Bezoekersbeheer: Alles wat je moet weten

Doet jouw bedrijf aan succesvol bezoekersbeheer? Of heb je moeite met het implementeren van protocollen voor bezoekers en medewerkers die op verschillende tijdstippen arriveren?

Als je moeite hebt om het bezoekbeheer soepel te laten verlopen, is het tijd om te kijken naar systemen voor bezoekersbeheer.
Dit is de nieuwe en verbeterde oplossing die je helpt om consistente en betrouwbare gastervaringen te bieden aan iedereen in jouw faciliteit.

Lees verder om te ontdekken wat een goed systeem voor bezoekersbeheer inhoudt en waarom het de oplossing is voor al jouw problemen.

Wat is bezoekersbeheer?

Bezoekersbeheer verwijst naar praktijken die worden gebruikt om bezoekers te verwelkomen, te begeleiden en te beheren bij binnenkomst op jouw terrein.

Beheer omvat goede werkwijzen en hardware die samen jouw administratieve en beveiligingsteams in staat stellen bezoekers te monitoren en te beheren.

Soorten systemen voor bezoekersbeheer

Er zijn verschillende soorten systemen voor bezoekersbeheer, afhankelijk van het type bezoekers en het niveau van toegang dat zij nodig hebben.

Deze systemen zijn doorgaans te categoriseren in drie typen:

1. Pen-en-papieroplossingen
   Deze ouderwetse methode houdt in dat bezoekers hun persoonlijke gegevens opschrijven op papier. Dit brengt aanzienlijke risico’s met zich mee, zoals datadiefstal en het kwijtraken van gegevens. Bovendien is het inefficiënt en verspilt het middelen. Gelukkig zijn veel faciliteitsmanagers overgestapt op geavanceerde technologische oplossingen.
2. Softwareoplossingen (on-premise)
   Deze oplossing maakt gebruik van lokaal geïnstalleerde systemen. Hoewel dit een stap vooruit is ten opzichte van analoge methoden, kent het nog steeds nadelen, zoals het risico op datalekken en hoge investeringskosten.
3. Cloud-gebaseerde oplossingen
   De meest veilige systemen zijn cloud-gehost. Ze zijn overal toegankelijk en hebben lagere opstartkosten.

Een veelgebruikte aanpak is het combineren van lokale software en cloud-systemen voor een geïntegreerde oplossing. Dit is vooral geschikt voor locaties met hoge beveiligingseisen en complexe bezoekersbeheerprocessen.

Wat doet een systeem voor bezoekersbeheer?

Een bezoekersbeheersysteem automatiseert processen zoals bezoekersregistratie, aankomst, inchecken, begeleiding door een host, navigatie op het terrein, uitchecken en analyse na het bezoek.

Welke bedrijven hebben een bezoekersbeheersysteem nodig?

Elk bedrijf of elke werkplek met een regelmatige stroom bezoekers heeft een bezoekersbeheersysteem nodig. Dit omvat het volgen van iedereen die het terrein betreedt of verlaat, zoals bezorgers, schoonmaakpersoneel, klanten, zakelijke partners, medewerkers en aandeelhouders.

Voor bedrijven met veel bezoekers of hoge beveiligingseisen zijn uitgebreide functies noodzakelijk.

Ongeacht het type bedrijf dat je runt, zorgt een bezoekersbeheersysteem voor de veiligheid en het comfort van iedereen binnen jouw organisatie.

Voordelen van bezoekersbeheer voor jouw bedrijf

1. Gestroomlijnde communicatie en incheckprocessen
   De receptie is vaak het eerste contactpunt voor bezoekers. Een efficiënt systeem biedt eenvoudige incheckprocessen, automatische hostmeldingen en een warm welkom.
2. Effectieve monitoring en verbeterde beveiliging
   Met een bezoekersbeheersysteem kun je beter toezicht houden op alle bezoekers, wat leidt tot een veiliger terrein.
3. Betere opslag en verwerking van bezoekersdata
   Cloudsystemen, zoals Gfacility, zorgen voor veilige opslag en gemakkelijke toegang tot bezoekersinformatie, vooral tijdens noodsituaties.
4. Verbeterde operationele efficiëntie
   Medewerkers hoeven minder tijd te besteden aan routinetaken, waardoor ze zich kunnen richten op belangrijkere verantwoordelijkheden.
5. Positieve indruk en goede bedrijfsreputatie
   Een soepel bezoekproces draagt bij aan een prettige ervaring voor bezoekers en klanten, wat uiteindelijk je reputatie versterkt.

Hoe kies je een goed systeem voor bezoekersbeheer?

Bij het kiezen van een systeem zijn de volgende punten belangrijk:

• Huidige tekortkomingen in je bezoekersbeheer
• Aantal en type bezoekers
• Vereiste registratieprocessen
• Integratiemogelijkheden
• Behoefte aan 24/7 monitoring
• Naleving van regelgeving omtrent databeveiliging
• Mogelijkheid voor toekomstige opschaling

Met oplossingen zoals Gfacility kun je alle aspecten van jouw bedrijfsbeheer integreren en beheren. Plan vandaag nog een gratis demo en ontdek hoe het werkt!

Conclusie
Het digitaliseren van je bezoekersbeheer kan overweldigend lijken, maar met de juiste softwareoplossing wordt dit proces veel eenvoudiger. Optimaliseer jouw bedrijfsvoering en bereik je volledige potentieel met Gfacility.