Brout, een expert in leiderschapstraining, heeft de afgelopen jaren een sterke groei doorgemaakt. Vanuit een inspirerende locatie aan de Vecht verzorgt het bedrijf dagelijks trainingen voor tientallen deelnemers. Gastvrijheid staat centraal in de ervaring – van vers gebakken bananenbrood tot perfect georganiseerde lunches.
Maar met de groei kwam ook complexiteit. De traditionele aanpak met Excel en handmatige planning werd al snel onhoudbaar.
Uitdaging: groeien zonder overzicht te verliezen
“We zijn klein begonnen,” zegt Rens Mollee, Hoofd Hospitality bij Brout. “Maar toen we 50 tot 60 gasten per dag bereikten, begonnen we tegen problemen aan te lopen. Last-minute wijzigingen, verwarrende communicatie en voedselverspilling door onnauwkeurige schattingen – het werd onwerkbaar.”
Ook personeelsplanning was een uitdaging. Tijdelijk personeel werd soms ingepland op rustige dagen, terwijl er tijdens piekuren tekorten waren. Dit leidde tot hogere arbeidskosten en een verminderde gastervaring.
De overstap naar slimme hospitality software
Op zoek naar een robuuste en gebruiksvriendelijke oplossing evalueerde Brout verschillende tools – inclusief internationale opties. Uiteindelijk kozen ze voor Gfacility, een Nederlandse hospitality- en planningstool die naadloos aansluit bij Brout’s dynamische manier van werken.
Resultaten van hospitality software bij brout
Sinds de implementatie van Gfacility heeft Brout direct verbeteringen gezien:
- ±10 uur bespaard per week: trainingen en gerelateerde diensten worden nu eenvoudig gepland via Outlook; Excel schaduwlijsten behoren tot het verleden.
- Minder voedselverspilling: automatische registratie van het aantal gasten zorgt voor nauwkeurige cateringprognoses.
- Betere personeelsbezetting: real-time bezetting maakt het mogelijk om personeel in te plannen op basis van de werkelijke vraag.
- Eén bron van waarheid: projectmanagers en het hospitality team werken vanuit één geïntegreerd systeem.
- Volledige Outlook-integratie: vergaderingen en trainingen worden automatisch gesynchroniseerd.
“Gfacility heeft echt een verschil gemaakt,” zegt Rens. “Wat vroeger een half uur duurde, kost me nu één minuut. Alles is duidelijk en efficiënt. We kunnen ons volledig richten op wat belangrijk is: het leveren van een uitstekende gastervaring.”
Klaar voor verdere groei
De schaalbaarheid van Gfacility geeft Brout de flexibiliteit om in de toekomst uit te breiden naar grotere locaties of meer trainingsdagen. De samenwerking met het Gfacility-team is ook positief geweest:
“De ondersteuning is snel, persoonlijk en oplossingsgericht. Dat geeft vertrouwen.”
Digitalisering als fundament in de hospitality sector
Door de implementatie van Gfacility heeft Brout zijn hospitalityprocessen volledig gedigitaliseerd en geprofessionaliseerd. Het resultaat: grotere efficiëntie, minder verspilling en een solide basis voor duurzame groei in de komende jaren.
