De opkomst van kunstmatige intelligentie (AI) roept fundamentele vragen op binnen de facility management sector. “AI neemt het over. Hebben we in de toekomst nog wel facility managers nodig?” Met deze provocerende openingsvraag leidde Jasper Essing, mede-eigenaar van Gfacility, een levendige discussie over de impact van AI op facility management. Tijdens een rondetafelgesprek, met deelnemers uit verschillende landen en sectoren, werden praktische voorbeelden, verwachtingen en zorgen gedeeld. Eén ding werd duidelijk: AI is een game-changer, maar menselijke expertise blijft cruciaal.
AI in Facility Management: Kans of Bedreiging?
Een verslag van het rondetafelgesprek onder facility experts dat plaatsvond tijdens World Workplace Europe 2025.
AI in de praktijk: van voorspellend onderhoud tot slimme reserveringen
De discussie begon met concrete AI-toepassingen die al worden geïmplementeerd in de sector. Zo worden slimme sensoren en algoritmes gebruikt voor voorspellend onderhoud, waarbij gebouwen zichzelf ‘melden’ wanneer onderhoud nodig is. Een deelnemer uit de vastgoedsector deelde inzichten over pilotprojecten waarin AI door geluidsanalyse detecteert of machines soepel draaien, net zoals een ervaren technicus zou doen. Hoewel veelbelovend, is de technologie nog niet volledig schaalbaar.
AI biedt ook nieuwe inzichten op het gebied van gebouwgebruik. Een onderzoeker van een universiteit deelde een project waarin machine learning kantoorbezoeken voorspelt, waardoor facility teams efficiënter kunnen plannen. Jasper illustreerde hoe AI kan bijdragen aan gebruikersgemak: “In plaats van lange formulieren invullen om een probleem te melden, maakt een medewerker gewoon een foto van een volle prullenbak. AI herkent het probleem en stuurt automatisch een verzoek naar de schoonmaakdienst.” Daarnaast kan AI de beschikbaarheid van vergaderruimtes optimaliseren door agenda’s te analyseren en het volgende beschikbare gedeelde tijdslot voor te stellen.
Verder werd AI in Facility Management besproken als een tool voor beveiliging en gastvrijheid. In grote winkelcentra helpt AI bij het monitoren van camerabeelden: ongewoon gedrag, zoals een onverwachte vrachtwagen op een ongebruikelijk tijdstip, wordt direct gemarkeerd. AI-chatbots en spraakassistenten ondersteunen ook receptiediensten en helpdesks.
De toekomst: AI in facility management als strategische partner
De verwachting onder de deelnemers was unaniem: AI zal de komende jaren blijven verbeteren in het analyseren van grote hoeveelheden data en het nemen van operationele beslissingen. Maar betekent dit dat facility managers overbodig worden? Volgens de deelnemers niet: “AI kan analyses en optimalisaties uitvoeren, maar mensen zijn nog steeds nodig voor creativiteit, strategie en persoonlijke interactie.”
Een terugkerend thema was de zoektocht naar de ultieme AI-assistent die in staat is om routinebeslissingen autonoom te nemen. Stel je een systeem voor dat precies weet wanneer schoonmaak of onderhoud nodig is, zonder menselijke tussenkomst. Tegelijkertijd werd de evolutie van AI in Facility Management vergeleken met die van de auto: “De eerste auto verscheen in 1900, maar we reden nog decennia lang met paarden,” merkte een deelnemer op. Kortom, AI zal significante veranderingen brengen, maar niet van de ene dag op de andere.
Hoe AI concrete waarde toevoegt binnen FM
Ethische dilemma’s en uitdagingen
Een groot deel van de discussie richtte zich op de risico’s van AI, zoals privacy en databeveiliging. Bedrijven zijn terughoudend om gevoelige informatie in AI-systemen te uploaden. “Ik ben terughoudend om mijn interne presentaties door ChatGPT te laten optimaliseren uit angst dat de data zou kunnen lekken,” gaf een deelnemer toe. Daarnaast blijven veel bedrijven vertrouwen op streng gecontroleerde AI-tools, terwijl medewerkers soms het initiatief nemen om alternatieve AI-oplossingen te gebruiken, wat betekent dat privacy en databeveiliging nog steeds niet gegarandeerd zijn.
Daarnaast zijn er zorgen over vooringenomenheid en fouten in AI-algoritmes. Beslissingen gebaseerd op onvolledige of vertekende data kunnen ongewenste gevolgen hebben. “Het evolueert zo snel dat we ervoor moeten zorgen dat AI correct wordt gebruikt,” benadrukte een expert. Transparantie over hoe AI tot zijn conclusies komt is essentieel om vertrouwen te behouden.
Een ander gevoelig onderwerp was de menselijke factor. Wat gebeurt er met onze eigen vaardigheden als AI meer taken overneemt? Een facility manager zei: “Ik vind AI in Facility Management geweldig, maar het maakt me ook bang. Straks hoef ik nergens meer over na te denken.” Tegelijkertijd wees een collega op de personeelstekorten: “AI neemt geen banen weg; het vult gaten waar we al niemand hebben om ze te vullen.” De consensus was dat AI in Facility Management in eerste instantie vooral operationele lasten verlicht, waardoor facility managers zich kunnen richten op strategie, innovatie en de menselijke ervaring.
De nieuwe rol van de Facility Manager
AI zal de rol van facility managers transformeren. Veel routinetaken, zoals reserveringen en rapportage, zullen worden geautomatiseerd. Dit creëert ruimte voor meer proactieve activiteiten, zoals het verbeteren van de werknemerservaring en het implementeren van duurzame innovaties. Soft skills – zoals empathie, communicatie en probleemoplossing – zullen belangrijker worden dan ooit.
Daarnaast wordt van facility managers verwacht dat ze datagedreven beslissingen nemen. “We moeten experts worden in het interpreteren van AI-analyses,” zei een deelnemer. Dit vereist nieuwe vaardigheden en een digitale mindset. Een interessante suggestie uit de discussie was…
Conclusie: AI als katalysator voor facility management
Het rondetafelgesprek maakte duidelijk dat AI een blijvende impact zal hebben op facility management. De technologie biedt significante kansen voor efficiëntie en innovatie, maar roept ook ethische en praktische vragen op. Facility managers zouden er verstandig aan doen om nu te investeren in AI-kennis en te experimenteren met nieuwe toepassingen.
Strategische stappen die uit de discussie naar voren kwamen:
- Leren en experimenteren.: Duik in AI-tools en start kleine pilots om praktische ervaring op te doen.
- Toon de resultaten.: Toon de impact van AI-pilots op efficiëntie en klanttevredenheid om interne steun te krijgen.
- Stel richtlijnen op.: Werk samen met IT en HR om beleid te formuleren voor verantwoord AI-gebruik.
- Focus op mensen.: Blijf investeren in soft skills en zorg ervoor dat AI menselijke interactie versterkt in plaats van vervangt.
De boodschap was duidelijk: AI is een tool, geen vervanging voor de facility manager. Degenen die nu de stap zetten om AI te omarmen kunnen een pioniersrol innemen in het transformeren van het vakgebied. Zoals Jasper het treffend verwoordde: “Stap als facility manager op de AI-trein en bepaal de koers. Zo maken we de toekomst van facility management niet alleen efficiënter, maar ook menselijker.”
