Organisaties

In dit onderdeel beheer je de volledige organisatorische structuur van Gfacility. Dit vormt het fundament voor de werking van het systeem. Het gaat hier niet enkel om een lijst met afdelingen, maar om de hiërarchie die bepaalt hoe werkstromen verlopen, wie toegang heeft tot welke data en hoe je uiteindelijk rapporteert. Of het nu gaat om interne teams, externe leveranciers of regionale indelingen, hier leg je de basis.

Voordat je begint

Het is van groot belang om vooraf na te denken over het gewenste detailniveau. Dit bepaalt namelijk direct je mogelijkheden later in het proces.

Rapportageniveau: Tot op welk niveau wil je cijfers zien? Is dat op bedrijfsniveau, per afdeling of zelfs per subafdeling?
Regionale indeling: Is regionaal inzicht nodig? Als je bijvoorbeeld specifiek wilt rapporteren op “Regio Zuid”, dan dien je deze regio als een organisatie-entiteit in te stellen.
Structuur: Een goed doordachte boomstructuur zorgt ervoor dat je later optimaal gebruik kunt maken van uitgebreide filter- en rapportagemogelijkheden.

Een organisatie inrichten

Hoe kom je hier?

Ga in het hoofdmenu naar Alle modules.
Kies direct voor Organisaties.
Klik rechtsboven op + Toevoegen om een nieuwe entiteit te starten.

[Plaats hier screenshot: Organisatie detailscherm]

Toelichting van de velden

1. Algemene Gegevens

Naam: De weergavenaam zoals deze in de hele applicatie zichtbaar is (bijv. “Sales Noord” of “Facilitair Bedrijf”).
Organisatiecode: Een unieke identificatiecode. Dit is cruciaal voor koppelingen met externe systemen (zoals HR of ERP).
Parent (Bovenliggende organisatie): Koppel deze organisatie aan een hoofdentiteit. Dit is essentieel voor het bouwen van de boomstructuur.
Omschrijving: Extra context over de doelstelling of scope van deze organisatie-eenheid.

2. Operationele Instellingen

Type Organisatie: Hiermee categoriseer je de entiteit.
Denk aan: Intern, Externe Leverancier, Klant, Regio.
Tijdzone: Belangrijk voor het correct loggen van tijdstippen en SLA’s voor gebruikers die onder deze organisatie vallen.
Valuta (Currency): De standaardvaluta die gebruikt wordt voor financiële rapportages binnen deze unit.

3. Leden, Automatisering & Tips

Op het tabblad Members beheer je wie er onder deze organisatie valt. Hier kun je processen aanzienlijk versnellen en beveiligen.

⚡ Automatisering: Werkgroepen Afleiden

Je kunt instellen dat werkgroepen of rechten automatisch worden afgeleid van de organisatie. In plaats van handmatig groepen toe te wijzen, zorgt deze koppeling ervoor dat werkstromen direct bij de juiste personen terechtkomen op basis van hun organisatiecontext.

🔒 Tip: Filters & Afscherming

De organisatiestructuur dient ook als basis voor beveiliging en filters. Je kunt instellen dat gebruikers alleen data zien van hun eigen entiteit, of juist overkoepelend over meerdere onderdelen heen.