Digitale receptie die gasten verwelkomt
Verwelkom bezoekers met gemak en professionaliteit. De slimme bezoekerskiosk stroomlijnt de registratie, vermindert de werkdruk aan de receptie en creëert een gastvrije ervaring. Minder wachttijd, meer persoonlijke aandacht – maak een blijvende indruk.
Werkt
waar jij werkt
Medewerkers plannen moeiteloos vergaderingen in Microsoft Outlook of Google Calendar – waarbij ze in één keer ruimtes, catering en bezoekers boeken. Communicatie met serviceteams verloopt vanzelf via Teams of Chat.
-
Boek rechtstreeks vanuit je agenda
-
Externe bezoekers worden automatisch aangekondigd bij de receptie
-
Hoge adoptie: medewerkers blijven werken in hun vertrouwde tools
-
Geen dubbele invoer – bezoekergegevens worden slechts één keer ingevoerd
Watch video
Transformeer workplace management
Gfacility brengt jouw werkomgeving samen. Ons alles-in-één platform verbindt vergaderruimtereserveringen, deelnemers, bezoekers en catering in één soepele flow – zodat vergaderingen moeiteloos verlopen en iedereen gefocust blijft.
Alles wat je nodig hebt voor ruimtereservering
Overzichten en filters
Vind snel de relevante informatie via gebruiksvriendelijke overzichten met geavanceerde filtermogelijkheden.
Meldingen
Ontvang tijdige meldingen voor belangrijke updates, taken en reserveringen.
Workflows
Automatiseer (goedkeurings)processen en stroomlijn taken met op maat gemaakte workflows.
Catalogus en beleid
Een aantrekkelijke catalogus met gedetailleerde ruimte-informatie en flexibele regels om te bepalen wie welke ruimtes kan boeken en wanneer.
Communicatie
Eenvoudige communicatie via e-mail, waarbij alle correspondentie automatisch wordt gekoppeld aan de geboekte ruimte.
Analyse & rapportage
Krijg waardevolle inzichten met gedetailleerde analyses en flexibele rapportagemogelijkheden.
Mobiele app
Werk overal met de handige mobiele applicatie, ontworpen voor maximale flexibiliteit.
Beoordelingen
Verzamel feedback en bied inzichtelijke beoordelingen om de kwaliteit te monitoren.
Aangepaste bezoekersbadges
Maak en print gepersonaliseerde bezoekersbadges voor een professionele en persoonlijke ontvangst.
Google-integraties
Google Calendar-plug-in en gebruikersintegraties.
Microsoft-integraties
Microsoft Outlook-plug-in en gebruikersintegraties.
Configureerbare lay-out
Instelbare vrijgavetijden en verlengingsopties.
Integraties
Koppel naadloos met toegangscontrolesystemen en parkeerbeheer om toegangsrechten en parkeertoegang automatisch te beheren.
AVG-automatisering
Verwijder bezoekersgegevens automatisch na een ingestelde bewaartermijn om te voldoen aan privacywetgeving en gegevensbeveiliging te waarborgen.
Voorregistratieformulier
Stuur gasten vóór hun bezoek een eenvoudig voorregistratieformulier om gegevens, voorkeuren en vereiste documenten vooraf te verzamelen.
Contactloos inchecken
Laat bezoekers inchecken met hun eigen smartphone – volledig zonder fysiek contact.
Noodevacuatielijst
Toegang tot een realtime overzicht van alle bezoekers op locatie om de veiligheid tijdens evacuaties te waarborgen.
Beheer op meerdere locaties
Beheer bezoekersstromen en rapportages voor meerdere kantoorlokaties vanuit één centraal dashboard.
Veelgestelde vragen
Wat is een bezoekerskiosk?
Een bezoekerskiosk is een selfservice-incheckstation dat het aankomstproces voor gasten, leveranciers en bezorgdiensten automatiseert. In plaats van handmatig in te schrijven, registreren bezoekers zich via een touchscreen of QR-code, printen een badge en hun gastheer wordt automatisch op de hoogte gebracht.
Hoe verbetert de kiosk de bezoekerservaring?
De kiosk verkort wachtrijen, elimineert papierwerk en zorgt voor een soepel, professioneel welkom. Gasten kunnen binnen enkele seconden inchecken, krijgen duidelijke instructies en voelen zich welkom – zelfs zonder bemande receptie.
Kan de kiosk op meerdere locaties worden gebruikt?
Ja. Je kunt al je kiosken beheren vanuit één dashboard, of je nu één kantoor hebt of tientallen vestigingen wereldwijd.
Ondersteunt de kiosk meerdere soorten bezoekers?
Ja. Je kunt verschillende workflows instellen voor leveranciers, VIP’s, bezorgdiensten of sollicitanten – elk met eigen incheckvereisten.
Integreert de kiosk met onze bestaande systemen?
Absoluut. De kiosk koppelt met toegangscontrolesystemen, parkeerbeheer, Microsoft Outlook, Google Calendar en andere werkplekoplossingen voor een naadloze bezoekerservaring.
Kunnen we de kiosk aanpassen aan onze huisstijl?
Ja. Je kunt je logo, merkkleuren en welkomstberichten toevoegen om een volledig gebrande bezoekerservaring te creëren.
Kan de kiosk werken zonder receptionist?
Ja. Het bezoekerskiosksysteem is volledig geschikt voor een onbemande receptie. Het verzorgt inchecken, badgeprinting, meldingen aan de gastheer en toegangscontrole — voor een gastvrije ontvangst, zelfs zonder personeel ter plaatse.
Is het systeem AVG-conform?
Ja. Het systeem automatiseert bewaartermijnen voor gegevens, verwijdert bezoekersinformatie na een ingestelde periode en slaat alle gegevens veilig op.
Van handmatig naar waardevol
Een vergaderruimte boeken zou geen project op zich moeten zijn. Met Gfacility vermijd je e-mailketens, dubbele reserveringen en onnodige rompslomp. Elke vergadering heeft de juiste ruimte, mensen en voorbereiding – zonder gedoe.