NL 
EN 
Brout, expert in leiderschapstrainingen, groeide de afgelopen jaren flink. Vanuit een inspirerende locatie aan de Vecht organiseert het bedrijf dagelijks trainingen voor tientallen deelnemers. Gastvrijheid staat daarbij centraal – van vers gebakken bananenbrood tot perfect georganiseerde lunches.
Maar met groei kwam ook complexiteit. De traditionele werkwijze met Excel en handmatige planning bleek al snel niet meer schaalbaar.
Uitdaging: groei zonder overzicht verliezen
“We begonnen klein,” vertelt Rens Mollee, hoofd hospitality bij Brout. “Maar toen we 50 tot 60 gasten per dag kregen, liepen we vast. Last-minute wijzigingen, verwarrende communicatie en voedselverspilling door foutieve inschattingen – het werd onhoudbaar.”
Ook de personeelsplanning liep niet soepel. Oproepkrachten stonden soms ingepland op rustige dagen, terwijl er tijdens piekmomenten tekorten waren. Dit leidde tot hogere loonkosten én een verminderde gastbeleving.
De overstap naar slimme hospitality software
Op zoek naar een robuuste en gebruiksvriendelijke oplossing onderzocht Brout verschillende tools – ook internationaal. Uiteindelijk viel de keuze op Gfacility, een Nederlandse hospitality- en planningstool die naadloos aansluit op de dynamische werkwijze van Brout.
Resultaten van hospitality software bij Brout
Sinds de implementatie van Gfacility ziet Brout directe voordelen:
- ±10 uur tijdwinst per week: trainingen en bijbehorende diensten worden eenvoudig gepland via Outlook; Excel-schaduwlijsten zijn verleden tijd.
- Minder voedselverspilling: automatische registratie van gastenaantallen zorgt voor nauwkeurige cateringvoorspellingen.
- Betere personeelsinzet: real-time bezetting maakt het mogelijk om medewerkers slim te plannen op basis van de daadwerkelijke vraag.
- Centrale bron van waarheid: projectmanagers en het hospitalityteam werken vanuit één geïntegreerd systeem.
- Volledige integratie met Outlook: vergaderingen en trainingen worden automatisch gesynchroniseerd.
“Gfacility heeft écht het verschil gemaakt,” zegt Rens. “Wat vroeger een half uur kostte, zie ik nu in één minuut. Alles is overzichtelijk en efficiënt. En we kunnen ons volledig richten op wat telt: een uitstekende gastbeleving.”
Klaar voor verdere groei
De schaalbaarheid van Gfacility geeft Brout de flexibiliteit om in de toekomst op te schalen naar grotere locaties of meerdere trainingsdagen. Ook de samenwerking met het Gfacility-team bevalt goed:
“De support is snel, persoonlijk en oplossingsgericht. Dat geeft vertrouwen.”
Digitalisering als fundament in de hospitalitysector
Dankzij de implementatie van Gfacility heeft Brout haar hospitalityprocessen volledig gedigitaliseerd en geprofessionaliseerd. Het resultaat: efficiënter werken, minder verspilling en een solide basis voor duurzame groei.