar Alle modules.
Kies direct voor Locaties.
Klik rechtsboven op + Toevoegen.

[Plaats hier screenshot: Locatie detailscherm]

Structuur & klasses

Om een logische boomstructuur (hiërarchie) op te bouwen, maakt Gfacility gebruik van 4 specifieke klasses.

1. Geography
Bedoeld om hiërarchische indelingen boven het gebouwniveau te maken. Denk aan Land, Regio, Stad of Campus.
2. Building
Om een fysiek gebouw te definiëren.
3. Floor
Om een specifieke verdieping binnen een gebouw aan te geven.
4. Room
Het laagste niveau: de daadwerkelijke ruimte (vergaderzaal, werkplek, opslag) die gereserveerd of beheerd kan worden.

Toelichting van de velden

1. Algemene gegevens

Naam: De weergavenaam van de locatie.
Parent (Bovenliggende locatie): Koppel de locatie aan een hoger niveau (bijv. koppel een ‘Room’ aan een ‘Floor’). Dit is cruciaal voor de boomstructuur.
Capaciteit: Maximaal aantal personen.
Classificatie: Het type gebruik (bijv. “Vergaderzaal”, “Huddle room”, “Flexplek”).
Ruimte-opstellingen (Layouts): Configureer welke opstellingen mogelijk zijn (Theater, U-vorm, etc.).

2. Financiën

Standaard financiële waardes: Je kunt hier standaard kostenplaatsen definiëren die later in het financiële proces gebruikt kunnen worden.
Financiële workflow: Mocht je doorbelasting willen doorvoeren, dan kun je hier kiezen onder welke goedkeuringsflow of kostenstroom dit gebouw of deze ruimte valt.

3. Leden & toegang

Default members: Net als bij organisaties kun je hier gebruikers of groepen koppelen die standaard bij deze locatie horen (bijv. lokale facility managers of BHV’ers).

4. Integraties (Sync)

Sync status: Koppeling met Microsoft 365 / Exchange resources.
Disable sync: Vink dit aan als je de locatie handmatig wilt beheren zonder overschreven te worden door externe bronnen.

Overige business regels

Let op: Specifieke beschikbaarheidsregels en restricties (zoals wie er mag boeken en wanneer) worden ingesteld bij de configuratiemogelijkheden van de locaties, en niet op dit scherm.