![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(113).png\" "\\"image(113).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\nWil je alleen interne deelnemers uitnodigen en weet je al welke zaal je wilt gebruiken? Voeg deze dan direct toe in de Outlook-uitnodiging. Heb je behoefte aan meer zaalinformatie, wil je bezoekers aanmelden, of catering en diensten toevoegen? Klik dan op Gfacility [1] <\/strong>waarna de Gfacility-invoegtoepassing opent [2]<\/strong>. Dit kan direct tijdens het aanmaken van de vergadering.<\/p>\n\n\n\n De Gfacility-invoegtoepassing gebruik je om extra opties aan je afspraak toe te voegen, zoals diensten en catering, om bezoekers aan te melden of om details over de zaal te bekijken. Je kunt toevoegen wat je nodig hebt.<\/p>\n\n\n\n Gebruik je Gfacility voor de eerste keer? Dan moet je eenmalig inloggen op de invoegtoepassing. Ben je ingelogd? Klik op \u201cVergadering details\u201d om te starten en doorloop vervolgens de stappen.<\/p>\n\n\n\n Klik op Inloggen om in te loggen.<\/p>\n\n\n\n Geef toestemming om een nieuw venster te openen.<\/p>\n\n\n\n Log in met je Microsoft account van werk.<\/p>\n\n\n\n Je bent nu met je Microsoft account ingelogd bij Gfacility.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n Met Gfacility kun je heel gemakkelijk bezoekers aanmelden voor een perfect welkom. Daarnaast kun je eenvoudig kiezen wie de host is en wie de organisator van de afspraak wordt. Deelnemers die je toevoegt in Outlook worden automatisch opgenomen in de invoegtoepassing. De rol van de deelnemer (zoals organisator, host, intern of extern) wordt weergegeven onder de naam.<\/p>\n\n\n\n Deelnemers toevoegen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Bezoekers aanmelden<\/strong><\/p>\n\n\n\n De knop Aankondigen bij receptie<\/strong> is automatisch aangevinkt voor externe deelnemers. Je kunt gegevens van externe deelnemers aanpassen door op de deelnemer te klikken.<\/p>\n\n\n\n Voor deelnemers die bij de receptie worden aangekondigd, zijn de volgende gegevens verplicht:<\/p>\n\n\n\n Optioneel kun je extra informatie toevoegen, zoals kenteken, telefoonnummer of andere gegevens.<\/p>\n\n\n\n Organisator en host instellen (optioneel)<\/strong><\/p>\n\n\n\n Standaard is degene wiens agenda wordt gebruikt zowel de organisator als de host. Als je dit wilt aanpassen, kan dat eenvoudig. Dit is alleen mogelijk voor interne deelnemers.<\/p>\n\n\n\n Bezoekersaantal ophogen (optioneel)<\/strong><\/p>\n\n\n\n Wil je geen namen toevoegen, maar alleen het aantal aanwezigen verhogen? Voer dan het extra aantal in. Deze naamloze bezoekers zorgen ervoor dat de systeemaanbevelingen worden afgestemd op het totale aantal deelnemers.<\/p>\n\n\n\n Let op: Als er ontbrekende gegevens zijn, krijg je de melding: “Er ontbreekt informatie.” Klik op de bezoeker om de ontbrekende gegevens aan te vullen.<\/strong><\/p>\n<\/details>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Met Gfacility kun je eenvoudig ruimtes zoeken, toevoegen en beheren. Je kunt gebruik maken van snelle zoekopties of uitgebreide filters om de perfecte ruimte te vinden.<\/p>\n\n\n\n Aanbevolen werkwijze<\/strong><\/p>\n\n\n\n Snelle ruimtezoekopdracht<\/strong><\/p>\n\n\n\n Uitgebreid zoeken<\/strong><\/p>\n\n\n\n Ruimte toevoegen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Primaire locatie wijzigen (optioneel)<\/strong><\/p>\n\n\n\n Met Gfacility kun je eenvoudig diensten zoeken en toevoegen. Je kunt gebruik maken van snelle zoekopties of uitgebreide filters om de perfecte ruimte te vinden.<\/p>\n\n\n\n Wat zijn diensten?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Diensten zijn items die je tijdelijk gebruikt of vormen van ondersteuning. Voorbeelden van diensten zijn:<\/p>\n\n\n\n Aanbevolen werkwijze<\/strong><\/p>\n\n\n\n Snelle dienstzoekopdracht<\/strong><\/p>\n\n\n\n Uitgebreid zoeken<\/strong><\/p>\n\n\n\n Dienst toevoegen<\/strong><\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n <\/p>\n<\/details>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Met Gfacility kun je eenvoudig producten zoeken, toevoegen en beheren. Je kunt gebruik maken van snelle zoekopties of uitgebreide filters om de juiste producten te vinden.<\/p>\n\n\n\n Wat zijn Wat zijn producten?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Producten zijn items die je verbruikt en niet terugbrengt. Voorbeelden hiervan zijn:<\/p>\n\n\n\n Aanbevolen werkwijze<\/strong><\/p>\n\n\n\n Snelle productzoekopdracht<\/strong><\/p>\n\n\n\n Uitgebreid zoeken<\/strong><\/p>\n\n\n\n Product toevoegen<\/strong><\/p>\n\n\n\n Standaardaantal<\/strong><\/p>\n\n\n\n Het standaard aantal wordt afgestemd op het aantal deelnemers in je vergadering. Als de minimale bestelhoeveelheid voor een product hoger is dan het aantal deelnemers, wordt dit minimum aangehouden.<\/p>\n<\/blockquote>\n\n\n\n Bestelreden of aanvullende informatie<\/strong><\/p>\n\n\n\n Voordat je producten kunt toevoegen, kan het zijn dat je bedrijf heeft ingesteld dat je eerst een bestelreden of aanvullende informatie moet doorgeven. Dit is om de bestelling beter te beheren of te controleren. Vul de gevraagde informatie in en klik op Volgende <\/strong>om verder te gaan.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Er zijn een aantal algemene instellingen die invloed hebben op jouw reservering en bestelling:<\/p>\n\n\n\n Vergadertype<\/strong>: Dit wordt automatisch bepaald op basis van de deelnemers en voorwaarden. Als er meerdere opties beschikbaar zijn, kun je het vergadertype handmatig wijzigen. Het vergadertype kan invloed hebben op de ruimtes, producten en diensten die je kunt boeken.<\/p>\n\n\n\n Organisatie<\/strong>: Deze kan worden gebruikt voor doorbelasting. Soms wordt er automatisch een standaardwaarde ingevuld op basis van de instellingen van jouw organisatie.<\/p>\n\n\n\n Kostenplaatsen<\/strong>: Het kan zijn dat je een kostenplaats moet invullen, afhankelijk van de zaken die je hebt toegevoegd. In dat geval dien je deze op te geven voordat je de bestelling kunt opslaan.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n Dubbele velden<\/strong><\/p>\n\n\n\n Bepaalde velden, zoals het titelveld, deelnemersveld en ruimteveld, zijn gesynchroniseerd tussen de invoegtoepassing en de Outlook-afspraak. Als je iets wijzigt op \u00e9\u00e9n plek, wordt dit automatisch op beide plekken bijgewerkt.<\/p>\n\n\n\n Wanneer je klaar bent, sla je de wijzigingen op via de invoegtoepassing door op Opslaan te klikken. Vervolgens sla je de hele reservering op met de knop Opslaan (of Verzenden als je deelnemers uitnodigt) in Outlook.<\/p>\n\n\n\n Nadat je de vergadering hebt opgeslagen, kun je volgers toevoegen. Open hiervoor de vergadering en de invoegtoepassing. Met het oog-icoon<\/strong> kun je volgers toevoegen.<\/p>\n\n\n\n Volgers kunnen de reservering in hun Gfacility-webomgeving bekijken. Als zij de juiste rechten hebben, kunnen zij de reservering ook wijzigen. Dit is handig voor secretariaten en assistenten die in groepen meerdere vergaderingen beheren.<\/p>\n\n\n\n Het maken van herhalende reserveringen in Gfacility is eenvoudig. Hier zijn de stappen om een herhalende reservering correct aan te maken en diensten of producten toe te voegen:<\/p>\n\n\n\n Maak eerst de herhalende afspraak aan zoals gewenst en sla de afspraak op.<\/p>\n\n\n\n Klik op de eerste herhaling<\/strong> in de reeks waar je diensten of producten wilt toevoegen. Kies Deze gebeurtenis<\/strong>. Open de invoegtoepassing en voeg de gewenste diensten en producten toe en klik op Opslaan <\/strong>in de invoegtoepassing. Je hebt de diensten en producten nu enkel toegevoegd voor de eerste herhaling.<\/p>\n\n\n\n Zodra je in de invoegtoepassing op Opslaan<\/strong> hebt geklikt wordt de knop terugkerende vergaderingen<\/strong> zichtbaar. Klik hierop en kies voor welke vergaderingen je de diensten en producten wil herhalen.<\/p>\n\n\n\n Vink de herhalingen in naar waar je de diensten en producten wil kopi\u00ebren.<\/p>\n\n\n\n Je kunt nu per herhaling de afspraak openen op dezelfde wijze met deze gebeurtenis <\/strong>en kunt zo voor elke herhaling de diensten en producten bewerken.<\/p>\n\n\n\n Je kunt op elk gewenst moment de reservering opnieuw bewerken om wijzigingen aan te brengen. Als je de Outlook vergadering verplaatst of annuleert, worden de gekoppelde bezoekers, diensten en catering automatisch verwijderd of verplaatst.<\/p>\n\n\n\n Zit je in de bewerkingsmodus?<\/strong><\/p>\n\n\n\n Je kunt de invoegtoepassing alleen gebruiken in de bewerkingsmodus van je afspraak. Enkel je afspraak openen is niet voldoende. Klik op bewerken om de afspraak te bewerken en vervolgens de invoegtoepassing te selecteren.<\/p>\n\n\n\n Kun je de invoegtoepassing nog steeds niet selecteren? Neem contact op met de beheerder binnen jouw organisatie.<\/p>\n<\/details>\n\n\n\n Afhankelijk van hoe jouw organisatie Gfacility heeft ingesteld, zie je mogelijk verschillende velden. Het kan dus zijn dat wat jij ziet, iets anders is dan wat in de handleiding staat. Als je daarover vragen hebt, neem dan contact op met de persoon binnen jouw organisatie die verantwoordelijk is voor Gfacility.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n<\/details>\n\n\n\n Natuurlijk, je kunt dat zeker doen! Je kunt diensten, bezoekers en catering toevoegen via de add-on, ook al heb je g\u00e9\u00e9n zaal geselecteerd. Als je nog geen zaal hebt toegevoegd aan de uitnodiging, wordt gevraagd om een receptie te selecteren. Op die manier weten we waar de dienst zal plaatsvinden.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Als je een vergadering hebt verzet maar de diensten zijn niet meegegaan, is het waarschijnlijk omdat je een oude afspraak hebt verplaatst. Afspraken die al in het verleden plaatsvonden, worden niet automatisch naar de toekomst verplaatst als je ze wijzigt. Dit betekent dat je niet eindeloos diensten kunt doorschuiven zonder dat er een facturering plaatsvindt. Het is dus niet mogelijk om afspraken vanuit het verleden naar de toekomst te verplaatsen. Zorg ervoor dat je altijd een nieuwe reservering maakt.<\/p>\n\n\n\n <\/p>\n\n\n\n Gfacility werkt met een freeflow format, wat betekent dat je eenvoudig kunt toevoegen wat je nodig hebt.<\/p>\n\n\n\n Diensten toevoegen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Als je alleen een dienst toevoegt, wordt de locatie afgeleid van de dienst zelf.<\/p>\n\n\n\n Ruimte toevoegen:<\/strong><\/p>\n\n\n\n Als je een ruimte toevoegt, wordt de eerste toegevoegde ruimte automatisch de primaire locatie. Deze herken je aan de gele locatie-indicator.<\/p>\n\n\n\n (Wanneer je meer dan \u00e9\u00e9n ruimte toevoegt, kun je de primaire locatie aanpassen naar een andere ruimte.)<\/p>\n\n\n\n De primaire locatie bepaalt welke diensten en producten beschikbaar zijn om toe te voegen aan je reservering. Dit systeem biedt flexibiliteit en maakt het mogelijk om de reservering precies af te stemmen op je behoeften.<\/p>\n<\/details>\n<\/details>\n<\/details>\n","protected":false},"featured_media":0,"parent":0,"template":"","meta":{"_acf_changed":false},"knowledgebase-tags":[],"class_list":["post-2865","knowledgebase","type-knowledgebase","status-publish","hentry"],"acf":[],"yoast_head":"\n![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(114).png\" "\\"image(114).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\nDe invoegtoepassing gebruiken<\/h2>\n\n\n\n
Inloggen bij eerste gebruik<\/strong> | Klik om uit te klappen<\/summary>\n
![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(121).png\" "\\"image(121).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(11).png\" "\\"image(11).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(12).png\" "\\"image(12).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\nDeelnemers en bezoekers beheren<\/strong> | Klik om uit te klappen<\/summary>\n
![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(115).png\")
Aanbevolen werkwijze<\/strong><\/p>\n\n\n\n\n
\n
\n
Ruimten toevoegen <\/strong>| Klik om uit te klappen<\/summary>\n
![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(117).png\" "\\"image(117).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\n\n
\n
\n
\n
Diensten toevoegen <\/strong>| Klik om uit te klappen<\/summary>\n
\n
\n
\n
\n
Producten toevoegen <\/strong>| Klik om uit te klappen<\/summary>\n
![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(120).png\" "\\"image(120).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\n\n
\n
\n
\n
\n
Algemene details <\/strong>| Klik om uit te klappen<\/summary>\n
![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(122).png\" "\\"image(122).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\nDe vergadering opslaan<\/h2>\n\n\n\n
Volgers toevoegen<\/h2>\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(124).png\" "\\"image(124).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\nHerhalen<\/h2>\n\n\n\n
\n
\n
![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(132).png\")
<\/figure>\n\n\n\n\n
![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(130).png\" "\\"image(130).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\n![\"\"](\"https:\/\/cdn.document360.io\/a9ecda35-3cc3-4950-8845-ba26f69a6a4a\/Images\/Documentation\/image(126).png\" "\\"image(126).png\\"\/")
<\/figure>\n\n\n\nWijzigen & Bewerken<\/h2>\n\n\n\n
FAQ – Veelgestelde vragen<\/h2>\n\n\n\n
Ik kan de invoegtoepassing niet selecteren<\/strong><\/summary>\n
Bij mij ziet het er anders uit dan in de voorbeelden<\/strong><\/summary>\n
Kan ik de invoegtoepassing gebruiken als er g\u00e9\u00e9n zaal is toegevoegd aan mijn afspraak?<\/strong><\/summary>\n
Ik heb mijn vergadering verplaatst maar de diensten verhuizen niet mee<\/strong>
<\/summary>\nWaarop zijn de resultaten gebaseerd die ik zie van diensten en producten?<\/strong>
<\/summary>\n