Bezoekersbeheersysteem: Efficiëntie en Veiligheid voor Jouw Organisatie

Bezoekersbeheersysteem: een hulpmiddel voor organisaties

Bezoekersbeheersystemen zijn hulpmiddelen die organisaties helpen bij het opstellen en uitvoeren van hun beleid. Nu bedrijven de waarde van het bijhouden van bezoekers inzien, stappen veel organisaties over van papieren inschrijfboeken naar digitale systemen. Deze systemen doen meer dan alleen registreren wie er binnenkomt; ze houden ook bij hoe lang bezoekers blijven!

Bezoekers kunnen een waardevolle bron van inkomsten zijn, maar alleen als ze goed worden beheerd. Het beleid en de processen variëren per organisatie of type faciliteit, maar zijn essentieel om bij te houden wat er verwacht kan worden. Bezoekersbeheer zou een trots onderdeel van je bedrijfsvoering moeten zijn!

Voor sommige organisaties is het voldoende om alleen een naam te registreren. Andere organisaties met strengere beveiligingsvereisten hebben mogelijk meer stappen nodig, zoals het verstrekken van badges of juridische documenten, om ervoor te zorgen dat alleen geautoriseerde personen toegang krijgen tot het gebouw of kantoor.

Hoe digitale bezoekersbeheersystemen werken

1. Inchecken
   Bij aankomst voert de bezoeker zijn naam en gegevens in op een elektronisch apparaat, zoals een tablet of computer. Indien nodig maakt hij een selfie of ondertekent documenten digitaal.
2. Notificaties
   De medewerker ontvangt een melding zodra de bezoeker arriveert. Het systeem waarschuwt automatisch de juiste persoon, opent eventuele toegangsdeuren en zorgt dat beveiligingscontroles zonder vertraging plaatsvinden.
3. Hartelijke ontvangst
   Medewerkers staan klaar om bezoekers hartelijk te verwelkomen, ongeacht het tijdstip of de persoon.

Belangrijke functies om op te letten

• Digitale bezoekerslog
  De gegevens van bezoekers worden veilig opgeslagen en zijn altijd toegankelijk.
• Eenvoudig incheckproces
  Met digitale systemen is het eenvoudig om te zien wie er binnenkwam en hoe lang ze aanwezig waren.
• Juridische documenten
  Beveiliging begint met de juiste juridische documenten, die belangrijke bedrijfsinformatie beschermen.
• Badgeprinten
  Automatische badgeprinten maakt het eenvoudig om het bedrijfsbeleid te handhaven en bezoekers te identificeren.
• Registratie
  Registreer wie er binnenkomt en wanneer, zodat je last-minute wijzigingen gemakkelijk kunt verwerken.
• Aangepaste branding
  Geef je merk meer uitstraling met logo’s, kleuren en visitekaartjes die aansluiten bij je huisstijl.
• Foto’s maken
  Foto’s maken helpt om bezoekers te identificeren en verdachte activiteiten in de gaten te houden.
• Integratie
  Gegevens zoals namen, foto’s en vingerafdrukken worden veilig opgeslagen en zijn klaar voor toekomstige verificatie.

Hoe digitale bezoekersbeheer helpt

• Een betere eerste indruk
  Een modern, digitaal systeem zorgt voor een professionele uitstraling en een opgeruimde receptie.
• Efficiënt informatie delen
  Papieren documenten en handgeschreven badges zijn niet meer nodig. Gfacility automatiseert meldingen en zorgt voor efficiënt beheer.
• Verbeterde beveiliging
  Weet precies wie er aanwezig is en wanneer. Dit helpt ongewenste bezoekers buiten de deur te houden.
• Complexe nalevingseisen
  Voldoe eenvoudig aan nalevingsregels door bezoekersgegevens veilig en volledig vast te leggen.
• Flexibele informatieverzameling
  Pas het systeem aan op specifieke vragen of behoeften en zorg ervoor dat alle relevante gegevens worden vastgelegd.