NL 
EN 
Continuïteit en kwaliteit onder druk door bezuinigingen
Facilitaire diensten vormen de ruggengraat van een onderwijsinstelling. Denk aan gebouwbeheer, schoonmaak, technisch onderhoud, catering, veiligheid en IT-ondersteuning – zonder deze ondersteuning komt al snel de dagelijkse gang van zaken in gevaar. Bij WUR erkent men dat de bezuinigingen “heel veel pijn” gaan doen (2). Concreet betekent dit bijvoorbeeld minder onderhoud aan gebouwen en terreinen, mogelijk kortere openingstijden van faciliteiten en een beperking van dienstverlening. Met andere woorden: de continuïteit van een soepel functionerende campus staat onder druk. Kleine problemen die normaal gesproken achter de schermen worden opgelost – een projector die het niet doet, een lekkage, een beveiligingsissue – kunnen door een gebrek aan menskracht langer blijven liggen en uitgroeien tot grote verstoringen.
Ook de kwaliteit van de dienstverlening lijdt onder deze reducties. Waar facilitaire teams voorheen misschien streefden naar een 8 (op een schaal van 10) in service, wordt nu al aangegeven dat men genoegen moet nemen met een 7 (3). Dat lijkt wellicht acceptabel, maar achter zo’n cijfer schuilt een wereld van verschil: het betekent minder schoonmaakrondes, tragere responstijden op helpdeskverzoeken, en een algemeen lagere standaard van campuservaring voor studenten en medewerkers. Het bestuur van WUR benadrukt dat de kwaliteit van het onderwijs zelf niet mag lijden (4), maar minder ondersteuning betekent onvermijdelijk dat docenten en onderzoekers meer randtaken zelf moeten oppakken of dat bepaalde services simpelweg niet meer op het oude niveau geleverd worden.
Kortom, bezuinigen op facilitaire functies is een koerswijziging die direct voelbaar zal zijn in de dagelijkse onderwijsomgeving. Een veilige, schone en goed georganiseerde campus is immers een voorwaarde voor goed onderwijs. Onderzoek binnen het facilitaire vakgebied bevestigt dit: goede faciliteiten dragen aantoonbaar bij aan beter onderwijs – studenten leren het best in een prettige, veilige en schone omgeving (5). De kwaliteit van het onderwijs neemt toe wanneer faciliteiten professioneel en toekomstbestendig georganiseerd zijn (6). Draai je dat om, dan is het logisch dat afnemende facilitaire ondersteuning een negatief effect kan hebben op de onderwijskwaliteit en de continuïteit van processen.
Waardering voor facilitair werk – geen overbodige luxe
Het feit dat ondersteunende diensten vaak als eerste getroffen worden door bezuinigingen roept de vraag op in hoeverre dit werk voldoende gewaardeerd wordt binnen onderwijsinstellingen. Historisch wordt facilitaire en ondersteunende arbeid soms weggezet als “overhead” – kostenposten die niet direct tot de kerntaken behoren. Zo suggereerde een opiniestuk vorig jaar dat universiteiten best konden snijden in ondersteunend personeel, alsof het een “nutteloze vetlaag” zou zijn (7). Die visie miskent echter de realiteit. Ondersteunend en facilitair personeel zijn geen overbodige luxe; zij vormen de infrastructuur waarop onderwijs en onderzoek draaien (8). Zoals bestuurskundige Stefan de Jong opmerkte: je moet verder kijken dan alleen de mensen voor de collegezaal of in het lab – ook degenen die verantwoordelijk zijn voor de faciliteiten rond die kerntaken dragen direct bij aan het succes daarvan (8).
In de praktijk merk je de waarde van facilitair werk vaak pas als het wegvalt. Iedereen zal het merken als gebouwen minder schoon zijn, als apparaten niet gerepareerd worden, of als er geen helpdesk is die problemen oplost. Uit een dialoog in de facilitaire sector kwam naar voren dat veel gebouwgebruikers het zeer storend vinden wanneer zaken als veiligheid, netheid of werkende voorzieningen niet op orde zijn – ze vormen een “dissatisfier” als ze ontbreken (5). Omgekeerd wordt een goed georganiseerde facilitaire ondersteuning steeds meer gezien als een toegevoegde waarde: het zorgt voor een omgeving waarin studenten en docenten zich kunnen concentreren op de inhoud. Ouders die op open dagen een universiteit bezoeken, letten niet alleen op de professoren of curricula, maar ook op het gebouw en de voorzieningen als graadmeter voor de kwaliteit (6).
Waardering voor facilitaire teams betekent ook dat we begrijpen hoe gespecialiseerd en onmisbaar hun werk is. De campusveiligheidsmedewerker, de ICT-ondersteuner, de bibliothecaris, de onderhoudsmonteur – ze hebben elk expertise die academici niet per se zelf hebben, maar die wel cruciaal is om onderwijs en onderzoek soepel te laten verlopen (8). Het gesprek zou dan ook niet moeten gaan over óf deze functies nuttig zijn, maar over hoe we alle noodzakelijke taken blijven invullen als het budget krap is. Ja, er moeten soms moeilijke keuzes gemaakt worden, maar laten we die met respect en inzicht maken. Niemand in de organisatie – wetenschapper noch “manager” – is een tweederangs werknemer (9). Het komt erop aan om samen te bepalen welke taken absoluut nodig zijn voor een veilige, goed functionerende universiteit, en hoe we die taken slim kunnen blijven uitvoeren, zelfs als we minder mensen hebben om het werk te doen (9).
Hoe AI en digitale medewerkers kunnen ondersteunen
Kijkend naar de toekomst dringt zich een vraag op: kunnen nieuwe technologieën helpen om de klap van bezuinigingen op te vangen en de facilitaire dienstverlening te ondersteunen zonder dat het menselijke aspect verloren gaat? Bij Gfacility, waar we dagelijks werken aan innovaties in facility management, zien we dat dit mogelijk is – mits op de juiste manier ingezet. In ons recente rondetafel gesprek met facilitaire experts (georganiseerd tijdens World Workplace Europe 2025) was de conclusie helder: AI is een gamechanger, maar menselijke expertise blijft cruciaal . Met andere woorden, kunstmatige intelligentie kan een enorme sprong voorwaarts betekenen in efficiëntie en inzicht, maar het moet de mens aanvullen, niet vervangen.
AI-agents of “digitale collega’s” kunnen tegenwoordig al allerlei routinetaken uit handen nemen. Denk aan voorspellend onderhoud: slimme sensoren en algoritmes laten een gebouw als het ware zelf melden wanneer er onderhoud nodig is (11) – nog vóórdat er iets kapot gaat – zodat storingen en downtime worden voorkomen. Of kijk naar data-analyse: machine learning kan bijvoorbeeld voorspellen hoeveel bezoekers of studenten er op bepaalde tijden in een gebouw zullen zijn, zodat facilitaire teams hun schoonmaak- en cateringrondes efficiënt kunnen inplannen (12). AI kan ook de communicatie en meldingen versnellen. In plaats van dat een medewerker een lange formulieren invult voor een kapotte lamp of een volle prullenbak, volstaat één foto of melding; de AI herkent het probleem en stuurt automatisch een taak naar de onderhouds- of schoonmaakdienst (12). Dit soort toepassingen verbeteren processen en verlagen de werkdruk: er gaat minder kostbare tijd verloren aan administratieve handelingen of het reageren op voorspelbare problemen.
Ook op het gebied van dienstverlening zien we kansen. AI-gedreven assistenten kunnen 24/7 klaarstaan om vragen van studenten en medewerkers te beantwoorden of om reservaties te regelen. Ze kunnen simpele tickets automatisch afhandelen, veelgestelde vragen direct beantwoorden en medewerkers proactief updates geven over de status van hun verzoek. Bij Gfacility hebben we bijvoorbeeld een AI-assistent ontwikkeld die zulke taken op de “automatische piloot” kan uitvoeren. Onze autonome AI analyseert continu alle werkplekdata en neemt realtime beslissingen om operationele processen te optimaliseren – zonder directe menselijke tussenkomst bij elke stap (13). Zo worden bijvoorbeeld serviceverzoeken automatisch doorgestuurd naar de juiste persoon, reserveringsconflicten opgelost nog vóór iemand ze merkt, en krijgen cateringteams meteen een seintje als het verwachte aantal bezoekers verandert zodat ze het menu kunnen bijstellen (14, 15). Dit soort digitale medewerkers werken tireless, verminderen fouten en zorgen dat niets tussen wal en schip valt, vooral op momenten dat het menselijke team klein of overbelast is.
Belangrijk is dat deze AI-oplossingen dienen als ondersteuning. Ze vullen gaten op die ontstaan door personeelstekort, in plaats of vóórdat er iemand op die plek wordt gemist (16). Een deelnemer aan onze rondetafel zei treffend: “AI neemt geen banen weg; het vult gaten op waar we nu al niemand hebben” (16). In de huidige realiteit waarin het lastig is om voor alle facilitaire vacatures mensen te vinden én er tegelijk druk is om te besparen, kan AI een rol spelen als extra paar handen (of ogen en oren) dat altijd beschikbaar is. Cruciaal: door operationele lasten te verlichten, krijgen de menselijke professionals ruimte om zich te richten op wat echt het verschil maakt. De consensus in het werkveld is dat AI vooral de uitvoerende last vermindert, zodat facilitaire managers en medewerkers meer tijd hebben voor strategie, innovatie en persoonlijk contact .
Technologie met een menselijk gezicht
Hoewel de mogelijkheden veelbelovend zijn, moeten we niet blind de technologische kant op rennen. Nuance en realisme zijn op hun plaats. AI is geen wondermiddel zonder uitdagingen. Zo zijn er terechte zorgen over privacy en gegevensbeveiliging – gevoelige informatie moet veilig blijven wanneer we AI-systemen inzetten (17). Eveneens is er alertheid geboden op het gebied van bias en fouten in AI- algoritmes: beslissingen op basis van onvolledige of scheve data kunnen ongewenste gevolgen hebben (18). Transparantie is essentieel; gebruikers en medewerkers moeten erop kunnen vertrouwen dat de AI correct en eerlijk functioneert . Dit betekent dat onderwijsinstellingen die met AI aan de slag gaan, duidelijke richtlijnen moeten opstellen voor verantwoord gebruik en continu moeten monitoren hoe de systemen presteren.
Daarnaast is het begrijpelijk dat medewerkers huiverig kunnen zijn: “Gaat de technologie mij vervangen? Wat gebeurt er met mijn vaardigheden als AI meer taken overneemt?” zijn vragen die leven (16). Het antwoord ligt in omscholing en samenwerking. In de facilitaire wereld verschuift de rol van professionals – routineklusjes worden geautomatiseerd, maar er komen andere taken voor in de plaats (19). Data-analyse en het interpreteren van AI-rapportages worden nieuwe kerncompetenties, terwijl menselijke soft skills belangrijker dan ooit worden (20). Empathie, communicatie, probleemoplossing: dát zijn de kwaliteiten waar menselijk facilitaire personeel in blijft uitblinken, zelfs (of juist) als AI de routine op zich neemt (19). AI geeft hen de vrijheid om meer aandacht te besteden aan de beleving van studenten en medewerkers, aan duurzaamheid en innovatie – kortom, aan de aspecten die een campus levendig en menselijk maken.
Het is daarom geen kwestie van mens of machine, maar mens én machine. De kunst is een balans te vinden waarbij technologie het menselijke werk verrijkt. AI moet worden ingezet om menselijke interactie te versterken, niet te vervangen . Uiteindelijk blijft de menselijke maat de maatstaf van succes: een glimlach van de conciërge, een behulpzame facilitair medewerker die nét dat beetje extra doet, een veilig gevoel op de campus – dat zijn dingen die een algoritme niet kan evenaren. AI is een instrument, geen vervanger van de facilitaire professional (21). Of zoals Jasper Essing van Gfacility het verwoordde: “AI is een hulpmiddel, niet een doel op zich. Laat de technologie het saaie werk doen, zodat wij de toekomst van facilitair management niet alleen efficiënter maar ook méér mensgericht kunnen maken (22)”.
Oproep tot gezamenlijke verkenning
De uitdaging waar Wageningen en andere onderwijsinstellingen voor staan, vraagt om creativiteit en samenwerking. Bezuinigingen dwingen ons kritisch te kijken naar hoe we continuïteit en kwaliteit kunnen blijven borgen. Laten we daarbij de waarde van onze facilitaire collega’s blijven erkennen – zij maken het mogelijk dat onderwijs en onderzoek doorgaan, elke dag weer. Tegelijk kunnen we open staan voor nieuwe hulpmiddelen. Digitale assistenten en AI-agents zullen de komende jaren waarschijnlijk een grotere rol gaan spelen in het hoger onderwijs, als onderdeel van de oplossing om meer te doen met minder middelen. Gfacility loopt op dit vlak voorop en draagt graag bij aan deze discussie: wij geloven in de potentie van AI én in de kracht van mensen, en zetten ons in om die twee te verbinden met elkaar.
Uiteindelijk heeft iedereen baat bij een goed onderhouden, veilige en gastvrije leeromgeving – van student tot hoogleraar, van facility manager tot bestuurder. Hoe zorgen we er samen voor dat, ondanks financiële krapte, die omgeving behouden blijft? Zien jullie kansen in het inzetten van AI of digitale medewerkers om de werkdruk te verlichten? En waar moeten we voor waken om het menselijke aspect niet te verliezen?
We horen graag jullie ervaringen en ideeën hierover. Laten we het gesprek aangaan: hoe kijk jij aan tegen de balans tussen bezuinigen, kwaliteit behouden en innoveren met nieuwe technologie binnen jouw (onderwijs)organisatie? Uiteraard in de hoop van elkaar te leren en samen sterker te staan in deze veranderende tijden.
Bronnen
De informatie en citaten in deze post zijn ontleend aan openbare berichtgeving en vakpublicaties, waaronder het NOS-artikel over de bezuinigingen bij Wageningen UR (1, 2) , interne berichtgeving van WUR (3), inzichten uit de facilitaire branche via FMN (5,6), en opiniebijdragen over het belang van ondersteunend personeel (7,9). Voor de rol van AI in het facilitair management is geput uit ervaringen en rondetafelgesprekken van Gfacility zelf (10, 16), alsmede ons recent gepubliceerde verslag “AI in Facility Management: Kans of Bedreiging?” (22,23). Deze bronnen onderstrepen gezamenlijk dat terwijl AI-technologie een belangrijke ondersteunende rol kan vervullen, de menselijke factor onmisbaar blijft voor succesvolle facilitaire dienstverlening in onderwijsinstellingen.
1, 2, 4) Wageningen Universiteit schrapt banen vanwege bezuinigingen
3) 130 tot 180 banen verdwijnen bij WUR – Resource online
5, 6) Waardegedreven facilities voor het onderwijs | FMN
7, 8, 9) Opinie: Universiteiten hebben ondersteunend personeel hard nodig | Trouw
10, 11, 12, 16, 17, 18, 19, 20, 21, 22, 23) AI in Facility Management: kans of bedreiging? | Gfacility
13, 14, 15) Gfacility | Platform voor Workplace en Service Management